Cierre de mes: cómo hacerlo de manera efectiva en tu empresa

Para cualquier empresa, el cierre de mes es una temporada estresante, donde todo el personal está con prisas y abrumado, sobre todo si carecen de procesos y las herramientas financieras adecuadas para llevarlo a cabo.

Al tener un cierre de mes efectivo, se puede conocer la salud del negocio y por ende, tomar  decisiones más estratégicas de marketing, contratación,, operativas, etc.

Es por eso que en este artículo te decimos cómo hacer el cierre de mes más sencillo. Además, te presentamos una solución que te dará la tranquilidad y simplificará este proceso.

Qué es el cierre de mes

En un cierre de mes, los equipos financieros deben recoger y registrar todas las operaciones que ha realizado la empresa durante ese periodo, así como conciliar los saldos y presentar un informe de rendimiento del mes a los directores.

Esto puede llevar entre  5 y 10 días para estar listo. 

Por qué hacer el cierre de mes

Realizar el cierre de mes permite conocer los beneficios generados por el negocio y saber si cumplió con sus objetivos. Tomar nuevas decisiones financieras dependerá de qué tan precisa es la información con la que se realizó.

Igualmente, ayuda a reducir errores de contabilidad y otros aspectos como:

Estados financieros precisos

Permite a los directivos contar con una buena comprensión del estado y salud financiera en todo momento.

Decisiones informadas

Te permite reaccionar de manera estratégica ante los cambios en el mercado y tomar decisiones acertadas. Los estados financieros deben estar actualizados para esto.

Agiliza las declaraciones de impuestos

Estás preparado para cualquier auditoría y obtener devoluciones de impuestos cada mes. 

Visualizar áreas de mejora

Con los cierres de mes, puedes tener información precisa sobre ciertas acciones que podrías modificar para generar mejoras basadas en hechos y datos concretos. 

Pasos para realizar el cierre de mes

De acuerdo con los CFO y líderes financieros, la dificultad o facilidad del cierre de mes depende de cada empresa, pues con una buena planeación se puede realizar de manera más rápida.

Aquí te damos algunos pasos esenciales que te ayudarán a mantener todo organizado.

1. Haz una lista de verificación para tu empresa

El cierre de mes es exclusivo para tu organización y por eso debes trabajar con tu equipo y crear su propia lista de verificación. Ya que cuentes con ella, compártela con los demás para poder asignar tareas. 

2. Reúne a tu equipo y la información

La tarea del cierre del mes implica que todo el equipo financiero trabaje y se comunique con los directores y jefes de departamento. Por ello, es importante programar reuniones con ellos al acercarse la fecha y repartirse las actividades.

También, organiza reuniones con los responsables de presupuestos para que puedan alinear los costos que irán en el balance general de resultados. De igual manera, debes verificar que los empleados hayan presentado sus gastos.

Esto se puede realizar mediante herramientas financieras que lo hagan en tiempo real y que te permitan monitorearlos, como la tarjeta empresarial de Edenred, de la que hablaremos posteriormente. Con ella, este proceso te será más sencillo y más rápido, a diferencia de hacerlo manualmente 

3. Concilia las cuentas por cobrar

Este paso implica cotejar y verificar los documentos de todas las transacciones del mes, ya sea con banco, proveedores, o empresas.

Con la tarjeta empresarial podrás comprobar de manera automática todas las facturas emitidas y vencidas. 

4. Revisa las cuentas por pagar 

Verifica que se hayan pagado las facturas vencidas, y lleva un control de los costos como informes de gastos, facturas o pagos con tarjetas de empresa.

Esto ayudará a minimizar deudas o multas por retrasos de pagos y para detectar actividades malintencionadas. 

5. Enumera los activos fijos 

Los activos fijos se anotan como efectivo en el libro de cuentas de una empresa y como suelen ser costosos, su valor disminuye cada año. Esto quiere decir que se necesitan repartir los costos de depreciación en forma de gastos mensuales.

6. Organiza los estados financieros

Ya que hayas registrado la información que necesitas para el cierre de mes, es momento de organizar la cuenta de pérdidas y ganancias y cuentas de ingresos y gastos.

7. Planifica con anticipación

Finalmente, es esencial que no dejes para el último momento el cierre de mes y lo planifiques con tiempo, esto ayudará a tu área a evaluar de mejor manera las transacciones mensuales y saber abordar los riesgos.

Cómo hacer el cierre de mes efectivo

Veamos ahora cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo y menos estresante. La mejor opción es pensar en herramientas que te automaticen, simplifiquen y disminuyan los procesos manuales y aquí te vamos a hablar de cómo lograrlo.

Usa herramientas financieras  

Una herramienta como las tarjetas empresariales pueden ayudarte a volver esta tarea mucho más eficiente, pues con estas es más fácil recopilar toda la información en un solo lugar, controlar los gastos, reducir los errores humanos y lograr que el flujo de trabajo sea más efectivo.

Utiliza listas de verificación

Haz una lista de las operaciones financieras, sin dejar ninguna transacción sin registrar. Igualmente, te van a ayudar a mejorar la comunicación entre departamentos y facilitar el seguimiento.

Ten objetivos SMART

Puedes dividir el proceso en múltiples tareas más alcanzables para que el cierre de mes se cumpla más rápido. Tener objetivos SMART también te ayudará a completar el proceso de forma precisa.

Copias de seguridad

Es importante que tengas un registro de las transacciones pasadas y presentes para contar con total transparencia de las operaciones contables del cierre de mes. Si archivas todos los datos, puedes acceder fácilmente a la información y estar preparado ante una auditoría.

Establece fechas límite

Es esencial que al cierre de mes tengas fechas límites claras y que las conozcan todos los empleados y los involucrados en este proceso. Por ejemplo, el registro de los gastos y las hojas de pago deben estar finalizados antes del cierre mensual.

Tener estas tareas con tiempo te da una representación exacta del flujo de caja. 

Cómo te puede ayudar Empresarial Edenred para el cierre de mes 

Empresarial Edenred es una solución digital  y herramienta financiera que te ayudará a automatizar el cierre de mes, ya que en un solo lugar puedes hacer la gestión de tus gastos y recopilar las facturas.

Además, cuenta con una plataforma web y aplicación móvil en la que puedes observar los gastos en tiempo real y consultar movimientos y saldos.

Esta tarjeta también te ayuda a controlar gastos de caja chica, viáticos, pago de servicios, pago a proveedores, gastos de representación y más.

Gracias a su avance tecnológico, puedes obtener reportes especializados de compras y movimientos y cuentas con un buzón inteligente ligado a la tarjeta que valida automáticamente las facturas ante el SAT.

Conoce más sobre cómo puedes hacer el cierre de mes más efectivo con nuestra tarjeta empresarial. ¡Contáctanos!