Control financiero: cómo gestionar eficientemente los gastos de tu empresa

El control financiero puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso para un negocio, pues la gestión eficiente de los recursos es vital para la supervivencia de una organización. Y, ¿cómo podemos hacer frente a este desafío?

La respuesta es conociendo la mejor forma de gestionar eficientemente los gastos en una empresa, y entendiendo cómo el control financiero nos ayuda en esta labor.

En este artículo vamos a conocer cuál es el concepto, la importancia que tiene, cómo se puede implementar y cómo herramientas como las tarjetas empresariales pueden ser de gran ayuda. 

¿Qué es el control financiero?

El control financiero es el proceso mediante el que las empresas monitorean, gestionan y regulan sus ingresos, gastos y activos a través de la implementación de políticas y procedimientos para maximizar la eficiencia y minimizar el riesgo.

Esto es crucial en el mundo empresarial, donde cada decisión puede tener un impacto significativo en la salud financiera de un negocio, pues al contar con un control financiero sólido se pueden tomar decisiones informadas que ayuden a impulsar su crecimiento.

Sin embargo, puede ser un desafío para muchas empresas, especialmente cuando se trata del control de gastos, pues es común enfrentarse a costos excesivos, bajos retornos de inversión, ahorros insuficientes y utilización ineficiente de los recursos.

Todo esto puede provocar que sea difícil mantener la rentabilidad y la sostenibilidad del negocio.

Sin importar el tamaño de la organización, todos necesitan tener un buen control financiero para garantizar el éxito, la supervivencia y la prosperidad. Básicamente es la herramienta que permite a las empresas mantener sus finanzas en orden.

Objetivos del control financiero

El control financiero tiene varios objetivos clave para el éxito de cualquier compañía.

Utilizar los recursos de forma eficiente

En primer lugar, busca garantizar que los negocios utilicen sus recursos de manera eficiente, lo que significa maximizar los ingresos y minimizar los costos, incluyendo los viáticos y diferentes tipos de gastos que puedes facturar de empresa.

Visión clara de las finanzas de una empresa

Asimismo, otro de los objetivos más importantes es proporcionar una visión clara y precisa de la situación financiera de una organización, lo que implica realizar un seguimiento de los ingresos y egresos, y analizar las tendencias y los patrones para identificar las áreas de mejora.

Además, permiten prever problemas antes de que se conviertan en crisis, lo que es esencial para poder tomar decisiones más informadas. 

Planificar y prever el futuro

Al comprender a dónde va el dinero y cómo se utiliza, las empresas pueden predecir o anticipar su futuro financiero, lo que es crucial para el crecimiento y la expansión, pues permite planificar inversiones, contrataciones y otras decisiones estratégicas.

Garantizar la conformidad con las leyes

Por último, es vital garantizar la conformidad con las leyes y regulaciones financieras, que incluye la presentación de informes precisos, el pago de impuestos y la adhesión a las normas de contabilidad.

¿Cómo implementar un control financiero?

Mantener un control financiero efectivo es clave para el éxito de un negocio, para ayudarte con esta tarea, te compartimos el paso a paso para lograrlo.

Antes de presentarte la guía, es importante que sepas que hay una solución que facilita todo el proceso a desarrollar: las tarjetas empresariales.

Este tipo de tarjetas corporativas juegan un papel crucial en la manera en que se implementa un control financiero, ya que permiten rastrear y controlar los gastos de forma efectiva.

Con esta herramienta, el paso a paso es más sencillo.

a) Análisis de la situación inicial 

Debes conocer el estado actual de las finanzas, lo que incluye ingresos y gastos. Una forma de realizar el proceso es mediante un control presupuestal, que permite tomar decisiones informadas sobre dónde y cómo gastar el dinero. 

b) Elaboración de pronósticos

El siguiente paso es hacer pronósticos financieros, que te ayudarán a prepararte para el futuro y a tomar decisiones estratégicas sobre la dirección de tu negocio.

Cuando hablamos de este tipo de pronósticos, nos referimos a la proyección que se realiza de todos los ingresos y gastos futuros de una organización.

c) Detección de las desviaciones de estados financieros

Posteriormente, debes dar seguimiento a tus finanzas e identificar cualquier desviación respecto a tus pronósticos.

Aquí, el balance general juega un papel crucial, ya que proporciona una visión completa de la situación financiera, incluyendo activos, pasivos y capital.

d) Corrección de desviaciones

Si detectas alguna desviación en tus estados financieros, debes tomar medidas para corregirla.

Esto podría implicar un ajuste de gastos, aumento de ingresos o ambos.

e) Mejorar la gestión administrativa

Más allá de la planificación presupuestaria, una forma efectiva de mejorar la gestión administrativa es a través del seguimiento y control de los gastos financieros.

Esta tarea se puede cumplir si se implementan sistemas y procesos que permitan a las empresas seguir y controlar el dinero de manera eficiente.

Estrategias para un control financiero efectivo

Para mejorar el control financiero hay una serie de estrategias que puedes utilizar; una de ellas son las herramientas para eficientar el control de gastos; por ejemplo, las tarjetas empresariales.

Estas te permiten establecer límites de gasto, rastrear las transacciones y obtener informes detallados de los gastos.

Sin embargo, no basta con tener una opción para efectuar los pagos correspondientes, es necesario trabajar con otros procesos para ir mejorando este proceso.

Establecer políticas

Primero, es crucial establecer políticas y procedimientos claros para los gastos, lo que significa definir cuáles son necesarios y cuáles no.

Esto permite a una empresa prevenir gastos excesivos y asegurar que todos en el negocio comprendan y sigan las mismas reglas. 

Automatización

Las herramientas de software pueden ayudarte a rastrear los gastos, generar informes detallados y alertarte sobre cualquier actividad sospechosa, reduciendo el tiempo y el esfuerzo necesarios para dar el correcto seguimiento.

Tarjetas empresariales para optimizar las finanzas

Ya hemos mencionado la utilidad de las tarjetas empresariales para el control financiero, sin embargo, llegados a este punto surge la pregunta de cómo elegir la mejor para tu negocio.

No te preocupes, vamos a orientarte en este camino para que tomes una buena decisión. Para ello, el primer paso es considerar las necesidades específicas de tu empresa.

Luego, investigar las diferentes tarjetas empresariales disponibles en el mercado, y realizar una comparación de sus características, beneficios y costos. Algunas, como la tarjeta empresarial de Edenred, ofrecen la posibilidad de establecer límites de gasto para los empleados.

Asimismo, Empresarial Edenred tiene otras ventajas que la distinguen como la mejor opción para optimizar los recursos de una organización, pues brinda un control riguroso de los movimientos financieros, aumenta la satisfacción de los empleados al proporcionar autonomía y responsabilidad y los gastos son deducibles de impuestos.

Además, tienes acceso a una amplia red de comercios afiliados a Mastercard, lo que ofrece una mayor libertad y seguridad en cada una de las compras.

Por lo tanto, cuando se trata de elegir la tarjeta empresarial adecuada para optimizar el control financiero de tu empresa, Empresarial Edenred es la opción ideal. 

Conclusión

El control financiero es un pilar para el éxito de cualquier organización, y conocer todo lo que involucra es el primer paso para comenzar a marcar una diferencia en la salud de tus finanzas.

Sin embargo, hay que recordar que cada empresa es única, y es por eso que en Edenred nos comprometemos a trabajar contigo para encontrar las soluciones que mejor se adapten a tus necesidades.

Nuestro objetivo es ayudarte a crecer y prosperar, optimizando tus recursos y facilitando tu gestión financiera.

Si estás interesado en saber más sobre cómo Empresarial Edenred puede ayudar a tu negocio a alcanzar sus metas financieras, no dudes en contactarnos.

¡Estamos deseando ser parte de tu camino hacia el éxito!