¿Qué es una nómina y cómo se conforma?

Una nómina es el recibo de pago de un salario, y es importante conocer este documento en detalle porque así es más sencillo tener un control de pagos y deducciones dentro de las empresas.

Además, ayuda a cumplir con requisitos legales y fiscales, garantizando una gestión más transparente y ordenada, lo que resulta vital para una correcta administración financiera. 

En este artículo te explicamos, de forma sencilla y práctica, qué es una nómina, qué información incluye y por qué es fundamental comprenderla.

Definiendo una nómina

Una nómina es el recibo de pago de un salario. Este documento lo entrega la empresa al trabajador y recoge el sueldo que recibe a cambio del trabajo realizado, las retenciones que se llevan a cabo y otras percepciones económicas adicionales.

Sirve como justificante de que el empleado ha percibido su sueldo y también de que se han realizado los pagos correspondientes a la Seguridad Social y las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). 

Tipos de nómina

Existen diferentes tipos de nómina, que se pueden clasificar según tres aspectos: 

• Periodicidad de pago: semanales, quincenales o mensuales.

• Circunstancias especiales: se incluyen horas extra, pagos extraordinarios, etc.

• Basadas en obra o comisión: los colaboradores reciben la remuneración con base en su rendimiento, trabajo hecho o ventas generadas. 

Elementos que conforman la nómina

Todas las nóminas tienen que incluir la información básica de la empresa, el colaborador y las retribuciones económicas, detallando las bases de cotización del empleado y las bases de IRPF.

Esta información se distribuye en distintas partes, que veremos a continuación:

1. Encabezado

En la parte superior de la nómina tienen que incluirse obligatoriamente datos que funcionen para identificar a la empresa y al trabajador.

De la empresa, se debe detallar su denominación social, dirección, CIF y código de la cuenta de cotización del Seguro Social.

Por otro lado, se tiene que incluir la siguiente información del empleado: nombre y apellidos, INE, número de afiliación a la Seguridad Social, antigüedad en la empresa y categoría profesional.

Asimismo, debe añadirse el periodo de liquidación de la misma, por lo general, un mes. 

2. Devengos

Dentro de esta área de la nómina, se detallan los ingresos que percibe el trabajador, incluidas tanto las percepciones salariales (sueldo base, complementos, horas extra, salario en especie), como las no salariales (indemnizaciones, prestaciones de Seguro Social, etc.). 

3. Deducciones

En el apartado de deducciones de nómina, se incluyen las aportaciones que lleva a cabo el trabajador a la Seguridad Social (cotizaciones por contingencias, desempleo, formación profesional, etc.), así como las retenciones del IRPF, anticipos y demás deducciones. 

Luego de restar a la suma de los devengos las deducciones, la nómina tiene que especificar el líquido a percibir, es decir, el salario neto, que es la cantidad que recibirá el trabajador luego de las deducciones. 

Importancia de la nómina en las empresas

La nómina, además de ser una obligación contable y fiscal, es clave para el funcionamiento de cualquier empresa.

Gestionar correctamente este elemento impacta en el ambiente laboral, la productividad y el cumplimiento de las leyes. Te explicamos por qué:

1. Cumplimiento legal y fiscal

Toda organización que cuente con talento humano dado de alta tiene que cumplir con sus obligaciones ante el SAT, el IMSS, el Infonavit y otras instituciones.

En este sentido, la nómina funciona como comprobante de que estos pagos se llevan a cabo adecuadamente.

Además, el timbrado fiscal de la nómina (CFDI) es obligatorio en México y forma parte de los documentos que pueden ser auditados por las autoridades.

No tener una nómina bien estructurada o presentar errores en su cálculo puede generar multas, sanciones o incluso problemas legales que afectan directamente la estabilidad del negocio.

2. Transparencia y confianza con el equipo

Cuando los trabajadores reciben su documento de nómina puntualmente y con el desglose de percepciones y deducciones, se vuelve más fuerte la relación entre la compañía y el colaborador.

La transparencia genera confianza, la cual se traduce en mayor compromiso, menor rotación y un mejor clima laboral. 

Además, permite que cada trabajador entienda cómo se calculó su salario y qué descuentos se aplican, evitando confusiones o malentendidos.

3. Base para la planeación financiera empresarial

La nómina representa uno de los gastos más significativos para las compañías, por lo que es necesario tener un control para hacer presupuestos realistas, tomar decisiones estratégicas acerca de contrataciones de personal, aumentos de salario, etc., y evitar desequilibrios financieros.

Asimismo, es esencial para analizar los costos por área, detectar oportunidades de ahorro o mejora en la administración de talento. Incluso, es más sencillo proyectar el crecimiento financiero de la empresa. 

4. Gestión del talento humano

Una buena gestión de la nómina, además de facilitar el pago de los salarios, ayuda a manejar eficientemente el talento.

Por ejemplo, permite identificar fechas como aniversarios laborales, calcular liquidaciones justas y mantener un registro del historial laboral de cada miembro. 

Además, cuando se automatizan los procesos, se cuenta con más tiempo libre y recursos, pudiendo enfocarse en estrategias con más impacto en la empresa. 

¿Qué impuestos se descuentan de la nómina?

Dentro de la nómina, existen conceptos que se descuentan. Vamos a ver algunos de los más importantes para que los conozcas y los consideres:

Seguridad social

Se trata de una contribución obligatoria que garantiza el acceso a prestaciones y servicios públicos.

Esta se descuenta del salario de manera automática y resguarda al colaborador ante contingencias comunes y situaciones de incidencias laborales.

Fondo de vivienda

Esta clase de aportaciones, consignadas en la nómina, tiene como principal objetivo contribuir al financiamiento de una vivienda digna para el trabajador.

Desempeña un papel clave dentro de la calidad de vida de los trabajadores.

ISR

El Impuesto Sobre la Renta (ISR) es un elemento muy importante dentro de las contribuciones fiscales, en función de los ingresos de la persona.

Se trata de una parte indispensable dentro de la nómina, la cual se ajusta según las tablas anuales que proporcionan las autoridades hacendarias.

Descuento por incapacidad

Los descuentos por incapacidad hacen referencia a situaciones en las que el colaborador no puede llevar a cabo las funciones de su puesto a causa de accidentes o enfermedades.

Todos estos descuentos tienen que plasmarse con exactitud para justificar la ausencia remunerada o no remunerada, dependiendo de las políticas internas de la empresa.

Aportaciones al retiro

Estas forman parte de los elementos previsores para el futuro del trabajador.

Se trata de deducciones que fomentan el ahorro a largo plazo, para ayudar a la jubilación y a una seguridad financiera posterior al cese de actividades profesionales. 

Pensión alimenticia

La pensión alimenticia es una deducción legal que se destina al sustento de dependientes directos del trabajador.

La deducción se lleva a cabo según lo dictado por mandato judicial y representa una responsabilidad vital para el empleador. 

Errores más comunes en la nómina

Aunque la gestión de nómina debería ser una tarea rutinaria, no está exenta de errores que pueden provocar inconformidades entre los trabajadores o afectaciones legales.

Conocer estos errores y anticiparlos permite mayor transparencia y eficiencia. Ve cómo evitarlos:

1. Cálculos incorrectos de percepciones y deducciones

Uno de los errores más comunes es fallar en el cálculo de sueldos, horas extras, comisiones o deducciones. 

Ya sea por usar fórmulas erróneas en hojas de cálculo, no actualizar tabuladores o aplicar mal las tasas de impuestos, estos errores pueden derivar en pagos insuficientes (o excesivos) y en conflictos con el equipo.

Para evitarlo, puedes emplear un software especializado que lleve un control de los gastos, incluidos los de nómina, y así reducir riesgos o fugas de dinero. 

2. No actualizar datos del trabajador

A veces, se pierde de vista que toda modificación debe notificarse. Por ejemplo, cuando hay ascensos o cambios en el salario, se tiene que reflejar en el sistema de nómina.

De lo contrario, puede haber inconsistencias en los registros del IMSS, las retenciones del ISR o el pago de las prestaciones. 

Lo mejor es mantener comunicación constante entre Recursos Humanos y el área de nómina para garantizar que los datos estén al día siempre. 

3. No pagar en tiempo y forma

Retrasar el pago de sueldos o realizarlo de manera parcial, sin justificación, no solo genera descontento y pérdida de confianza, sino que puede dar pie a demandas laborales. La puntualidad en los pagos es una muestra de respeto y compromiso por parte de la empresa.

Para ello, es importante que definas un calendario claro y conciso de pagos y automatices los procesos para que no haya retrasos. 

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La nómina es mucho más que una obligación administrativa: es una pieza clave para mantener el bienestar de tus colaboradores, cumplir con la ley y llevar un control financiero sano dentro de tu empresa. 

Sin embargo, su correcta gestión puede volverse compleja cuando no se cuenta con las herramientas adecuadas o con un acompañamiento especializado.

En Edenred entendemos que cada empresa tiene necesidades distintas, por eso ofrecemos soluciones tecnológicas que hacen que el proceso de nómina sea más ágil, transparente y seguro, desde la dispersión de pagos hasta el cumplimiento fiscal. 

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