¿Puedo definir qué tipo de gastos permite cada tarjeta?

Cada vez más empresas deben implementar herramientas para el control de los gastos corporativos, que van desde pagos a proveedores hasta viáticos, pues cada transacción impacta en la salud financiera de la compañía.

Aquí es donde las tarjetas corporativas cobran relevancia al facilitar el manejo de pagos y permitir establecer límites claros, categorías de gastos y más, lo que ayuda a que no haya un mal uso de los recursos. 

En este artículo, te explicamos cómo las tarjetas empresariales de Edenred te permiten configurar qué tipo de gastos puede realizar cada colaborador, garantizando mayor control, transparencia y eficiencia en tu operación.

¿Qué es la tarjeta empresarial de Edenred?

Empresarial Edenred es una solución integral, pensada para administrar y controlar todas las compañías de la compañía, mejorando el control, la deducción y la comprobación de gastos mediante la plataforma web y la app móvil. 

El funcionamiento es similar a las tarjetas de pago, pero con las ventajas específicas para una buena gestión corporativa, es decir, teniendo la posibilidad de asignar límites, definir categorías de gasto y supervisar las transacciones en tiempo real.

Entre sus ventajas destacan:

• Control en tiempo real para monitorear cada movimiento, identificando gastos autorizados y rechazando aquellos que no cumplan con las políticas internas.
• Flexibilidad de uso al poderse configurar reglas por tarjeta y colaborador, según sus necesidades.
• Ahorro en cuestiones administrativas porque se automatiza la recopilación de comprobantes y la supervisión de gastos.
• Cumplimiento fiscal simplificado, pues cada gasto se asocia a un comprobante fiscal, facilitando el cumplimiento de las normativas del SAT. 

¿Qué tipo de gastos permite? 

Con Empresarial Edenred tú tienes total libertad sobre qué tipos de gastos permite cada tarjeta. Están diseñadas para adaptarse a las necesidades de cada organización, definiendo qué gastos se autorizan y cuáles no.

Entre las principales categorías de gastos que se pueden definir en las tarjetas, se encuentran:

1. Caja chica

Esta categoría está pensada para cubrir gastos operativos menores y cotidianos dentro de la organización, por ejemplo, insumos de limpieza, material de oficina, etc.

Con la tarjeta, puedes asignar límite diario o mensual para las transacciones de caja chica, garantizando que solo se emplee en gastos definidos con anterioridad.

2. Viáticos

Las empresas que tienen viajes de negocios continuos pueden configurar las tarjetas para cubrir estos conceptos, incluido transporte, hospedaje y alimentación.

Se pueden establecer límites por tipo de gasto, días de uso y hasta ubicación geográfica en ocasiones, para que no se excedan los presupuestos asignados para cada viaje.

3. Pago de servicios

Con Empresarial Edenred puedes pagar facturas recurrentes de servicios como luz, teléfono, gas, internet, agua, etc.

Así se evitan retrasos y sanciones por pagos tardíos. Centralizar todos los pagos de la empresa garantiza que se realicen de manera segura y controlada, sin depender del uso de efectivo o transferencias dispersas. 

4. Pagos a proveedores

La compra de insumos, licencias y servicios externos es más sencilla con la tarjeta empresarial Edenred, pues ofrece control y trazabilidad, es decir, puedes dar seguimiento a todos los gastos y rastrear en qué se van los recursos.

Todas las transacciones se pueden asociar a proyectos o áreas, facilitando el trabajo de contabilidad y finanzas, pudiendo invertir el dinero en áreas estratégicas, que generen mayor rendimiento y rentabilidad.

5. Gastos de representación 

Otro tipo de gastos que se pueden definir para las tarjetas empresariales son los de representación, es decir, restaurantes, estacionamientos y reuniones con proveedores o clientes.

Se pueden establecer ciertas condiciones para estos gastos, con el fin de que se empleen únicamente para fines comerciales y de acuerdo con la política interna de cada organización.

¿Es posible definir qué tipo de gastos se permiten en las tarjetas?

La respuesta es sí. Con las tarjetas empresariales Edenred, se puede configurar cada plástico según las necesidades de la compañía, pudiendo definir los tipos de gastos autorizados por colaborador o por área. De esta manera, se logra un mayor control y seguridad.

Configuración por categoría

Se puede limitar el uso de cada tarjeta a un conjunto específico de categorías: viáticos, pago de proveedores, etc.

Así, por ejemplo, personal que solo realiza compras menores de oficina, no podrá usar la tarjeta para gastos de viaje o pagos de servicios.

Límites por monto

Es posible determinar montos máximos por transacción, por día, por semana o por mes, según lo decida el administrador de las tarjetas. 

Así se evita exceder los presupuestos designados a cada área y se garantiza que los recursos se empleen responsablemente, de acuerdo con las políticas internas.

Transacciones permitidas por tipo

Además de las restricciones anteriores, también es posible decidir si la tarjeta se podrá usar para compras físicas, pagos en línea o retiros en efectivo.

A partir de esta configuración, se puede personalizar la tarjeta según el perfil de gasto del colaborador.

Asimismo, se puede bloquear o desbloquear la tarjeta en cualquier momento desde la plataforma web o la app móvil. 

Para hacer todo esto, toma en cuenta este checklist:

[ ] Define políticas de uso claras

[ ] Asigna una tarjeta por colaborador o área

[ ] Configura límites de gasto personalizados

[ ] Clasifica los gastos por categoría

[ ] Activa alertas y monitoreo en tiempo real

[ ] Revisa reportes periódicamente

[ ] Actualiza los permisos y límites cuando sea necesario

[ ] Bloquea o suspende tarjetas inactivas o extraviadas

¿Qué beneficios otorga definir tipos de gastos en las tarjetas?

Usar tarjetas empresariales trae diversos beneficios a las organizaciones. Vamos a ver la diferencia entre aquellas que cuentan con este tipo de herramientas y las que no:

Gracias a esto, se pueden destinar recursos a áreas más estratégicas y lograr un crecimiento escalable y sostenible.

Empresarial Edenred, la clave para controlar los gastos de tu organización

Las empresas necesitan algo más que una tarjeta para pagar: requieren una herramienta que les dé control, visibilidad y flexibilidad sobre su dinero. Empresarial Edenred ofrece eso y más, pues permite definir qué gastos se pueden realizar, establecer límites y consultar reportes.

Gracias a la plataforma web y la app móvil todos los procesos se vuelven sencillos; puedes aprobar o restringir compras, optimizar presupuestos y eliminar fugas de dinero. 

Implementar Empresarial Edenred, además de mejorar la gestión de recursos, impulsa la eficiencia operativa y optimiza los gastos. Si quieres obtener todos los beneficios que nuestra herramienta ofrece, ¡contáctanos! Así tu empresa crecerá más fácil e inteligentemente.