Automatización de procesos: cómo digitalizar y gestionar gastos empresariales

La automatización de procesos se ha convertido en un pilar fundamental para las empresas que buscan optimizar sus operaciones y mejorar su eficiencia, y aquí entra la importancia de las tarjetas corporativas.

Gestionar gastos de manera manual no solo consume tiempo valioso, sino que también puede dar lugar a errores que afecten la salud financiera de una organización. 

Para ayudarte, en este artículo, exploraremos cómo la digitalización y la automatización de procesos pueden transformar la gestión de gastos empresariales, ofreciendo soluciones ágiles y precisas que se adaptan a las necesidades del mundo corporativo moderno. 

Adéntrate con nosotros en este viaje hacia la innovación y descubre cómo tu empresa puede beneficiarse con estas herramientas financieras revolucionarias.

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos es como poner en "piloto automático" ciertas tareas de tu empresa. 

Imagina que en lugar de hacer algo repetitivo, como ingresar datos o aprobar facturas manualmente, un sistema o software lo hace por ti; prácticamente es como tener un ayudante digital que se encarga de esas tareas, permitiéndote centrarte en cosas más importantes. 

Para ello, se emplea tecnología que se encarga automáticamente de ciertos procesos en tu negocio, sin que tengas que intervenir en cada paso. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce errores y hace que todo funcione de manera más fluida y eficiente.

¿Por qué es esencial la automatización de gastos empresariales? 

La gestión de gastos es una de las áreas más críticas en cualquier empresa. Desde pequeños negocios hasta grandes corporaciones, todos buscan formas de manejar sus finanzas de manera más eficiente y efectiva. 

Aquí te presentamos algunas razones por las cuales la automatización es muy importante para tu empresa.

Ahorro de tiempo y recursos 

El registro manual de gastos, a través de recibos u hojas de cálculo, puede provocar errores y pérdida de tiempo. 

Con la automatización, simplemente tienen que realizar la transacción y esta pasa a una app o plataforma, por medio de la cual se puede registrar las compras automáticamente, mejorando el control, la deducción y la comprobación de gastos empresariales.

Mayor control en la gestión de gastos

En lugar de revisar manualmente cada informe de gastos y aprobarlo, las herramientas tecnológicas te ayudan a automatizar estos procesos.

Asimismo, tienes la libertad de establecer reglas y políticas que, al cumplirse, son aprobadas automáticamente; de lo contrario, se envían a revisión.

Finalmente, puedes controlar horarios, límites y usos para tus empleados, con el fin de que no haya problemas posteriores y todo esté bajo las normas establecidas.

Reducción de errores humanos

Las fallas son inevitables, especialmente cuando se trata de tareas repetitivas y monótonas. Según estudios, casi el 20% de los informes de gastos contienen algún tipo de error. 

Estos pueden resultar en pagos excesivos, pérdida de deducciones fiscales o incluso en sanciones regulatorias.

Financieramente, pueden costar a las empresas miles o incluso millones al año, dependiendo de su tamaño, y la automatización reduce drásticamente la posibilidad que ocurran, ya que los sistemas siguen reglas preestablecidas y no se cansan ni se distraen.

Mejora en la toma de decisiones

La información es poder, especialmente en el mundo empresarial. Con sistemas automatizados, las compañías no solo reducen errores, sino que también obtienen datos más precisos sobre sus gastos. 

Esto significa que los líderes empresariales pueden ver exactamente dónde se está gastando el dinero, identificar tendencias y hacer ajustes rápidos si es necesario. 

Además, con datos en mano, pueden planificar mejor para el futuro, establecer presupuestos más realistas y desarrollar estrategias basadas en información real y no en suposiciones.

Cómo elegir la mejor solución de automatización para tu empresa 

Teniendo todo lo anterior claro, veamos el mejor método para seleccionar una buena solución para digitalizar y gestionar gastos empresariales y potenciar tu negocio y su rentabilidad.

Elegir la herramienta adecuada para automatizar procesos es crucial, y debes tener claro que no todas las soluciones son iguales; lo que funciona para una empresa puede no ser adecuado para otra. Aquí te ofrecemos una guía para ayudarte a tomar una decisión informada:

Identificar las necesidades específicas de tu negocio 

Cuestiones a considerar según el tamaño y tipo de empresa:

• Tamaño de la empresa

Una startup o pequeña empresa podría requerir una solución más sencilla y económica, mientras que una gran corporación podría necesitar una plataforma más robusta con capacidades avanzadas.

• Industria: 

Una compañía en el sector de la salud podría tener requisitos diferentes a una en el sector del entretenimiento. Es esencial considerar las especificidades de tu industria para saber qué funciones necesitas.

• Número de empleados

Si solo pocos trabajadores reportan gastos, una solución básica podría ser suficiente. Pero si cientos o miles de empleados necesitan hacerlo, necesitarás una plataforma que pueda manejar ese volumen.

Comparar características y funcionalidades

Lo siguiente es ver las diferentes opciones que existen y lo que ofrecen dentro de la automatización de procesos y la gestión de gastos. Toma en cuenta:

• Integraciones

Asegúrate de que la herramienta se integre sin problemas con otros sistemas que ya utilizas, como software contable o de recursos humanos.

• Usabilidad

La plataforma debe ser fácil de usar para todos, desde el empleado que reporta un gasto hasta el administrador que aprueba y analiza los datos.

• Soporte

Es vital contar con un buen servicio al cliente, así si surge un problema, puedes solucionarlo rápidamente.

• Personalización

La capacidad de adaptar la herramienta a las políticas y necesidades específicas de tu empresa puede ser esencial.

• Manejo y funciones

Finalmente, uno de los puntos principales son las funciones que ofrece, es decir, qué puedes manejar y monitorear. Verifica que tenga app y plataforma digital para gestionar gastos y acceder a los movimientos que se realizan. Esto es clave para un buen control financiero.

Tarjetas empresariales para digitalizar y gestionar gastos

Las tarjetas empresariales son de las mejores soluciones dentro de la automatización de procesos, ya que ofrecen múltiples beneficios en distintas áreas de negocio. Veamos los más importantes. 

1. Mejora el control de gastos

Con esta herramienta, puedes tener un mejor control y manejo de los movimientos o transacciones que se realizan dentro de una empresa.

Esto, gracias a que a través de aplicaciones o plataformas digitales es posible llevar un registro de todos los gastos, ya sea en negocios físicos o en línea. Así tendrás todo en un mismo lugar.

Además, algunas empresas, como es el caso de Edenred, al estar dada de alta en el SAT, permiten que las facturas se declaren rápidamente ante este organismo. 

2. Transparencia de gastos

Reducir el uso de efectivo transparenta las operaciones y esto es fácil y sencillo a través de las tarjetas corporativas, que ayudan a tener una mayor claridad sobre los gastos que se llevan a cabo.

Al ser tan específicos y detallados, se pueden realizar los estados de cuenta para detectar en qué áreas se destina más y optimizar las finanzas en caso de que sea necesario.

3. Procesos más simples

Otro beneficio de las tarjetas dentro de la automatización de procesos es que ayudan a los colaboradores a recibir más fácilmente reembolsos.

Solo es necesario que los responsables del área administrativa organicen las cuentas y emitan dichos pagos. Tener centralizados los movimientos, agiliza mucho más este movimiento.

¿Cómo ayuda Empresarial Edenred a controlar gastos?

Dentro de las múltiples opciones, contamos con Empresarial Edenred, que son tarjetas corporativas diseñadas para un óptimo manejo de activos dentro de cualquier negocio, permitiendo realizar pagos con confianza y facilidad.

A través de esta solución, puedes tener un mejor control en diferentes movimientos, como:

• Viáticos: permite llevar un control de gastos y viáticos y, además, se validan automáticamente las facturas antes el SAT.
• Pago de servicios: se pueden domiciliar conceptos como agua, internet, luz y teléfono para evitar olvidos.
• Gastos de representación: paga restaurantes, estacionamientos o cualquier otra cosa para tus citas de trabajo con proveedores o clientes.
• Caja chica: controla mejor los gastos menores.

Asimismo, está la opción de retiro de efectivo en caso de que desees habilitar esta característica, a través de la cual tus empleados podrán usar su tarjeta en entidades bancarias. 

Da el paso a la automatización de procesos con Edenred

Ahora es el momento adecuado para empezar a digitalizar y gestionar mejor tus gastos empresariales y lo puedes lograr a través de las tarjetas corporativas. 

Con Empresarial Edenred, puedes manejar de manera mucho más sencilla y eficiente los activos financieros de tu negocio, teniendo la certeza de que cada movimiento está protegido y registrado para ser deducible ante el SAT.

Si quieres conocer cuál es la mejor opción para tu compañía, ¡contáctanos!