Cómo evitar fugas de dinero en la gestión de gastos

Como empresarios es importante estar al tanto de las finanzas y evitar fugas de dinero. Para esto, se debe tener un control de los gastos y movimientos como ventas e ingresos.

Aunque parezcan cantidades pequeñas, estas fugas con el tiempo pueden generar pérdidas económicas importantes y ocasionar, incluso, que el negocio caiga en una crisis financiera. 

Si quieres evitar fugas de dinero en tu empresa, aquí te explicamos lo que debes hacer. Así garantizas el funcionamiento de tu organización a largo plazo. 

Recomendaciones para no tener fugas de dinero en tu empresa

Gracias a los avances en tecnología, cada vez existen mejores herramientas para evitar fugas de dinero en la gestión de gastos. Veamos las más efectivas:

Innovación empresarial

Estar al día con los recursos tecnológicos permite que las organizaciones cuenten con los mejores sistemas para controlar y regular las operaciones financieras.

Migrar hacia herramientas automatizadas de pago ayuda a mantener las entradas y salidas en orden, pudiendo detectar fugas de dinero y, por ende, corregirlas a tiempo. 

Una opción es Empresarial Edenred, que es una plataforma integral que ofrece todo lo necesario para tener un control de gastos bajo control y eficiente: tarjetas empresariales, plataforma web y app móvil.

Con todo esto puedes registrar los movimientos, dispersar saldos, pagar proveedores y servicios, apagar o prender las tarjetas o limitar su uso a horarios y días específicos para una mejor gestión, y mucho más.

Evitar pagos en efectivo

Realizar las transacciones por medio de dinero en efectivo nubla las posibilidades de tener un control total sobre lo que se gasta, pues las personas suelen olvidar sus movimientos.

Además, se corre el riesgo de que haya robos, poniendo en peligro la integridad de los colaboradores si tienen que moverse con una fuerte cantidad de dinero.

Por ello, es importante disminuir el uso de efectivo y optar por otras opciones, como las tarjetas corporativas, que permiten controlar los ingresos y egresos de una organización, y adicionalmente, permiten dar seguimiento a montos y fechas. 

Controlar el inventario

Es muy importante tener datos precisos sobre los insumos que se tienen y registrar los movimientos que se dan en cuanto a los productos que se venden.

Estos conteos son esenciales para evitar robos, fugas de dinero o hasta descuidos por parte del personal encargado.

La información necesaria que se debe registrar es:

• ¿Qué entra?
• ¿Qué sale?
• ¿En qué cantidad?
• ¿Cuándo?
• ¿Quién autorizó la operación?

 Realizar los pagos a tiempo

Aunque puede parecer obvio, muchas veces esta parte se descuida y esto provoca que haya fugas de dinero, pues se generan gastos innecesarios por penalizaciones. 

Por lo anterior, se debe llevar un control preciso sobre los pagos que se deben hacer, las fechas de vencimiento y así aprovechar los descuentos por pronto pago que ofrecen algunos proveedores.

En este sentido, ayuda contar con un sistema administrativo que permita la calendarización y domiciliación de pagos con información exacta. 

Tener un control de viáticos

Las empresas que realizan muchos viajes por cuestiones laborales, deben cuidar mucho las fugas de dinero que pueden darse en estas actividades.

No tener bajo control gastos como transporte, alimentos o pagos como estacionamiento, puede hacer que algunos pagos se acumulen de manera discreta y terminen provocando un impacto negativo en el negocio. 

Para ello, existen opciones como las tarjetas para viáticos, que te brindan un panorama del uso que se hace del dinero. 

Trabajar en la responsabilidad financiera de los colaboradores

El robo hormiga o los gastos innecesarios dentro de las empresas son uno de los principales causantes de las fugas de dinero. Por ello, se deben establecer límites y sanciones, dependiendo del tipo de incidente. De no ser así, los colaboradores no tendrán el cuidado debido. 

Si cuentas con herramientas financieras, tienes que capacitar a los miembros de tu negocio para que puedan usarlas de manera correcta y se puedan reducir al máximo estas pérdidas o, en caso de haber, se pueda identificar por qué ocurrieron.

Planificar las finanzas 

De acuerdo con la Asociación de Emprendedores de México (ASEM), el 37% de empresas en el país no realiza una planificación financiera por falta de conocimiento o tiempo, lo que puede provocar que se caiga en sobreendeudamiento y haya una fuga de dinero importante. 

No tener objetivos a corto, mediano y largo plazo puede ocasionar que no se le dé prioridad a las áreas más importantes de una empresa, y que haya pérdidas financieras por un nulo control de gastos. 

Este plan debe contemplar todos los aspectos operativos, como los costos de producción, la nómina, el mantenimiento, el marketing y cualquier otro gasto necesario para la operación del negocio. Además, se deben monitorear ingresos y egresos en tiempo real, permitiendo ajustes oportunos al presupuesto. 

Auditar y controlar gastos regularmente

La auditoría periódica es otro punto clave para identificar fugas de dinero y optimizar la gestión de recursos.

Revisar los gastos de forma regular permite detectar áreas donde se está perdiendo dinero, sea por errores o procesos ineficientes, para rectificar las acciones y emprender soluciones. 

Además, establecer controles internos asegura que cada gasto sea necesario y esté justificado. Para facilitar este proceso, las empresas pueden implementar software especializado que registre y categorice todos los gastos automáticamente, permitiendo una revisión rápida y eficiente. 

Evita las fugas de dinero con ayuda de Empresarial Edenred

Prevenir las fugas de dinero en la gestión de gastos es esencial para garantizar la salud financiera y el éxito a largo plazo de cualquier organización. 

Para ello, se deben Implementar estrategias y herramientas como Empresarial Edenred, que permite tener un control adecuado de los ingresos, egresos, pagos y demás conceptos de la organización y los colaboradores. Así se detectan adecuadamente las fugas y se pueden corregir.

Si quieres conocer más sobre esta solución, ¡hablemos! Podemos ayudarte a que tu empresa crezca de manera sostenible.