¿Qué son los gastos hormiga y cómo evitarlos?

La rentabilidad de una empresa es un desafío que debe tomarse en serio, para mantener la eficiencia, y una de las formas más sencillas de mejorar en este aspecto es evitar los gastos hormiga.

En este artículo vamos a conocer todo lo que necesitas saber sobre este tipo de gastos y cómo se pueden evitar usando soluciones empresariales, como las tarjetas corporativas, para que las finanzas y la rentabilidad sean mucho más efectivas.

¿Qué son los gastos hormiga?

Son todos aquellos que en apariencia son pequeños o casi imperceptibles, es decir, se trata de cantidades pequeñas de dinero que momentáneamente no representan una pérdida para una organización pero, debido a la frecuencia con la que se realizan, pueden ser preocupantes.

Según lo refiere la Condusef, los gastos hormiga son esas fugas de dinero que no llaman mucho la atención de un administrador, pero que eventualmente merman la rentabilidad de una compañía a causa de su recurrencia.

Algunos ejemplos de este tipo de compras son los cafés por las mañanas, la devolución del dinero no gastado por parte de los empleados, artículos de papelería, suscripciones o licencias que ya no se estén utilizando, viáticos sin un control, entre otros.

Características de los gastos hormiga

Es importante tener en mente este tipo de gastos para evitarlos y ayudar a las finanzas sanas de una organización. Entre las principales características se encuentran las siguientes:

• Pequeñas cantidades: se llaman hormiga porque son gastos mínimos que no son perceptibles, pero que impactan de manera importante en las ganancias  de la empresa.
• Se pierden de vista debido a que ocurren en un plano cotidiano, se suele pensar que no tendrán tanto impacto y no se les presta atención.
• Son frecuentes y, al ser tan pequeños, no tienen en cuenta los límites con los pagos que al final tienen consecuencias en las ganancias de la empresa.
• Fuera de planificación: suelen estar fuera del control, ya que no se toman en cuenta y esto afecta a un negocio, pues simplemente ocurren. 

Gastos hormiga empresariales

Los gastos que nos competen son aquellos que afectan la salud financiera de una empresa, entre los que podemos destacar los relacionados con la caja chica y la falta de control o la ausencia de este.

Vamos a conocer cuáles son los puntos más recurrentes en que los colaboradores o los propios administradores cometen el error de los gastos hormiga.

Gastos hormiga relacionados a la caja chica

Servicios de catering

Permitir que los miembros de un equipo de trabajo se reúnan y se compre botana, café o té no es una mala práctica, ya que fomenta la unión y un buen ambiente laboral, pero debe cuidarse cómo se aprovecha el gasto de dicho evento.

Por ello, es importante que, al momento de planificar reuniones o juntas de trabajo, se hagan los pagos de manera inteligente. 

Celebraciones que no se planean

El festejo de los cumpleaños de los colaboradores es una excelente práctica, por eso es importante que se tome en cuenta dentro del presupuesto para que exista un mejor control de las compras.

Si se hace caso omiso de este gasto, termina por acumularse y ser un excedente a lo que se había destinado, y al final de un ciclo, se logra un menor ahorro.

Otros gastos hormiga empresariales

Viáticos sin regulación

Hay que tener un control de los gastos que realizan los colaboradores fuera de la empresa, ya sea que estén en un viaje de negocios o asistiendo a una conferencia.

En lugar de estar adivinando cuánto es lo que podrían gastar, se puede emplear una tarjeta empresarial para asignar un presupuesto determinado.

Gastos de Caja Chica

En ocasiones no se tienen un control adecuado sobre los pequeños gastos que salen de la caja chica para pagar los imprevistos, mantenimientos, etc, y se le da a los colaboradores una cantidad aproximada que podría ayudar a solventar la situación, lo que en muchas ocasiones resulta en no contar con el reembolso del dinero no gastado para atender la necesidad

Paquetería costosa

En muchas ocasiones, se tienen que mandar artículos o documentos a través de paquetería, y si no tienes en mente esto dentro de la planificación, puedes incurrir en gastos hormiga, ya que todo será imprevisto.

Papelería innecesaria

La papelería es indispensable para un buen funcionamiento empresarial, pero es importante que se haga un inventario para determinar qué es lo que realmente se necesita para las tareas del día a día.

Una vez que tienes los artículos, se debe dar prioridad a lo funcional y evitar comprar  productos que no sean indispensables. 

Licencias de software que ya no se utilizan

Si en algún punto se adquirió un software y jamás se utilizó o se encontró otro que ofrece mejores beneficios, recuerda suspender la suscripción, ya que aunque puede parecer que 10 o 20 dólares no son mucho dinero, la suma de estos pagos repercute en la salud de tu empresa.

Solo quédate con las licencias que utilices frecuentemente y que representen una herramienta para maximizar las capacidades de tus colaboradores. 

Cómo evitar los gastos hormiga

Hemos visto los principales gastos hormiga empresariales con algunos consejos para evitarlos o reducirlos, por eso ahora nos enfocaremos en cómo se pueden reducir o eliminar. 

1. Tarjetas empresariales

Las tarjetas corporativas como las que ofrece Edenred están enfocadas en cubrir los gastos de un negocio, al tiempo que ofrecen una herramienta para tener un mejor control de todos los ingresos y de las compras que se van gestando.

Con Empresarial Edenred tienes acceso a una aplicación que ayuda a los administradores a monitorear los recursos, elaborar reportes con facilidad y ayudar en la identificación de gastos que no son necesarios.

Se trata de una solución que permite gestionar mejor todo lo referente a las compras de la compañía, incluyendo pagos de servicios, viáticos y caja chica.

Gracias a este control y seguimiento, es mucho más sencillo identificar las fugas de capital y elaborar un plan estratégico para reducirlas.

2. Plataformas para el control de pagos

Existen plataformas, como la de Edenred, que es una herramienta digital que ayuda a las empresas a mejorar y optimizar el control de sus gastos, lo que puede ayudar de forma importante a la reducción o eliminación de los gastos hormiga.

En conjunto con una tarjeta empresarial, la plataforma se convierte en parte de una solución de gastos integral que ayuda a las industrias a eficientar el registro de cada transacción, el análisis y elaboración de estrategias para conseguir siempre la mayor rentabilidad. 

3. Elabora un presupuesto

Cuando todo se planea en un negocio, es más difícil que se den los gastos hormiga, ya que no se permite gastar más de lo que se consideró en un primer momento, por eso es importante tener un presupuesto.

Aquí puedes incluir una cantidad para los gastos mencionados anteriormente, como: software, papelería, viáticos, caja chica y todo lo referente a esas pequeñas sumas de dinero que pueden representar un problema si no se atienden oportunamente.

4. Busca ofertas para adquirir productos

Hay fechas en que es mejor adquirir ciertos artículos o productos, por lo que vale la pena incluirlas en la planeación de una empresa. Esto puede significar un gran ahorro al final del ciclo. 

5. Revisa la modalidad de trabajo

La tecnología está revolucionando el modo en que se realizan los trabajos, y una de las cosas que se debe plantear la empresa es si es necesario que todos los colaboradores se encuentren en la misma oficina todos los días o si hay posibilidad de que algunos hagan home office.

Esto ayuda a reducir los gastos de luz,internet y oficinas, ya que puede ser una renta mucho menor. En caso de que la oficina sea necesaria, hay que pensar en la ubicación o si es posible hacer un coworking para compartir los pagos con otra organización. 

Empresarial Edenred, para el éxito de tu negocio

Empresarial Edenred es la mejor solución del mercado para gestionar cada uno de los gastos corporativos del día a día, por lo que si estás buscando crecer efectivamente, solo tienes que ponerte en contacto con uno de los expertos para conocer más sobre esta tarjeta empresarial.

Cada solución se adapta a las necesidades de un negocio y siempre tiene el objetivo de eficientar los procesos que pueden ser desafiantes sin la tecnología adecuada.

Comienza el camino a la eliminación de los gastos hormiga con Edenred y descubre todo el potencial que puedes adquirir.