Reporte de caja chica: cómo realizarlo sin complicaciones

El manejo de la caja chica es clave para la operatividad de cualquier empresa y, por ello, es importante llevar un control de ella con un proceso bien definido.

Para esto, se necesita realizar un reporte de caja chica que permita llevar un registro preciso de los gastos menores, que tenga total transparencia y que cumpla con las políticas contables. 

En este artículo, te explicamos cómo puedes elaborar un reporte de caja chica sin que se vuelva tedioso y las mejores prácticas para optimizar su gestión. 

¿Qué es la caja chica?

La caja chica es una cantidad de dinero que usan las organizaciones para gastos imprevistos o de emergencia que no forman parte del presupuesto empresarial. Estos normalmente son de cantidades pequeñas. 

Algunos de los gastos que pueden cubrirse con la caja chica son: almuerzos, compras en negocios pequeños, materiales de oficina, etc. 

Para tener un buen control de ella, los empleados deben tener sus recibos de pago y no se debe usar este dinero sin antes justificar el porqué.

Cómo se usa la caja chica 

Un ejemplo común del uso de la caja chica es en una oficina donde se necesitan materiales extras de emergencia. Supongamos que el asistente administrativo se da cuenta de que se acabaron las hojas para impresión y algunas plumas esenciales para las labores diarias. 

Estos son los pasos a seguir para hacer uso de la caja chica en una situación como esta:

1. Solicitud de fondos: el asistente informa al encargado de la caja chica que es necesario hacer la compra de estos materiales.
   
   
2. Entrega del dinero: el encargado entrega una cantidad específica de dinero para la compra y anota la salida en el registro.
   
   
3. Compra y comprobante: el asistente compra los materiales en una papelería y solicita la factura o el ticket de compra.
   
   
4. Registro del gasto: al regresar, entrega el comprobante y, si sobra dinero, lo devuelve en la caja chica. El encargado anota la transacción en el reporte de caja chica con detalles como la fecha, el monto y el concepto del gasto.
   
   

¿Qué se puede pagar con la caja chica?

Aunque cada empresa decide en qué usa la caja chica, estos son algunos de sus usos más comunes:

Viajes

Cuando se hacen viajes de negocio, los empleados pueden usar la caja chica para pagar sus alimentos u otros gastos que surjan. Siempre deben presentar sus comprobantes. 

Esto se vuelve más sencillo con soluciones como Empresarial Edenred que te permite registrar todos estos gastos dentro la plataforma web.

Materiales

Como mencionamos en el ejemplo anterior, a veces surgen compras de materiales imprevistas que tienen que cubrirse de inmediato para que se pueda continuar con las labores. 

Botiquín 

En las políticas de prevención de riesgos laborales, es necesario contar con un botiquín con el material necesario para atender emergencias en caso de que se presenten. 

Reparaciones

La caja chica también puede utilizarse para hacer reparaciones de instalaciones o de maquinaria cuando surja alguna falla y sean cruciales para el funcionamiento de la organización.

Gastos de representación

Muchas veces cuando se tienen reuniones largas en la oficina con un grupo de personas, se suelen dar aperitivos y café. Estos gastos también pueden cubrirse con la caja chica, pues son pequeños pero necesarios para el bienestar de los colaboradores.

Cómo hacer el reporte de caja chica

Veamos cómo debes hacer el reporte de la caja chica sin complicaciones para tener un control riguroso de esta y facilitar la rendición de cuentas.

Registra cada gasto

Es esencial que cada vez que se haga uso de la caja chica se anoten inmediatamente los gastos y que se registren con datos como: fecha de la transacción, monto gastado concepto o motivo del gasto, nombre de la persona que está recibiendo el dinero y la factura.

Este proceso se simplifica utilizando herramientas como las tarjetas empresariales. Con la de Edenred puedes monitorear los gastos en tiempo real en su plataforma web, así como validar las facturas ante el SAT de manera automática.

Por otro lado, el tener que aprobar que se usen los gastos de la caja chica es más rápido, ya que esto se puede hacer desde la aplicación y aceptar el saldo de manera inmediata.

Adjunta los comprobantes

Absolutamente todos los gastos deben contar con su factura para poder comprobarlos dentro del reporte de caja chica y evitar errores. 

De nuevo, con la solución de Edenred esto se vuelve más ágil, ya que puedes realizar reportes de los gastos en cuestión de minutos y analizarlos para optimizar recursos.  

Haz un arqueo de la caja chica

Es recomendable que antes de cerrar el reporte de caja chica se compare el saldo disponible con el registro de los gastos y, en caso de que existan diferencias, revisarlos y corregirlos antes de entregarlo. 

Cierra y firma el reporte de caja chica

Ya que hayas terminado de corroborar que todos los datos están correctos dentro del reporte de la caja chica, puedes cerrarlo. Este debe incluir lo siguiente: saldo inicial, total de gastos registrados, saldo final, firma del responsable de la caja chica y del supervisor o área contable. 

Entrega el reporte al área contable

Por último, el reporte de la caja chica debe ser entregado al área contable en la periodicidad que se haya definido ya sea diaria, semanal o mensual. Esto es necesario para mantener un control financiero y reponer los fondos en caso de que se requieran. 

Realiza tu reporte de caja chica con soluciones digitales como las de Edenred

Mitigar la gestión manual de la caja chica te ayudará a realizar el reporte mucho más rápido, así como reducir el riesgo de errores humanos. Por eso te invitamos a conocer Empresarial Edenred, con la que podrás beneficiarte de su plataforma digital y facilitar la gestión de efectivo a la hora de realizar tus reportes de caja chica.

Esta te permite visualizar los gastos en un solo lugar, asignar saldo desde cualquier lugar y generar reportes detallados. 

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