¿Qué son los sistemas de facturación para empresas?

Los sistemas de facturación para empresas son una de las mejores herramientas para la gestión organizacional, pero se tiene que buscar que aporte todas las características que la organización necesite. 

Si quieres saber qué son los sistemas de facturación, cómo funcionan y por qué se necesitan dentro de los negocios, aquí te lo explicamos. 

¿Qué es un sistema de facturación?

Un sistema de facturación es una plataforma enfocada en organizar y gestionar los procesos de cobro y pago de una empresa. 

Dentro de México, estos sistemas tienen que estar alineados con el modelo de Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), regulado por el SAT.

Su objetivo, además de crear facturas, es lograr un mejor control de los ingresos, ventas, emitir recibos y generar reportes de contabilidad. 

¿Qué tipos de sistemas de facturación hay?

Existen diferentes opciones en cuanto a sistemas de facturación para responder a las necesidades de las empresas: tamaño, nivel de operación, etc. 

Te explicamos más en detalle cada uno para que sepas cuál puede ser funcional en tu negocio:

1. Facturación manual

Este método es el más común y el que puede resultar más simple para muchas empresas, pues implica realizar los procesos de facturación a mano, a través de herramientas como Excel o Word.

Por sus características, suele ser empleado por negocios pequeños o emprendimientos con poco volumen de ventas. Para empresas más grandes no se recomienda.

Entre sus características destacan:

• Se emplean talonario impresos o formatos digitales pero sin validación
• No existen procesos de automatización
• Hay riesgo de errores humanos o duplicidad de datos

Otro factor importante es que no cumple con los requisitos del SAT, lo que impide que se puedan emitir facturas electrónicas válidas. 

2. Facturación prevalorada

Este sistema de facturación funciona mediante documentos que poseen una numeración consecutiva autorizada y preimpresa. 

Si bien se trata de un formato digital o físico, no es completamente automatizado el proceso.

Sus características son:

• Se trata de formatos numerados y prediseñados
• Se llenan manualmente o en computadora
• Es útil para sectores regulados o servicios con tarifas fijas

Lo único a tener en cuenta es que se requiere un arduo trabajo operativo para dar seguimiento y llenar los documentos. 

3. Facturación computarizada

En este tipo ya entran herramientas digitales, pensadas para crear facturas desde dispositivos móviles o una computadora.

Una de las ventajas es que automatizan gran parte de los procesos, volviendo más sencilla y rápida la emisión de facturas.

Entre sus características destacan:

• Emisión rápida de facturas a partir de cálculos automáticos
• Registro de clientes, servicios y productos
• Generación de reportes y respaldo digital

Gracias a esto, es una de las mejores opciones para negocios que emiten facturas regularmente y necesitan tener un buen control de las mismas, sin sistemas demasiado complejos o costosos.

4. Facturación electrónica

Esta va un paso más allá del sistema de facturación computarizada, pues cumple con las normativas fiscales oficiales, como es el uso del CFDI en México.

A través de esta plataforma, es posible emitir facturas con sello digital, timbradas por un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) y enviarlas automáticamente al SAT, haciendo el proceso mucho más ágil y sin errores.

Se caracteriza por:

• Ser obligatoria para gran parte de las empresas en México
• Garantizar validez fiscal y legal
• Emitirse en formatos PDF y XML

5. Sistemas de gestión empresarial (ERP)

Los ERP son plataformas más robustas que incluyen la facturación dentro de un sistema que abarca diferentes áreas de un negocio, como compras, ventas, recursos humanos, etc.

Gracias a esto, permiten:

• Facturación como parte de un ecosistema de gestión
• Automatización de procesos financieros y administrativos
• Integración con elementos de nómina, bancos y contabilidad

Por sus características, son una excelente opción para grandes y medianas empresas que quieren centralizar sus operaciones en una plataforma. 

Vamos a resumir las diferencias en la siguiente tabla:

¿Qué ventajas tiene usar un sistema de facturación en empresas?

Los sistemas de facturación ofrecen diferentes beneficios para las organizaciones. Veamos las más importantes para que las consideres para implementar esta herramienta:

Mayor eficiencia

Al hacerlo, se incrementa la eficiencia operativa, pues permite automatizar tareas repetitivas: emisión de facturas, cálculo de impuestos, envíos automáticos a los clientes, etc., lo que disminuye el tiempo que se dedica a estas acciones.

Además, están hechos para minimizar errores humanos, como duplicación de facturas, errores en montos o ingresar mal los datos de los clientes.

Esta agilidad también impacta en la experiencia de los clientes, pues reciben sus comprobantes más rápido y con los datos correctos, ayudando a proyectar una imagen profesional y confiable. 

Reducción de costos

Aún hay personas que creen que implementar un sistema de facturación representa un gasto; sin embargo, si se implementa correctamente, puede generar un ahorro importante, ya que se eliminan costos asociados a papelería, impresiones, almacenamiento, etc.

Adicionalmente, disminuyen los errores, que pueden provocar multas, devoluciones o correcciones que conllevan horas de trabajo o la contratación de servicios externos.

Al contar con un sistema automatizado, la precisión mejora y los gastos imprevistos disminuyen significativamente.

Mejor control financiero

Los sistemas de facturación van más allá de la emisión de comprobantes. Se trata de herramientas que permiten dar seguimiento a las finanzas de las empresas, centralizando ingresos, pagos, saldos y más. Así se tiene una visión más clara del estado económico.

También con esto es más sencillo identificar patrones de consumo, servicios o productos más vendidos o rentables, clientes recurrentes, etc. De esta manera, las finanzas dejan de ser una preocupación constante y se pueden convertir en una herramienta para crecer. 

Cumplimiento normativo

La facturación electrónica (CFDI) es obligatoria para la mayoría de contribuyentes en México, por lo que no cumplir con los lineamientos del SAT puede ocasionar sanciones o auditorías.

En este sentido, los sistemas de facturación aseguran que todos los comprobantes cumplan con los requisitos técnicos y fiscales establecidos por la autoridad.

Una de las ventajas de estos sistemas es que se actualizan periódicamente, adaptándose a los cambios de legislación, sin que las empresas tengan que hacer ajustes manualmente, dando tranquilidad y formalidad a las organizaciones. 

Integración con otros sistemas

Tienen la capacidad de integrarse con otras plataformas, como software de contabilidad, ERPs, CRMs, bancos, etc., permitiendo una gestión más fluida y centralizada.

Si una empresa emplea un CRM para la gestión de ventas, tiene la posibilidad de automatizar el proceso para que, al realizar una venta, se genere automáticamente la factura y no haya duplicación de información.

Esto, además de ahorrar tiempo, reduce los errores y ayuda a tener una operación más coordinada entre diferentes áreas. 

Acceso remoto

Contar con un sistema de facturación que sea accesible desde cualquier sitio se ha convertido en algo esencial.

Análisis de datos

Estos sistemas no solo generan documentos, sino que ayudan a recopilar datos valiosos que se pueden transformar en información útil para la toma de decisiones. 

Tener reportes automatizados y gráficos ayuda y facilita analizar el rendimiento financiero de la empresa de manera más práctica y rápida.

Por ejemplo, puedes acceder a métricas como ingresos por periodos, ventas por productos, clientes recurrentes y más, detectando oportunidades de mejora y eligiendo mejor las estrategias comerciales. 

Asimismo, estos análisis facilitan la preparación de reportes para juntas directivas, declaraciones fiscales o solicitudes de crédito, con datos actualizados y estructurados de forma clara y profesional.

¿Qué considerar al elegir un sistema de facturación?

Para seleccionar un sistema de facturación, hay que considerar algunos elementos clave. A continuación te explicamos los puntos más importantes para tomar la decisión:

1. Tamaño y necesidades de tu organización

Es muy importante que tengas claro el nivel de operaciones de tu empresa, pues no todas requieren las mismas funcionalidades. 

Es posible empezar con una solución sencilla e ir creciendo conforme a las necesidades de la compañía. Solo debes enfocarte en que la solución sea escalable.

Asimismo, es fundamental proyectar el crecimiento. Quizás hoy solo necesitas un par de funciones, pero si el objetivo es expandirse, conviene optar por una plataforma que pueda crecer contigo sin tener que migrar a otro sistema después. 

2. Funcionalidades necesarias

Cada sistema de facturación ofrece diferentes elementos y características; por ello, tienes que hacer una lista de las funcionalidades que realmente necesitas.

Si tus operaciones se realizan en México, es clave que el sistema permita emitir CFDI válidos ante el SAT, pero también puedes requerir funciones como gestión de inventario, control de clientes, etc.

Asimismo, debes considerar si dicho sistema brinda opciones complementarias como alertas de pago, seguimiento de cuentas por cobrar, dispersión de saldos, etc. 

3. Facilidad de uso

Tienes que optar por un sistema que no solo sea funcional para ti, sino que sea sencillo. Por más completo o robusto que sea, no servirá de nada si es complejo de manejar.

La usabilidad es un factor clave para elegir la mejor opción, sobre todo, si las personas que lo usarán no tienen formación técnica o experiencia para este tipo de plataformas.

Por ello, lo mejor es optar por una alternativa cuya curva de aprendizaje sea corta y la navegación sea intuitiva. 

4. Costo

El presupuesto es un elemento clave. Puede haber soluciones de diferentes costos, desde plataformas gratuitas hasta aquellas con un precio muy alto con funciones avanzadas; sin embargo, lo ideal es que se busque un equilibrio entre beneficios y costo. 

Considera que no solo se debe tomar en cuenta este factor, sino también costos extra, como capacitaciones, soporte, actualizaciones, etc.

Tener claridad sobre los costos reales te permitirá evitar sorpresas y calcular con precisión el retorno de inversión.

5. Integración con otros sistemas

La conectividad con otras herramientas es cada vez más importante, pues las empresas suelen emplear más de una solución según sus necesidades y operaciones. 

Por ello, te debes asegurar de que, si usas otros sistemas, la opción elegida se integre fácilmente con ellos. Así es más sencillo automatizar flujos de trabajo, se evitan los trabajos repetitivos o duplicados y disminuyen los errores. 

Por ejemplo, si tu sistema de ventas está conectado al de facturación, puedes generar una factura al momento de concretar una venta, sin tener que ingresar la información dos veces. Esta integración mejora la eficiencia, facilita la trazabilidad de la información y genera ahorros de tiempo y recursos.

6. Seguridad

El proceso de facturación tiene que ser seguro y confiable, pues contiene información sensible: datos fiscales, montos, clientes, cuentas de bancos, etc. Por ello, se debe optar por un sistema de facturación que brinde altos niveles de seguridad.

Esto debe incluir uso de conexiones cifradas, respaldo automático de información, accesos controlados y políticas de protección de datos. 

Asimismo, se recomienda que la plataforma cuente con doble factor de autenticación y registros de actividad, para tener un mejor control sobre quién accede a los datos y cómo se emplean. 

Checklist para elegir un sistema de facturación para tu empresa

Vamos a resumir el proceso de elección de un sistema de facturación para que lo hagas adecuadamente:

¿Cómo te ayuda Edenred en los procesos de facturación?

En Edenred, no solo ofrecemos soluciones de pago, sino que contamos con herramientas que se enfocan en la gestión eficiente de los procesos administrativos.

A través de nuestras plataformas digitales, puedes llevar un control preciso de los movimientos realizados con tarjetas empresariales, vales o soluciones de combustible.

Asimismo, las soluciones de Edenred son compatibles con sistemas de contabilidad y plataformas ERP, lo cual permite integrarlas a tu flujo de trabajo sin necesidad de modificar tus procesos. 

Esto mejora la productividad de tu equipo financiero.

Conclusión

Contar con un sistema de facturación eficiente es muy importante para las empresas que desean crecer de manera sostenible y ordenada, cumplir con sus obligaciones fiscales y tomar mejores decisiones.

Sin embargo, para hacerlo, es importante contar con soluciones complementarias que faciliten la trazabilidad de los pagos, la administración de recursos y la integración con otras herramientas de gestión. Y ahí es donde Edenred se convierte en un verdadero impulsor del cambio.

Edenred te permite automatizar y controlar de forma más sencilla cada gasto, entrega o dispersión dentro de tu operación. Toda esta información puede integrarse fácilmente con tus sistemas de facturación, ayudándote a tener datos precisos y actualizados que se traducen en facturas claras, verificables y alineadas con lo que exige el SAT.

Además, al elegirnos como parte de tu ecosistema empresarial, no solo optimizas el ahorro en tiempos de facturación, también mejoras la gestión financiera en general. Desde el control de caja chica hasta los reportes consolidados de gastos por área, en Edenred te ayudamos a tener una operación más profesional, transparente y lista para el crecimiento.