10 gastos invisibles en las empresas

Los gastos invisibles son aquellos no productivos ni evidentes, que pueden afectar a las empresas en cuanto a crecimiento y desarrollo con el paso del tiempo.

En este sentido, es importante contar con herramientas adecuadas para gestionar las finanzas empresariales y tener un control de recursos adecuado. A continuación te explicamos los 10 gastos invisibles más importantes en las organizaciones y cómo evitarlos.

1. Gastos hormiga

Los gastos hormiga son erogaciones que parecen mínimas pero que impactan fuertemente en las finanzas empresariales: café, botellas de agua, papelería, impresiones innecesarias, refrigerios, etc.

La mayoría de veces no se tiene un control de todos estos movimientos, pero al acumularse mes con mes, suman un monto considerable en el presupuesto anual.

Para manejar mejor este gasto invisible es vital tener herramientas de control de gastos en las organizaciones, que ayuden a llevar un registro detallado y detectar cualquier desvío de fondos para corregirlo a tiempo y evitar mayores complicaciones.

En este sentido, herramientas como Empresarial Edenred marcan la diferencia, pues permiten administrar las compras de tu compañía, facilitando el control, la deducción y la comprobación mediante plataformas integrales, innovadoras e intuitivas.

2. Rotación de personal

La rotación de personal es uno de los gastos invisibles más importantes, pues va más allá de la liquidación; implican procesos de reclutamiento de personal, publicación de vacantes, entrevistas, pruebas, etc.

Lo anterior demanda tiempo y recursos y si se suma la curva de aprendizaje del nuevo elemento puede afectar a la organización, ya que en las primeras semanas no se obtendrá la misma productividad que con el colaborador anterior, cuya experiencia ya era más grande.

Además, la salida de alguien impacta en la moralidad de los equipos, pues muchos suelen asumir más responsabilidad en lo que se cubre la vacante, provocando cansancio o hasta cierto malestar, acelerando la rotación.

Asimismo, la falta de continuidad afecta la relación con clientes o proyectos en marcha. Si un empleado que atendía cuentas estratégicas abandona, puede haber incertidumbre en los clientes y afectar la percepción de confianza hacia la empresa. 

3. Mala gestión de inventario

El exceso de inventario representa recursos que no se están movilizando y que, incluso, suponen costos de mantenimiento y espacio. Cada producto guardado corre el riesgo de deteriorarse o caducar, representando un gasto invisible para las compañías.

Por otro lado, la falta de inventario también causa pérdidas. No tener la materia prima necesaria retrasa entregas, ocasionando que haya clientes insatisfechos o hasta cancelaciones en pedidos.

Por ello, lo mejor es encontrar un punto de equilibrio en el stock, es decir, ni mucho ni insuficiente, lo cual se vuelve más sencillo a partir de sistemas de gestión que reducen errores y ayudan a tomar decisiones con base en datos. 

De no hacerlo, los costos de almacenamiento, mermas o ventas perdidas se convierten en un gasto silencioso que impacta en la rentabilidad del negocio.

4. Errores de cobro

Los errores en la facturación o en el cobro de servicios suele ser un gasto que muchas veces pasa desapercibido. 

Calcular mal los montos, aplicar incorrectamente descuentos o no enviar facturas generadas provoca pérdidas en las empresas y la mayoría de veces se debe a procesos manuales o una mala capacitación de los administrativos.

Además de significar pérdidas económicas, puede haber problemas con clientes o generar falta de confianza y hasta cancelación de futuros contratos. Brindar una buena experiencia de pago es esencial para la calidad del producto o servicio. 

Para esto, es importante contar con sistemas de facturación y controles internos que permitan reducir los errores. 

Veamos algunos de los errores más comunes y cómo evitarlos:

5. Tiempo improductivo

El tiempo que se dedica a actividades sin mucho valor es uno de los gastos invisibles más grandes para las empresas: esperar aprobaciones o realizar tareas repetitivas lleva horas que se pueden invertir en proyectos estratégicos.

Con el fin de reducir estas posibilidades, se debe tener una buena organización, objetivos claros y tareas precisas. Así no se ve afectada la productividad y mejora la motivación, pues los colaboradores saben cómo impacta su trabajo en los resultados. 

Reducir el tiempo improductivo requiere una gestión más consciente. Herramientas de planificación, metodologías ágiles y una cultura enfocada en la eficiencia pueden ayudar a recuperar horas de trabajo valiosas. De esta forma, el tiempo se convierte en un recurso rentable y no en un gasto silencioso.

6. Consumo excesivo de insumos

El uso desmedido de insumos, como tinta, papel o hasta uniformes puede parecer algo menor, pero se vuelve un gasto recurrente que se multiplica hasta el cierre de año. 

No contar con políticas claras sobre el uso ocasiona que no haya conciencia sobre el costo real de dichos materiales dentro de la compañía, por lo que es importante comunicarlo de manera asertiva.

Por si fuera poco, además de la pérdida económica, este exceso tiene un impacto a nivel ambiental, pues se generan más desechos, afectando la reputación de la organización en cuanto a responsabilidad social. 

Implementar controles de inventario, digitalizar procesos y promover campañas internas de concientización puede reducir este gasto invisible. 

7. Costos por devoluciones

Las devoluciones de productos defectuosos o que no cumplen con la calidad esperada por los clientes puede convertirse en un gasto invisible muy importante, pues va más allá de reembolsos; implica costos de transporte, inspección, reposiciones, etc.

Si se lleva esto a industrias como retail o e-commerce las pérdidas pueden acrecentarse rápidamente, dañando también la imagen de la empresa y dejando ir clientes importantes, pues difícilmente volverán a comprar en donde no recibieron lo que esperaban. 

Prevenir esto requiere mejorar los procesos de control de calidad y logística. Asegurarse de que cada producto cumpla con los estándares antes de salir al mercado reduce el número de devoluciones. 

8. Ineficiencia en logística

Una mala logística genera costos ocultos que se traducen en entregas tardías, rutas ineficientes, uso excesivo de combustible, etc.

Cada minuto extra de transporte que se pasa en carretera representa dinero que se fuga sin que se perciba fácilmente. 

Por ello, es fundamental tener una buena coordinación entre producción, almacenamiento y distribución. Así no se afecta la cadena de valor y se mantienen los costos. 

Por ejemplo, se puede invertir en gestión de flotas o sistemas de optimización de rutas para reducir este gasto invisible. Con herramientas digitales, las empresas pueden planificar mejor sus entregas, ahorrar combustible y garantizar un servicio más ágil, lo que se traduce en mayor competitividad y ahorro sostenido.

9. Aumentos en servicios públicos

Los incrementos en servicios como agua, luz o internet suelen ser inevitables, pero hay formas de optimizarlos. Por ejemplo, a partir de buenas instalaciones que no permitan fugas de dinero. Cuidar esto reduce los aumentos, que son un reto en la planeación financiera. 

Al no considerarse como un gasto controlable, terminan ajustando otros rubros del presupuesto que podrían destinarse a inversiones estratégicas. Además, la falta de previsión en este aspecto resta flexibilidad económica a la empresa.

Para esto, es importante realizar auditorías energéticas, revisar cada determinado tiempo los consumos y optar por sistemas más eficientes. 

10. Penalizaciones fiscales o errores de deducción

Otro gasto invisible común se relaciona con lo fiscal. Errores en capturas de una factura, deducciones mal aplicadas u omisiones de comprobantes pueden ocasionar multas, recargos o hasta auditorías por parte de las autoridades. 

Esto muchas veces no se percibe como un gasto inmediato, pero se va acumulando e impacta en la liquidez financiera de la empresa. 

Por lo anterior, es esencial tener un sistema centralizado de gastos para tener registros, hacer declaraciones en tiempo y tener trazabilidad y transparencia. 

Las tarjetas empresariales pueden reducir este riesgo, pues registran los gastos automáticamente y es más fácil el procesos de comprobación de gastos. Además, ayudan a que el área contable pueda clasificar correctamente cada erogación y aprovechar al máximo las deducciones autorizadas por ley. 

¿Cómo evitar los gastos invisibles en las empresas?

¡Evita los gastos invisibles en tu empresa y crece sosteniblemente!

Los gastos invisibles pueden ser fáciles de ignorar, pero cuando se acumulan generan un impacto significativo en la rentabilidad de las empresas. Por eso, es fundamental detectarlos a tiempo y contar con herramientas que permitan controlarlos y reducirlos.  

En este sentido, Empresarial Edenred es la opción ideal, pues permite optimizar los recursos, teniendo control adecuado de los movimientos de los colaboradores, tomar mejores decisiones estratégicas y trazar planes de expansión más realistas y sostenibles. 

Las tarjetas empresariales, los reportes en tiempo real y la automatización de procesos son aliados clave en este camino. Implementar estas soluciones no solo protege a la empresa de errores o ineficiencias, sino que impulsa su competitividad en el mercado. 

Si quieres obtener estos y más beneficios y erradicar los gastos invisibles, ¡ponte en contacto con nosotros! Te ayudamos.