¿Cómo mejorar el control empresarial con una tarjeta corporativa?

Una de las principales preocupaciones de una empresa es llevar un control preciso sobre las finanzas dentro del área de trabajo y los pagos que realizan los colaboradores, por ello, una tarjeta corporativa es la mejor solución para este problema.

Si quieres conocer qué son las tarjetas corporativas, cómo ayudan a mejorar el control empresarial, sus beneficios y los tipos que existen, en este artículo abordaremos de forma clara cada uno de estos puntos.

¿Qué es una tarjeta corporativa?

Una tarjeta corporativa funciona como cualquier otra tarjeta de crédito o de débito, con la diferencia de que se emplea para gastos relacionados con las operaciones financieras de una empresa.

Otro rasgo importante de este tipo de tarjetas es que son emitidas con el nombre de un negocio, y no de una persona.

Dejando de lado esto, la manera de uso es idéntica al de otro tipo de tarjetas, con la única limitación de que se utilizan para comprar bienes o servicios que son esenciales para el correcto funcionamiento de cualquier tipo de empresa.

Asimismo, las tarjetas corporativas permiten un control más preciso de cada uno de los gastos que llevan a cabo los colaboradores de un negocio, lo que es una piedra fundamental para el cuidado particular de las finanzas de cualquier organización.

Es por ello que este método de pago es importante para llevar finanzas saludables, ya que además, en muchas ocasiones se cuenta con beneficios y ventajas sobre las otras tarjetas por los diferentes convenios que algunas empresas manejan para el uso de las tarjetas corporativas. 

¿Cómo funcionan las tarjetas corporativas?

Además de lo anterior, las tarjetas corporativas cuentan con algunos beneficios adicionales que están orientados a cubrir las necesidades de cualquier empresa.

Un punto importante es que este tipo de tarjetas se puede utilizar para cubrir los gastos relacionados con el funcionamiento de un negocio o las actividades laborales, como pueden ser viáticos, pago a proveedores, caja chica, entre otros.

El crédito disponible para las compras dependen de los fondos destinados de una empresa, ya que no funcionan bajo el sistema tradicional de banco, sino que se usa el dinero que dispone el negocio para cubrir con los gastos requeridos.

Este sistema es como uno de prepago, puesto que requiere del dinero autorizado por la propia organización.

Asimismo, algunas empresas como Edenred cuentan con la opción de poder retirar efectivo haciendo uso de la tarjeta corporativa, por lo que el uso se expande en beneficio para las necesidades de un negocio.

¿Qué tipos de tarjetas corporativas existen?

Todas las tarjetas corporativas están diseñadas para cubrir los gastos de una empresa, pero existen diferentes tipos, según su objetivo principal.

A continuación, te explicamos los tipos de tarjetas corporativas que existen:

1. Débito

Este tipo de tarjetas utiliza el fondo disponible de una empresa para cubrir todos los pagos efectuados por los colaboradores, por lo que su uso se encuentra determinado por el dinero con el que cuenta el propio negocio para dichos gastos. 

2. Crédito

Un segundo tipo de tarjetas corporativas son las que asemejan el funcionamiento de las de crédito, y trabajan bajo un límite impuesto por el propio negocio y la cantidad que haya adelantado para cubrir los gastos.

A diferencia del primer tipo, las tarjetas corporativas de crédito suelen manejar una tasa de interés y pueden incluir programas de recompensas para incentivar el uso de las mismas. 

3. Proveedores

Un tercer tipo de tarjetas corporativas son las diseñadas para uso exclusivo de pagos a proveedores, por lo que suelen tener convenidos y ventajas para cubrir este tipo de gastos.

4. Servicio

En este tipo, la empresa tiene la posibilidad de contar con una línea temporal de financiamiento, con lo que es posible efectuar distintos tipos de pagos durante el tiempo estipulado, y al final se debe cubrir el total de los recursos que se gastaron. 

5. Prepago

Finalmente, el método de prepago tiene un funcionamiento sencillo: se dispone del dinero destinado por la empresa para cubrir con los gastos de trabajo, y una vez que se ha consumido este crédito, ya no se puede usar hasta que se haga la recarga.

Sin importar el tipo de tarjeta corporativa que se utilice, este servicio que se brinda a negocios permite tener un control más preciso de los movimientos financieros, por lo que su uso es recomendable para reducir al máximo cualquier tipo de fraude o de mal uso de los activos de un negocio.

Beneficios de usar tarjetas corporativas

Las tarjetas corporativas ofrecen ventajas y beneficios tanto para los colaboradores como para las empresas.

Comenzar a implementar este tipo de servicio es el inicio de un modo distinto de gestión del dinero que se maneja dentro de un negocio. Mira todas las ventajas.

1. Mejora el control de gastos

Uno de los beneficios más importantes de las tarjetas corporativas es que permiten tener un mejor control sobre los movimientos financieros que se llevan a cabo por los empleadores. 

Lo anterior permite, a través de aplicaciones, llevar un registro de cada gasto que se gesta, ya sea a través de compras físicas o en línea.

Sin importar la forma en que se realicen los pagos, existe una bitácora de los movimientos para que no exista ningún problema al momento de revisar la información.

Asimismo, empresas como Edenred permiten ahorrar tiempo y recursos con este control de movimientos para que la factura sea fácilmente declarada al Servicio de Administración Tributaria (SAT). 

2. Claridad con respecto a gastos

Además de llevar un mejor esquema de control, el uso de las tarjetas corporativas permite conocer con exactitud los gastos que se realizan dentro de la empresa, con la finalidad de tener claridad con respecto a los movimientos personales, de negocio u operativos dentro de una empresa.

Al ser detallados, los estados de cuenta pueden ser revisados minuciosamente para detectar el tipo de gasto que se está produciendo, y así dirigir mejor los activos dentro de un negocio para optimizar las finanzas del mismo. 

3. Reembolsos más sencillos

Otra ventaja de las tarjetas corporativas es que permiten a los colaboradores y a los dueños de empresa llevar a cabo reembolsos de manera mucho más sencilla. 

Debido a la naturaleza de las propias tarjetas, los empleados ya no tienen que recurrir a procesos largos para efectuar la reposición de dinero.

Basta con que los responsables del área administrativa organicen bien las cuentas, que están siendo controladas desde la aplicación, y puedan reorganizar cualquier tipo de reembolso para los trabajadores. A

Además, al estar centralizados todos los reportes, es mucho más sencillo.

4. Gestión centralizada

Como referimos en el último párrafo, las tarjetas corporativas permiten a los empleadores tener una visión global de todos los movimientos financieros que se gestan dentro de un negocio.

Entre los beneficios que aporta la gestión centralizada, se encuentran los siguientes:

• El gerente financiero tendrá claridad con respecto a todos los pagos y movimientos de activos
• La gestión se vuelve más fluida y eficiente, lo que ahorra tiempo y dinero
• Seguimiento más sencillo de los movimientos financieros y de los gastos
• Uso de aplicaciones para revisión detallada de todos los pagos

5. Mayor detalle de gastos

Parece algo obvio, pero por las aplicaciones que ofrecen, las tarjetas corporativas permiten tener mayor control y conocimiento de cada uno de los gastos efectuados, así como información detallada de qué está ocurriendo con los activos de la empresa.

Esto permite que exista mayor facilidad para temas de contabilidad dentro de un negocio, ya que este tipo de tarjetas cuentan con informes de gastos, para revisar y emitir de forma sencilla las facturas que sean requeridas por el SAT.

6. Trámites mucho más rápidos

Las tarjetas corporativas ofrecen otro beneficio, y es que la forma de obtención es mucho más sencilla que la personal, ya que solo basta que la entidad financiera que emita las tarjetas se encuentre registrada ante la Secretaría de Hacienda, lo que permite movimientos más sencillos para brindar esta ventaja a los empleados.

Lo anterior tiene como consecuencia que los colaboradores que reciben esta tarjeta cuentan con el aval de la empresa, por lo que no será necesario contar con historial crediticio o comprobación de ingresos.

7. Cobertura a nivel internacional

Finalmente, las tarjetas corporativas cuentan con distintas opciones de cobertura para que su uso no esté limitado por geografía, ya que existe la posibilidad de usarla sin importar el país en el que se encuentren los empleados.

De esta forma, se pueden adquirir todo tipo de productos, servicios o realizar pagos desde cualquier sitio del mundo en donde se cuente con cobertura, lo que facilita enormemente la compra a proveedores de otros lugares del globo. 

¿Qué usos pueden tener las tarjetas corporativas?

Las tarjetas corporativas sirven para cubrir los gastos necesarios de cualquier tipo de negocio, por lo que el uso más favorable y eficiente es pagar con estas todos los productos o artículos contemplados en su oferta.

Entre los gastos que cubren las tarjetas corporativas tenemos los siguientes.

1. Artículos de oficina

Uno de los usos más frecuentes de las tarjetas corporativas es comprar artículos para oficina, o productos que se usen dentro de una empresa, como puede ser café, oficina, productos de limpieza, así como bolígrafos, hojas en blanco o dispositivos electrónicos como impresoras.

2. Viajes

Otro uso común es el financiamiento de viajes, así como las compras de boletos de avión, autobús o todo tipo de transporte. Además de la renta de automóviles o el pago de hoteles. 

3. Transportes

Estas tarjetas también se pueden usar para pagar los servicios de movilización de las principales aplicaciones que ofrecen este tipo de beneficios, como Uber, DiDi o Cabify, para  que nunca existan problemas para transportarse de lugar. 

4. Comidas, eventos y viáticos

También sirven para cubrir gastos de comida que tienen algunos negocios, así como la estancia en eventos o simplemente el pago de viáticos para los colaboradores que deben salir de viaje para cumplir con sus tareas laborales.

5. Servicios o productos

Finalmente, el uso de las tarjetas corporativas más frecuente es para pagar los servicios o materia prima para el correcto funcionamiento de los negocios, así como el dinero a proveedores para que siempre exista movimiento dentro de las actividades de un negocio.

Recomendaciones para uso de tarjetas corporativas

Es importante usar de forma adecuada las tarjetas corporativas. Como ocurre con cualquier método de pago, existen consejos para hacerlo.

Te dejo un par: 

• Las tarjetas corporativas no son cuentas ilimitadas de activos financieros, tienen un tope que debe respetarse 
• Seguir las indicaciones de uso de la empresa con respecto a los límites de compra 
• Conocer todos los pagos que se pueden hacer o en dónde se puede utilizar
• Cuidar los pagos en línea y asegurarse de hacerlos en sitios de confianza

Ventajas de las tarjetas corporativas

Además de los beneficios que aportan para los empleados, las tarjetas corporativas brindan ventajas importantes a las empresas. Entre las principales se encuentran las siguientes.

1. Automatización

Las tarjetas corporativas permiten que cada uno de los gastos que se llevan a cabo sean capturados de forma automática por las aplicaciones vinculadas a esas cuentas, lo que permite facilidad al momento de revisar a detalle cada uno de los estados financieros. 

2. Optimización

Gracias a las aplicaciones con las que cuentan las tarjetas corporativas, así como el uso de plataformas, todo movimiento financiero o revisión de los estados de cuenta es eficaz y óptimo, lo ayuda a tener finanzas saludables y que no existan problemas de tiempo en llevarse a cabo todo tipo de pagos.

3. Cumplimiento

Otra de las ventajas que tienen las tarjetas corporativas es que mejoran de forma importante el cumplimiento de los pagos mediante distintos puntos de control de políticas automatizadas, además de permitir la concordancia de facturas y mejoran el flujo de trabajo que se gesta dentro de un negocio.

4. Integración

Estas tarjetas cuentan con aplicaciones y plataformas a través de las distintas empresas que ofrecen este tipo de servicio, por lo que existen soluciones digitales para llevar a cabo un control más sencillo de las operaciones financieras efectuadas.

5. Convenios

Finalmente, otra de las ventajas importantes es que existen empresas o comercios a nivel internacional que tienen convenios para este tipo de pagos, lo que tiene por objetivo motivar la adquisición de estos artículos en particular. 

¿Cómo implementar las tarjetas corporativas en una empresa?

Comenzar con un programa de tarjetas corporativas dentro de una empresa puede resultar una tarea complicada; sin embargo, siguiendo una serie de recomendaciones se puede conseguir de forma sencilla.

a) Identifica las necesidades

El primer punto para comenzar con la implementación de las tarjetas corporativas es conocer bien las necesidades de un negocio. Este paso es primordial para comenzar a buscar a la empresa que mejor se adapte a lo que requiere el corporativo. 

b) Seleccionar un proveedor

Una vez que se tengan en cuenta las necesidades, es importante comenzar a investigar las distintas soluciones que ofrecen terceros, así como comparar tarifas, tasas de interés, opciones de compra, servicios al cliente, entre otros.

c) Establecer políticas y procedimientos

Una vez que se tiene un proveedor de este servicio, es importante iniciar con la planeación de políticas y de procedimientos para el uso adecuado de las tarjetas corporativas. 

Dentro de esta normativa se deben incluir límites de gastos, la responsabilidad de los usuarios, qué hacer si ocurre un robo u otro tipo de información importante.

d) Capacitación

Otro consejo a tomar en cuenta es considerar una capacitación a todos los usuarios sobre el uso adecuado de las tarjetas corporativas, de manera correcta y segura, además de brindar las políticas y los procedimientos de la empresa.

e) Monitoreo

Es importante que exista de forma frecuente un monitoreo y revisión del uso de las tarjetas corporativas para detectar y prevenir cualquier tipo de fraude.

Además, se debe tener en cuenta que el proceso de implementación puede variar dependiendo del tamaño y la estructura de la empresa, así como de la complejidad de las necesidades de la empresa. 

Es recomendable contar con un equipo especializado en finanzas y administración para llevar a cabo este proceso con éxito.

Empresarial Edenred

Empresarial Edenred es la opción ideal para todo tipo de negocio que desee brindar tarjetas corporativas a sus empleados, ya que cuenta con la seguridad y la cobertura completa para que haya problemas al momento de efectuar pagos que tengan que ver con una empresa. 

Asimismo, Empresarial Edenred permite controlar mejor las finanzas de cualquier negocio, ya que cuenta con aplicación y plataforma para llevar un registro de cada una de las operaciones, de tal forma que estarás siempre al tanto de cada gasto que se vaya gestando.

¿Cómo ayuda Empresarial Edenred a controlar gastos?

Con las tarjetas corporativas, Edenred otorga la seguridad del mejor manejo de activos dentro de una empresa, para efectuar pagos con la confianza de que todo será claro al momento de revisar las cuentas. 

Empresarial Edenred permite el mejor control al momento de realizar estos pagos.

• Caja chica: controla y comprueba los gastos menores lo que disminuye el uso de efectivo en el negocio.
• Viáticos: validación de forma automática de las facturas ante el SAT para que el consumo de viáticos sea sencillo.
• Pago de servicios: pago seguro y confiable para domiciliar servicios de agua, luz, internet o teléfono
• Pago a proveedores: realiza de forma sencilla pago de licencias, softwares, eventos y otros tipos incluso en tiendas en línea
• Gastos de presentación: paga en restaurantes, estacionamientos, y todo lo necesario en citas con clientes o proveedores

Asimismo, Empresarial Edenred permite el retiro de efectivo, si el negocio cuenta con esta característica, en cajeros de entidades bancarias, por lo que no se encuentra limitado al uso del plástico. 

Ten un mejor control empresarial con tarjetas corporativas

Para tener un mejor control empresarial es una excelente el uso de tarjetas corporativas, y con Empresarial Edenred todos los problemas serán solucionados, ya que además ofrece un centro de atención al cliente que funciona todo el día los 365 días del año, para que no exista momento del día en que se no se puedan resolver las dudas.

Con Edenred cambia eficientemente el manejo de los activos financieros de cualquier negocio, con la seguridad de que cada transacción estará protegida y registrada para la deducibilidad requerida ante el SAT.