Cómo funcionan los vales de despensa para las empresas

Los vales de despensa son una prestación adicional que ha cobrado inmensa popularidad entre las empresas que quieren mejorar las condiciones de vida de sus empleados y fomentar una cultura corporativa donde se preocupan por el bienestar de su equipo.

Estos pueden ser canjeados por productos de la canasta básica y muchos otros artículos. De acuerdo con la Ley Federal del Seguro Social, los vales no forman parte del Salario Base de Cotización si el monto es de 40% de 1 UMA diaria. 

Si quieres conocer más sobre cómo funcionan los vales de despensa para las empresas y por qué debes otorgarlos aquí te contamos todo. 

Qué necesita una empresa para dar vales de despensa 

Para que una empresa pueda dar vales de despensa a sus empleados, necesita considerar varios aspectos legales y administrativos. Aquí te damos una lista de los principales requisitos:

Cumplimiento legal

Es fundamental que estés al tanto de las regulaciones laborales y fiscales relacionadas con los vales de despensa en el país donde operas. Esto incluye conocer las leyes laborales pertinentes, los límites y restricciones fiscales, así como cualquier requisito específico para la emisión de estos. 

Acuerdo con proveedores

Debes establecer acuerdos con proveedores de vales de despensa, que pueden ser instituciones financieras o empresas especializadas en la entrega de estos.

Pueden incluir términos y condiciones, tarifas asociadas y límites de cobertura geográfica.

Políticas internas

Es importante definir las políticas internas relacionadas con la distribución y el uso de los vales de despensa. Como puede ser: quiénes son elegibles para recibir los vales, el monto o el valor del vale, cómo se distribuirán y cualquier otra regla relacionada con su uso adecuado.

Registro y seguimiento

Lleva un registro preciso de la distribución de vales de despensa, así como del uso que hacen los empleados de los mismos. Puedes hacerlo vía sistemas de seguimiento y reporte adecuados para garantizar la transparencia y el cumplimiento.

Comunicación y capacitación

Debes comunicar claramente a los empleados las políticas y procedimientos relacionados con los vales de despensa, así como brindar capacitación sobre su uso. 

Qué beneficios tiene una empresa al dar vales de despensa

Si aún no estás convencido de dar vales de despensa, después de conocer sus ventajas, no lo querrás pensar más, pues no son exclusivos para los empleados, también sirven para impulsar el crecimiento de tu empresa.

• Mayor productividad: estos hacen que los colaboradores estén felices y de acuerdo con Angélica de la Vega, directora de ADV Comunicación, un empleado feliz es 30% más productivo.
• Beneficios fiscales: puedes deducir estos gastos hasta un 53% sobre el ISR.
• Menor rotación: los colaboradores sienten una lealtad y pertenencia con la organización, lo que maximiza su compromiso con el trabajo y reduce la tasa de rotación.
• Diferenciación en el mercado laboral: ofrecer vales de despensa puede ayudarte a destacar como empleador preferido en el mercado laboral. 
• Mejora la imagen corporativa: el compromiso con el bienestar de los empleados y la responsabilidad social corporativa puede mejorar la percepción pública de tu organización.

Consejos para implementar vales de despensa de manera efectiva 

Es fundamental que sigas algunos consejos clave para la implementación de este beneficio y asegurar su éxito:

Comunicación clara y transparente

Antes de implementar el programa de vales de despensa, es crucial comunicar claramente a todos los empleados los detalles, incluyendo cómo funcionará, cómo se distribuirán los vales, dónde pueden ser canjeados, y cualquier otro aspecto relevante.

Personalización según las necesidades

No todas las empresas ni todos los empleados tienen las mismas necesidades, por ello, te aconsejamos personalizar el programa de vales de despensa según las características y preferencias de estos.

Elección de proveedores confiables

Seleccionar proveedores de vales de despensa confiables y reconocidos en el mercado es fundamental para garantizar la calidad y la aceptación por parte de los establecimientos comerciales.

Con los vales de despensa de Edenred, tus empleados tendrán no solo una tarjeta, sino acceso a alianzas de empresas de salud y fitness, lo cual es un plus con los otros competidores. Asimismo, contamos con un plan donde otorgamos tarjetas adicionales a sus familias. 

Facilidad de redención

Es importante que puedan redimir los vales de despensa de manera fácil y conveniente. Trabajar en colaboración con una amplia red de establecimientos comerciales que acepten los vales es esencial para garantizar que se tengan opciones variadas y accesibles para utilizarlos.

En Edenred, estos son aceptados en más de 15 categorías de compras tanto físicas como en línea. Algunas de las tiendas son: Coppel, Starbucks, Walmart Express y más. 

Seguimiento y evaluación continua

Una vez implementado el programa de vales de despensa, es necesario realizar un seguimiento y evaluación continuos para asegurarse de que esté funcionando de manera efectiva.

Para ello, puedes empezar por hacer la recopilación de retroalimentación de los empleados, el monitoreo de la utilización de los vales y la evaluación del impacto en la satisfacción laboral y el desempeño.

Incentivos adicionales

Considera la posibilidad de ofrecer incentivos adicionales para promover el uso de los vales de despensa, como descuentos especiales en establecimientos comerciales asociados o programas de puntos que recompensen a los empleados por su fidelidad al programa.

Capacitación y soporte

Proporcionar capacitación y soporte adecuados sobre cómo utilizar los vales de despensa de manera efectiva puede ayudar a maximizar su valor y evitar confusiones o malentendidos.

Con los vales de Edenred, tus beneficiarios tendrán atención los 365 días del año. 

Cómo se manejan los vales de despensa en la nómina

Los vales de despensa se excluyen del Pago de Impuestos Sobre la Renta (ISR), puesto que, en la nómina, la renta representa un cargo en materia de impuestos para los colaboradores y, por ende, se puede deducir parcialmente como beneficio de previsión social.

Te decimos algunas especificaciones más que debes conocer.

Incorporación en el cálculo de la nómina

Se consideran como un componente adicional del salario de los empleados. Por lo tanto, al calcular la nómina, se suman los montos correspondientes a los vales de despensa al salario bruto del empleado.

Registro detallado en los registros de nómina

Es importante mantener registros detallados de los vales de despensa distribuidos a cada empleado. Estos deben incluir información como el monto del vale, la fecha de emisión, el nombre del empleado y cualquier otro dato relevante.

Implicaciones fiscales

En algunos países, pueden tener implicaciones fiscales tanto para los empleadores como para los empleados. Es importante asegurarse de cumplir con todas las regulaciones fiscales aplicables y de incluir correctamente los vales en los cálculos de impuestos sobre la nómina.

Distribución o entrega de los vales de despensa

Dependiendo de la política de la empresa, pueden ser entregados físicamente a los empleados en forma de tarjetas o cupones, o pueden ser distribuidos de manera virtual a través de plataformas electrónicas.

Otorga vales de despensa Edenred 

Ya que conoces cómo funcionan los vales de despensa para las empresas, es momento de escoger a tu mejor proveedor y estamos confiados en que Edenred es tu opción ideal. Con nuestros vales, tus colaboradores obtendrán una app y plataforma web donde pueden tener control total de sus tarjetas y saldos.

Además, con nuestras alianzas estratégicas tienen acceso preferencial a servicios de otras empresas con las que puedes brindar salario on demand, cumplir con la NOM-035, dar un seguro hospitalario y más.

En cuanto a su administración, son muy ágiles y entre sus funciones están:

• Capacitación técnica: con nuestro programa online Edenred Training, de forma interactiva conocerás cómo utilizar la plataforma.
• Automatización de procesos: con nuestra plataforma puedes integrar el ERP de tu empresa o negocio para agilizar la implementación.
• Reportes estratégicos: para medir la eficiencia operativa y presupuestaria de este beneficio, tienes acceso a reportes operativos y financieros en un solo lugar.

¡Hablemos hoy para empezar a destacar entre la competencia con tus vales de despensa Edenred!