¿Por qué las empresas utilizan vales de gasolina?

Una de las principales preocupaciones de las empresas es agilizar los procesos administrativos al realizar tareas como: crear informes de gastos, deducir impuestos y gestionar presupuestos, entre otros.

En el caso de las compañías de logística y transporte, o aquellas responsables de flotas, es fundamental encontrar una solución que, de forma ágil, recopile datos para crear estrategias que ayuden a tener un mejor control de combustible. 

Hoy en día existen varios mecanismos para el ahorro de gasolina para empresas y encontrar áreas de oportunidad para mejorar la administración en este rubro. Dentro de los más accesibles se encuentran los vales de gasolina y las tarjetas de combustible.

Estas soluciones para empresas ofrecen 4 grandes ventajas: 

• Conveniencia de tratar con un único proveedor al hacer uso de sus monederos electrónicos (tarjetas); los cuales, puedes otorgarlos a cada uno de tus ejecutivos, empleados o conductores de vehículos.
• Facilidad para acceder a todos los datos de cada transacción en tiempo real.
• Ser más seguras y menos susceptibles a fraudes en comparación a tarjetas de crédito, ya que gracias a su tecnología de chip y NIP, las transacciones están blindadas en todo momento.
• Garantía de que los puntos de carga de combustible son seguros y respetan la normativa fiscal y ambiental.

Tarjetas de crédito vs vales de gasolina

Algunas organizaciones utilizan tarjetas de crédito para el gasto de combustible, sin embargo, eso afecta su administración al tener que juntar todas sus facturas, ya que el estado de cuenta no es deducible.

Por ello, cada vez más empresas recurren a las soluciones de tarjetas de gasolina, como Ticket Car®, ya que tienen información más detallada que lleva a un mayor control de sus gastos y generan reportes para optimizar sus operaciones, lo cual representa un ahorro al gestionar mejor el gasto de gasolina.

Al mismo tiempo, reciben beneficios fiscales –porque los gastos son deducibles al 100% y están en un solo comprobante CFDI­–, y administran mejor el flujo de caja.

Otros beneficios de los vales de gasolina sobre las tarjetas de crédito son los siguientes: 

• Cobertura selectiva (la empresa puede definir en qué estaciones de servicio se puede cargar gasolina o diésel).
• Pueden integrarse a una red de descuentos y promociones exclusivas.
• Protección contra fraude por que se pueden establecer controles o candados operativos. Por ejemplo, puedes configurarlos para que la carga se realice solo ciertos días, por un monto particular, en horarios establecidos o número de cargas por día.
• Controles directos en la gasolinera, como Ticket Car Go, que es un TAG de validación de presencia vehicular que asegura que tus vehículos se encuentran en la estación de servicio al momento de realizar la carga de combustible.
• Facturación centralizada.
• Información de consumo más específica.
• Cuenta online para gestionar los gastos.
• Atención telefónica las 24 horas del día, los 365 días del año.
• Servicio web para gestionar solicitudes de tarjetas, dispersiones de saldos y consultas de movimientos.
• Control de gastos de combustible

Aunque las tarjetas de crédito se pueden utilizar para todas las necesidades de viaje, tienen algunas desventajas desde la perspectiva de control de la flota:

• Falta de datos sobre el combustible: tipo de combustible, costo por unidad, datos del vehículo y del empleado.
• Agrupar gastos de combustible con otros datos que no tienen relación.
• Facturar en cada estación de servicio y luego hacer el cruce administrativo.
• Riesgo de fraude.

¿Por qué debes asegurarte de hacer un análisis cuidadoso?

Los gestores de flotas necesitan mucho más que una herramienta de pago simple. Requieren dar seguimiento y controlar los gastos principales de combustible de la compañía, las cuales son características que muy pocas tarjetas de crédito ofrecen.

Los gestores de flotas y gerentes administrativos necesitan equilibrar los pros y contras de las alternativas para llegar a la solución que optimice tiempos y obtenga la información necesaria para encontrar oportunidades de ahorro y una mejor administración.

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