Control de gastos: qué es y cómo implementarlo en tu empresa

El control de gastos es una actividad esencial en cualquier empresa que busque maximizar sus beneficios y minimizar sus riesgos financieros. Muchas de ellas luchan por mantener sus finanzas bajo control debido a una falta de planificación y seguimiento adecuados.

Sin embargo, con la implementación de políticas y procedimientos de control de gastos, pueden reducir significativamente los costos innecesarios y mejorar su eficiencia.

En este artículo, abordaremos el tema del control de gastos, su importancia y cómo implementarlo en tu empresa. Además, te daremos la mejor herramienta para la gestión de estos.

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¿Qué es el control de gastos?

El control de gastos fijos es una estrategia que permite a una empresa monitorear y limitar los recursos que se hacen en la organización. Este proceso se realiza con el objetivo de optimizar los costos, aumentar la eficiencia y reducir el riesgo financiero.

Este se lleva a cabo mediante la implementación de políticas y procedimientos que limitan el gasto de dinero en la empresa y se puede hacer de muchas maneras, incluyendo establecer límites de gastos, revisar las facturas, asignar presupuestos a departamentos específicos y dar seguimiento de los gastos.

Tipos de gastos de empresa

Antes de hablar sobre cómo controlar los gastos en tu empresa, es importante que sepas que existen diferentes tipos de gastos que se pueden presentar. A continuación, te explicamos los más comunes: 

1. Gastos operativos

Son aquellos gastos necesarios para el funcionamiento diario de la empresa. Por ejemplo, de alquiler, suministros de oficina, facturas de servicios públicos, nómina, etc.

2. Gastos de capital

Son los gastos a largo plazo que una empresa realiza para adquirir bienes de capital, como maquinarias, vehículos, equipos y tecnología. Estos generalmente no se realizan con frecuencia y tienen un impacto significativo en la empresa.

4. Gastos de investigación y desarrollo

Estos gastos son los necesarios para la investigación y el desarrollo de nuevos productos o servicios en la empresa. Pueden incluir el progreso de prototipos, la contratación de personal especializado, la adquisición de tecnología, entre otros.

5. Gastos financieros

Están relacionados con la financiación de la empresa, como intereses de préstamos bancarios, comisiones bancarias, etc.

6. Gastos de marketing

Los gastos de marketing son necesarios para promocionar la empresa, sus productos o servicios. Estos pueden incluir publicidad en medios impresos o digitales, promociones, eventos, entre otros.

7. Gastos de viaje y entretenimiento

Son aquellos relacionados con los viajes de negocios y las actividades de entretenimiento que tienen que ver con la empresa, como cenas de negocios o asistencia a conferencias.

Es importante que sepas identificar los diferentes tipos de gastos en tu empresa para poder implementar políticas y procedimientos de control de gastos eficaces.

Importancia del control de gastos

Ahora que hemos repasado los diferentes tipos de gastos de una empresa, vamos a hablar sobre por qué es crucial implementar un control de gastos efectivo.

Este es esencial para el éxito financiero a largo plazo de tu empresa. Al establecer políticas y procedimientos adecuados, puedes controlar y reducir los gastos innecesarios, lo que a su vez puede aumentar la rentabilidad y mejorar la eficiencia operativa.

Además, el control de gastos ayuda a evitar que tu empresa se endeude excesivamente, ya que permite llevar un seguimiento detallado de los recursos y asegurarse de que no gaste más de lo que puede permitirse.

También evita sorpresas desagradables en el presupuesto, como gastos imprevistos que pueden poner en riesgo la estabilidad financiera de tu organización.

Otro beneficio importante del control de gastos es que puede ayudarte a identificar oportunidades para aumentar la eficiencia en el uso de los recursos de tu empresa.

Por ejemplo, al examinar y eliminar gastos innecesarios, estos se usan para invertir en áreas que realmente necesitan mejorar.

Asimismo, el seguimiento detallado de los gastos ayuda a identificar áreas donde estés gastando demasiado y encontrar maneras de reducir los costos, por ejemplo, cambiando a proveedores más económicos o reevaluando los contratos mes a mes con los proveedores actuales.

Cómo implementar el control de gastos en tu empresa

Implementar el control de gastos en tu empresa es un proceso que requiere tiempo y esfuerzo. Aquí te dejamos cinco pasos que puedes seguir para empezar a hacerlo:

1. Evalúa los gastos actuales de tu empresa

Antes de establecer cualquier cambio, debes saber cuáles son los gastos actuales de tu empresa. Revisa todas las facturas y recibos y determina cuánto dinero se está gastando en cada área.

2. Establece un presupuesto

Una vez que sepas cuánto dinero se gasta actualmente, establece un presupuesto para cada área. Define los límites de gastos y asegúrate de que sean realistas y alcanzables.

3. Comunica el plan a los empleados

Es importante que todos los empleados sepan cuál es el plan de control de gastos de tu empresa. Comunica los cambios que se van a realizar y explica por qué son necesarios.

4. Monitorea los gastos

Debes monitorear los gastos regularmente para asegurarte de que se estén cumpliendo los límites de ellos. Revisa las facturas y recibos y garantiza que todo se esté registrando correctamente.

5. Realiza ajustes si es necesario

Si encuentras que se están gastando demasiados recursos en un área en particular, realiza ajustes en el presupuesto para esa área. Revisa el plan de control de gastos regularmente para cerciorarte de que siga siendo efectivo.

Cómo la Tarjeta Empresarial Edenred puede ayudar a controlar los gastos en tu empresa

Una de las herramientas más eficaces para el control de gastos en una empresa es nuestra Tarjeta Empresarial Edenred.

Esta tarjeta es una solución de pago para empresas que permite controlar y monitorear los gastos en tiempo real, lo que facilita la gestión y el seguimiento de los costos empresariales.

Con ella, puedes establecer límites de gastos para tus empleados y supervisar en tiempo real los realizados con la tarjeta. Esto ayuda a prevenir el gasto excesivo y los fraudes, ya que solo pueden usar la tarjeta para los autorizados y dentro de los límites establecidos.

Además, también simplifica la administración de recursos de tu empresa, puesto que elimina la necesidad de presentar recibos y facturas en papel.

Todos los gastos realizados con la tarjeta se registran automáticamente en un sistema en línea, lo que facilita la conciliación de cuentas y la gestión de informes de ellos.

Otra ventaja de la Tarjeta Empresarial Edenred es que permite la personalización de los límites de gastos para cada empleado, lo que te ayuda a controlar de manera más efectiva los de cada departamento o individuo.

La tarjeta es aceptada en miles de comercios en todo el mundo, lo que hace que sea fácil para tus colaboradores realizar compras y viajes de negocios.

Conclusión

El control de gastos es fundamental si quieres lograr el éxito financiero en tu empresa.

La Tarjeta Empresarial Edenred es una solución efectiva que te permite establecer límites de recursos para cada colaborador, monitorear los movimientos en tiempo real y simplificar la administración.

Además, la personalización de los límites de gastos para cada empleado hace que sea más fácil para ti controlar los de cada departamento o individuo.

Si estás interesado en implementar una solución de control de gastos en tu empresa, la Tarjeta Empresarial Edenred será tu gran aliada. No solo es fácil de usar y personalizable, sino que también es aceptada en miles de comercios en todo el mundo.

En Edenred, estamos comprometidos con brindar soluciones efectivas para la gestión de gastos empresariales. No dudes en acercarte a nosotros para conocer más sobre cómo la Tarjeta Empresarial Edenred puede ayudar a controlar los costos en tu empresa. ¡Contáctanos hoy mismo!