Control de facturación de combustible en pymes

El control de facturación de combustible dentro de las pymes es muy importante. Ya sea que cuenten con una pequeña flotilla o con vehículos para operaciones comerciales, este gasto puede representar un porcentaje alto del presupuesto mensual

Por esta razón, si no se tiene una buena gestión, puede haber fugas de dinero, errores de administración y problemas para deducir impuestos adecuadamente. 

En este artículo, exploramos los principales desafíos que enfrentan las pequeñas y medianas empresas en la facturación de combustible, las mejores herramientas para optimizar el proceso y más. 

Errores comunes en la facturación de combustible en pymes

En ocasiones, las pymes cometen errores al momento de llevar un control de facturación del combustible, lo que puede derivar en problemas financieros, administrativos y hasta fiscales. 

Veamos cuáles son los principales para que puedas detectarlos y trabajar en ellos:

1. Falta de control y registro 

El uso de vehículos para actividades empresariales continuas representa un gasto constante, que de acuerdo con la Asociación Nacional de Transporte Privado (ANTP), puede llegar a representar el 30% de los costos de operación.

Sin un control adecuado, es complicado saber cuánto se está gastando realmente, qué unidades consumen más y si los recursos se emplean de manera eficiente. 

Esto incrementa costos operativos y puede provocar que los vehículos se desgasten más de lo necesario. 

Por ello, se recomienda llevar un registro automatizado a través de las herramientas indicadas, ya que depender de reportes manuales puede provocar imprecisión, al estar sujeto a errores humanos. 

En este sentido, Ticket Car® de Edenred, te permite gestionar el gasto de combustible, brindándote control total sobre seguridad, dispersiones y reportes especializados del funcionamiento de tu flotilla. Por si fuera poco, al tratarse de un monedero autorizado por el SAT, facilita el deducir al 100% el gasto de gasolina.

2. Pérdida de facturas y problemas para conciliación contable

Un error común en el control de facturación de combustible es la pérdida de tickets, lo que ocasiona que no se puedan comprobar los gastos adecuadamente.

Aunque parece algo menor, puede afectar la deducción de impuestos y generar discrepancias en la contabilidad.

A esto se suma que, cuando se hace manualmente, el proceso puede ser lento y aumentar la carga administrativa de la pyme. 

Lo mejor es tener una plataforma centralizada, en donde se registren todas las transacciones y se puedan generar comprobantes automáticamente. De esta manera, no tienen que preocuparse por preservar todos los papeles. 

3. Uso de efectivo

En muchas pymes, aún se opta por emplear efectivo para cargar gasolina, conllevando a riesgos importantes, como:

• Desvío de dinero para gastos personales.
• Falsificación de recibos o comprobantes ajenos.
• Pérdidas de dinero o riesgos de robo.

Disminuir el uso de efectivo ayuda a tener una mejor trazabilidad de los pagos y reduce las posibilidades de errores o fraudes en el control de gasolina dentro de la misma organización. 

Adicional a esto, los pagos bajo esta modalidad no son deducibles de impuestos, por lo que representa una pérdida importante para las compañías. Lo mejor es siempre optar por métodos que faciliten el proceso de facturación y deducibilidad. 

3. Métodos tradicionales vs. digitales para el control de facturación

El control de facturación se puede volver un problema cuando se emplean métodos tradicionales que, aunque son funcionales, presentan retos e inconvenientes, como errores administrativos o pérdida de documentos.

En este sentido, es preferible adoptar tecnología que optimice los procesos, reduciendo costos y aumentando la precisión y eficiencia.

Veamos las diferencias entre métodos tradicionales y soluciones digitales para que tomes la decisión y elijas la mejor para tu pyme. 

Limitaciones de los métodos tradicionales

• Registros manuales en papel u hojas de cálculo, lo que representa desventajas como un alto riesgo de errores humanos y dificultades de almacenamiento.
• Pago en efectivo, que puede provocar mayor riesgo de pérdida de comprobantes, fraudes o tiempos más largos para hacer la conciliación contable.
• Uso de tarjetas de crédito personales, ya que no siempre permiten la generación automática de facturas ni ofrecen restricciones en cuanto al uso, abriendo la posibilidad de usarla para compras indebidas.

Soluciones digitales para control de facturación

Las plataformas digitales han cambiado la manera en que las pymes controlan el consumo de combustible y sus finanzas, brindando eficiencia en la facturación.

A través de estas herramientas, se pueden automatizar procesos, mejorar la deducción fiscal y evitar errores. Veamos las principales y sus ventajas:

1. Tarjetas de gasolina

Las tarjetas de combustible, además de ser un método de pago seguro, son ideales para controlar el consumo de las unidades de la flotilla, pues están diseñadas únicamente para este tipo de compras y ofrecen un mejor control de gastos.

Entre las ventajas de Ticket Car® de Edenred, se encuentran las siguientes:

• Monedero electrónico de combustible autorizado por el SAT.
• Configuración de restricciones: horarios, tipo de combustible, capacidad de tanque, etc.
• Gestión de la flota y el consumo desde la app exclusiva para administradores (EdenredPro).
• Evitar pérdidas financieras por uso de efectivo.
• Monitoreo en tiempo real del consumo por vehículo o empleado.

2. Plataformas de gestión de flotas

Para empresas que cuentan con varias unidades, existen softwares especializados en la gestión de flotas, las cuales incluyen diferentes funciones, como facturación de combustible, mantenimiento, entre otras.

Los beneficios que ofrecen estas herramientas son:

• Consolidación de gastos en un solo sistema.
• Generación de reportes personalizados.
• Identificación de patrones de consumo para potenciar la eficiencia operativa.
• Integración con contabilidad y deducción fiscal automatizada.

Comparación entre métodos tradicionales y soluciones digitales

Para terminar, vamos a ver una tabla comparativa entre estos dos métodos para control de facturación de combustible para que determines cuál es más conveniente para tu empresa:

Beneficios de un sistema eficiente de control de facturación de combustible

Tener un sistema eficiente para la facturación de combustible marca la diferencia en las pymes, en cuanto a operaciones y rentabilidad.

Las principales ventajas son las siguientes:

1. Mayor control de los gastos

A través de una plataforma automatizada es más sencillo dar seguimiento a las transacciones bajo el concepto de combustible, evitando discrepancias y facilitando la toma de decisiones estratégicas.

Con esto, las pymes pueden tener un registro detallado de las cargas de combustible (fecha, hora, monto, ubicación), identificar consumos excesivos para detectar la raíz del problema. Además, con reportes en tiempo real, se monitorean los gastos y se pueden ajustar presupuestos según se requiera. 

2. Optimización del tiempo en temas contables

La conciliación de gastos de combustible suele ser un proceso tedioso si se lleva a cabo manualmente.

Esto se revuelve con un sistema automatizado, que ayude a:

• Realizar facturación electrónica automática, evitando la captura de datos manualmente.
• Generar reportes de gastos en cuestión de segundos.
• Integrar el software contable para una administración más sencilla y precisa. 

Al liberar tiempo, el equipo financiero o contable puede enfocarse en tareas más importantes y estratégicas en vez de lidiar con documentación y procesos tardados. 

3. Cumplimiento fiscal

En México, para que los gastos de combustible sean deducibles se necesita contar con facturas electrónicas correctamente emitidas.

Para ello, es necesario contar con una herramienta que garantice que cada carga esté respaldada por una factura válida. Así se evitan problemas ante el SAT, además de que ayuda a las pymes a optimizar su carga tributaria. 

Además, permite generar reportes detallados para auditorías o declaraciones, estando al día con las obligaciones fiscales de la empresa.

Edenred, la opción ideal para un control de facturación de combustible eficiente

Si estás buscando una solución integral para el control de facturación de combustible, en Edenred tenemos la mejor opción.

Gracias a nuestra plataforma especializada en control de gastos, se optimizan recursos, se reducen errores de administración y se facilita la facturación electrónica. 

Los beneficios que ofrecemos son:

• Generación de facturas electrónicas automáticas.
• Descarga y almacenamiento de facturas en una plataforma segura.
• Control detallado de consumo en tiempo real con fechas, horarios, ubicación y montos, con alertas en caso de consumos anómalos.
• Reducción de fraudes y pérdidas económicas por robos.
• Facilidad de integración con diferentes plataformas contables o exportación de reportes en diferentes formatos para un análisis mejorado.
•  Acceso a la información en cualquier momento desde la app móvil o la plataforma web para un mejor control. 

Con todo esto, tu pyme logrará un control de facturación eficiente. Así que si quieres mejorar la gestión de tu empresa y tener un mejor manejo de recursos, ¡contáctanos y descubre todas las ventajas de nuestra solución!