¿Cómo gestionar un control de gastos de combustible?
Establecer una política de kilometraje es una medida útil en la administración de flotillas para gestionar mejor el presupuesto destinado a la compra de combustible.
¿Qué incluye una política de kilometraje y combustible?
En una política para flotillas primero debes considerar que alrededor del 60 por ciento del presupuesto se destinará a la compra de combustible. Partiendo de este estimado puedes comenzar a calcular los demás gastos que implica la gestión de flotillas y desplazamientos de las unidades, como son:
- El deterioro de las partes de las unidades.
- Fallas en los vehículos.
- Desgaste de las llantas.
- Consumo y cambio del aceite y otros líquidos.
- Servicios de mantenimiento.
- Verificaciones anticontaminantes.
- Pago de derechos de circulación.
- Seguros.
Tomando en cuenta estos factores, puedes comenzar a planear una política de kilometraje y combustible. Aunque puede variar dependiendo del tamaño de operaciones de cada empresa, toda buena política debe seguir las siguientes 5 acciones:
- Definir en qué consiste la política de kilometraje y qué gastos se van a controlar.
- Asignar un monto de gasto de transporte a cada empleado de acuerdo a sus funciones.
- Otorgar a cada empleado un medio de pago de combustible para que gestionar mejor los presupuestos.
- Reunir, comprobar y archivarlos debidamente.
- Elaborar reportes detallados sobre los movimientos y el consumo que después se puedan analizar.
Herramientas que ayudan a establecer una política de kilometraje
El control de la flota se facilita con la implementación de herramientas tecnológicas que ayudan al Ahorro de combustible, a dar seguimiento de cómo se usa cada vehículo, por dónde circula, cuándo le toca un servicio de mantenimiento y cuánto combustible está consumiendo.
Una solución que puede ayudar en más de uno de estos aspectos es Ticket Car® de Edenred. Entre las ventajas de esta tarjeta de vales de gasolina destacan:
- Registro de las compras de gasolina y kilometraje recorrido.
- Verifica que tus vehículos están presentes en la estación de servicio al momento de cargar el combustible.
- Facilita la asignación de presupuestos y aprobación de saldos adicionales cuando sea necesario.
- Valida el rendimiento del combustible por unidad.
- Agiliza el trámite de comprobación y deducibilidad fiscal.
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Los controles que decidas implementar dependerán del tamaño de operación de tu flotilla, pero lo que no puedes pasar por alto es que, se trate de una sola unidad, debes asegurarte que el presupuesto para gasolina esté bien administrado, ya que llevar un control de combustible y kilometraje se traduce en menores costos de operación y mayor rentabilidad.
Comienza a aumentar la rentabilidad de tu empresa controlando los gastos de transporte y tramitando la deducibilidad aplicable. Este tipo de procesos ahora son mucho más fáciles con monederos como Ticket Car® y sus avanzados sistemas de gestión de flotillas.
