¿Qué tipos de gastos puedo cubrir con una tarjeta empresarial?

Las tarjetas empresariales son excelentes herramientas para llevar el control de los gastos de las organizaciones. Lo mejor es que se pueden cubrir diferentes áreas, pudiendo administrar y gestionar todo a partir de plataformas integrales.

Si estás pensando en obtener este servicio, te explicamos los tipos de gastos que se pueden pagar con ellas, para que conozcas cómo te puede ayudar a mejorar las finanzas y alcanzar los objetivos de manera más efectiva.

Además, te explicamos brevemente las ventajas de usar esta herramienta por encima del efectivo. 

1. Gastos operativos 

Los gastos como papelería, material de oficina, limpieza, etc., son aquellos que permiten que funcione la empresa diariamente.

Al cubrirlos con la tarjeta, se tiene un registro detallado y en orden de las compras, facilitando la conciliación a final de mes.  

Además, permite separar los gastos personales de los organizacionales, evitando confusiones o problemas con el SAT.

Gracias a los reportes automáticos que ofrecen muchas plataformas, se conoce cuánto se gasta, se detectan áreas de oportunidad y se ahorran recursos.

Asimismo, simplifica la operación, pues se asignan tarjetas y saldos de manera independiente, con límites definidos, bloqueos y desbloqueos, etc., reduciendo el riesgo de fraude o robo.

2. Viáticos

Los viáticos son los gastos que los colaboradores realizan durante viajes de trabajo, incluido transporte, alojamiento y alimentación.

Con las tarjetas empresariales, se pueden cubrir de manera segura y sencilla, reduciendo el uso de efectivo y simplificando el control de las cuentas.

Además, ayuda a la planificación financiera, pues se pueden establecer límites de gastos por empleado o por viaje, evitando excesos y permitiendo que haya un registro de las transacciones. 

Otra ventaja es que las personas no tienen que desembolsar dinero y después recibirlo, simplificando la gestión. 

Solo tienes que establecer políticas de viáticos bien estructuradas, según las necesidades de tu empresa. 

3. Pago de servicios

Los servicios vitales para el funcionamiento de una organización, como luz, agua, telefonía e internet, se pueden pagar directamente con tarjetas empresariales. Así se garantiza que se realicen a tiempo y se mantenga un historial limpio y sin deuda.

Asimismo, se pueden cubrir servicios digitales o suscripciones. Al centralizar los pagos, se tiene un mejor control, se evita la dispersión de facturas y hay un manejo eficiente de los gastos recurrentes.

Lo mejor es que con Empresarial Edenred puedes domiciliar los pagos, garantizando que nunca olvidarás realizarlos y no tendrá que pagar penalizaciones siempre y cuando tengas el saldo suficiente en las tarjetas.

4. Pago a proveedores

Este es uno de los pagos más importantes dentro de las compañías, y la tarjeta empresarial puede marcar la diferencia en su gestión. Permite liquidar facturas, adelantar pagos y tener un registro de todas las transacciones.

Además, se evita realizar pagos en efectivo, con riesgo de pérdida, o transferencias manuales, que puede hacer que haya errores y retrasos en los pagos. Esto ayuda a fortalecer la relación con los proveedores, demostrando puntualidad y organización financiera.

Con Empresarial Edenred, puedes realizar pagos de eventos, plataformas, licencias y softwares tanto de forma física como en línea, facilitando los procesos y teniendo mayor seguridad.

5. Gastos de representación

Este tipo de gastos incluye: reuniones con clientes (restaurantes, comida), eventos de la empresa, estacionamientos, y actividades de networking. 

Cubrirlos con tarjetas corporativas asegura que todas las transacciones se documenten y que sean deducibles, aportando transparencia, control y ahorro a largo plazo.

Aquí también pueden entrar materiales promocionales o regalos corporativos, y al centralizar estos gastos, se tienen reportes completos para analizar el retorno de inversión de cada actividad. 

La tarjeta empresarial también facilita la aprobación de gastos de representación. Con políticas de uso claras, se definen límites, tipos de gastos permitidos y reportes periódicos, garantizando que cada movimiento se alinee con la estrategia de la empresa. 

¿Cómo usar la tarjeta empresarial de manera inteligente?

Implementar tarjetas empresariales requiere establecer reglas claras desde el inicio, por ello, se debe optar por un proveedor que permita colocar candados y límites de uso por área o por colaborador. Esto evita confusiones o gastos innecesarios.

Asimismo, es importante aprovechar las herramientas que muchas tarjetas ofrecen a través de sus plataformas o apps móviles, como reportes, alertas de transacciones, bloqueos, etc. 

Por otro lado, la revisión de los movimientos es crucial. Se pueden programar auditorías para verificar que todos los gastos se documenten adecuadamente y que los recursos se usen como debe ser. Así se detecta cualquier anomalía a tiempo. 

¿Cuál es el impacto de usar tarjetas empresariales?

Usar tarjetas corporativas, además de facilitar la gestión de gastos, genera un impacto positivo en las finanzas de la organización. Vamos a ver de qué manera ayuda:

¡Cubre tus gastos con Empresarial Edenred y logra un control total!

Contar con tarjetas corporativas, como Empresarial Edenred, simplifica la gestión de las finanzas y permite tener un panorama completo de los movimientos dentro de la organización.

Al poder asignar saldos, definir límites por área o empleado y monitorear los movimientos, se ahorra tiempo y dinero y se deja de depender de procesos manuales, con errores y comprobaciones tardías.

Además, Empresarial Edenred ayuda a que cada pago —ya sea de servicios, proveedores, viáticos o gastos operativos— se realice de forma segura, rápida y con total trazabilidad. Así, además de evitar fugas de dinero o errores administrativos, optimizas el flujo de efectivo de tu negocio.

Lo mejor es que esta herramienta se adapta a empresas de todos los tamaños, brindando un nivel de control que impulsa la eficiencia y la toma de decisiones. 

Con Empresarial Edenred, podrás administrar tus gastos con confianza, eliminar tareas repetitivas y centrar tus esfuerzos en lo más importante: hacer crecer tu empresa con una gestión financiera inteligente y moderna. ¡Contáctanos para conocer más!