Comprobación de gastos: cómo llevar un mejor control en tu empresa

Administrar eficazmente la comprobación de gastos en una empresa puede parecer una tarea abrumadora. El constante flujo de facturas, recibos e informes de estos puede crear un ambiente de incertidumbre.

Te puedes encontrar preguntándote: "¿Dónde se está yendo exactamente todo el dinero? ¿Estamos gastando demasiado en ciertas áreas?”.

En este artículo, explicaremos los problemas que pueden surgir cuando no se lleva a cabo una correcta comprobación de gastos. También destacaremos los beneficios que ofrece y te proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo puedes mejorar el control de gastos en tu empresa.

Finalmente, presentaremos herramientas, como las tarjetas empresariales, que pueden facilitar y optimizar este proceso.

Si quieres conocer más sobre esto, no te pierdas de este artículo. 

Problemas asociados con la falta de comprobación de gastos

La omisión de una comprobación de gastos rigurosa puede generar numerosos inconvenientes.

El primero y más evidente es la posibilidad de errores contables, pues sin un sistema robusto de comprobación de gastos, es fácil que estos se deslicen en los informes de estos, provocando un cálculo incorrecto de las ganancias y pérdidas.

Otro problema es el riesgo de fraude, ya que si no se verifican, los empleados pueden sentirse tentados a hacer pasar los gastos personales como costos de la empresa o exagerar los reales. Esto puede llevar a pérdidas significativas a largo plazo.

Por último, la falta de una comprobación de gastos adecuada puede conducir a un gasto excesivo, ya que si no se lleva un seguimiento de cómo y dónde se gasta el dinero, es probable que tu empresa termine pagando más de lo necesario en ciertas áreas, mientras que otras que necesitan financiación pueden quedarse cortas.

Beneficios de una correcta comprobación de gastos

La implementación de una comprobación de gastos eficaz puede brindar una serie de beneficios significativos para tu empresa. Entre ellos están:

Prevención de errores y fraudes

Un riguroso proceso puede minimizar el riesgo de errores contables y fraudes, salvaguardando los recursos financieros de la compañía.

Visión financiera clara

Al llevar un control estricto sobre los gastos, puedes obtener una visión clara del flujo de dinero, lo que permite tomar decisiones más informadas y estratégicas.

Optimización de costos

Identificar dónde se está gastando el dinero permite detectar áreas de gasto excesivo y posibilidades de ahorro, mejorando la eficiencia y la rentabilidad.

Mayor atractivo para inversores y prestamistas

Un control sólido sobre las finanzas de tu empresa puede hacerla más atractiva para los inversores y los prestamistas, demostrando que tu negocio se gestiona de forma eficaz y responsable.

Cumplimiento de regulaciones fiscales

Una correcta comprobación de gastos garantiza que tu organización cumpla con las regulaciones fiscales y evita problemas con las autoridades tributarias.

¿Cómo llevar un mejor control de gastos en tu empresa?

A continuación te contamos las maneras en las que puedes mejorar el control de gastos en tu empresa:

Definición de políticas y procedimientos

La definición de políticas y procedimientos claros garantiza que todo el equipo comprenda y cumpla con las normas de la empresa.

Por ejemplo, una política podría establecer que solo se pueden reclamar comidas en viajes de negocios y no alcohol.

Además, los procedimientos pueden definir que todos los gastos superiores a $100 deben ser aprobados por un gerente. Documentarlas y hacerlas accesibles para todos puede evitar confusiones y facilitar la gestión.

Capacitación y comunicación

Es crucial que los empleados comprendan y sigan las políticas y procedimientos.

Una forma podría ser que tu empresa organice talleres de capacitación para enseñar cómo llenar un informe de gastos correctamente y explicar las categorías de los aceptables. Comunicar regularmente cualquier cambio en las políticas y ofrecer canales abiertos para preguntas también puede prevenir errores.

Auditorías regulares

Las auditorías periódicas aseguran que los procesos de comprobación funcionen correctamente. Una auditoría trimestral podría incluir una revisión aleatoria de los informes de gastos de varios departamentos para asegurarse de que se estén siguiendo las políticas.

Si se detecta una categoría donde los gastos sean consistentemente más altos de lo esperado, como los de viaje, esto podría llevar a una investigación más profunda.

Las auditorías no solo detectan problemas, sino que también pueden ofrecer insights para mejorar los procedimientos y las políticas de la empresa.

Herramientas para el control y comprobación de gastos 

Finalmente, te daremos algunas herramientas esenciales para control y comprobación de gastos. 

1. Tarjetas Empresariales 

La Tarjeta Empresarial Edenred es esencial para las empresas que buscan manejar los gastos de manera eficiente. Estas son algunas de sus características clave:

• Gasto monitorizado: permite visualizar los gastos, ofreciendo una vista detallada de dónde y cómo se emplea el dinero.
• Políticas de gasto integradas: puedes configurar límites y reglas para asegurar que los empleados cumplan con las políticas de gastos de la compañía.
• Informes simplificados: facilita la generación de informes detallados, haciendo más fácil la comprobación y el análisis de gastos.
• Control de fraude: mediante el uso de tecnología de seguridad avanzada, ayuda a prevenir el uso indebido de fondos empresariales.

2.  Herramientas de análisis y reporting

Utilizar software especializado en análisis puede proporcionar insights profundos sobre los gastos de la empresa, identificando áreas de ahorro y eficiencia. Estas herramientas pueden:

• Crear informes visuales: gráficos y tableros que facilitan la identificación de tendencias y patrones.
• Análisis predictivo: utilizan algoritmos para prever futuros gastos y ayudar en la planificación presupuestaria.
• Automatización de reportes: generan reportes de manera automática en periodos determinados, ahorrando tiempo y esfuerzo manual.

3. Herramientas de auditoría interna

Para mantener la integridad en los procesos de comprobación de gastos, la auditoría interna juega un papel crucial. Esto puede incluir:

• Revisión regular: uso de software de auditoría para revisar gastos de manera regular.
• Cumplimiento normativo: asegura que todos los gastos cumplan con las leyes y regulaciones aplicables.
• Identificación de riesgos: evalúa y mitiga los riesgos asociados con el fraude o el incumplimiento de políticas.

Conclusión

En el mundo actual, donde el control de los recursos y la transparencia son vitales, no se puede dejar al azar la comprobación de gastos.

La Tarjeta Empresarial Edenred, con sus características especializadas, emerge como una solución que puede adaptarse a las necesidades de tu empresa, brindando un control detallado y una visión clara de tus gastos.

No es solo un recurso, sino una inversión en la eficiencia, la responsabilidad y la visión estratégica de tu negocio.

La elección de las herramientas adecuadas puede marcar la diferencia en el éxito y crecimiento de tu organización, ¡y Edenred puede ser ese compañero hacia la excelencia financiera!