Balance general: qué es, cómo hacerlo y ejemplos

Una de las herramientas más poderosas que existen para tener una visión clara sobre las finanzas de cualquier empresa es el balance general. Pero, ¿cómo puedes interpretar estos números y términos contables? Y lo más importante, ¿cómo puedes utilizar esta información para tomar decisiones más inteligentes y llevar un control de gastos más eficiente?

En este artículo, vamos a dar una revisión detallada sobre todo lo que necesitas saber sobre el balance general y algunas soluciones empresariales que pueden ayudarte a gestionar de forma más sencilla todos los movimientos financieros. 

Asimismo, explicaremos qué es, por qué es importante, una forma fácil de llevarlo a cabo y un ejemplo para ilustrar todo el conocimiento. ¡Conoce todo lo relacionado con el balance!

¿Qué es el balance general?

El balance general, también conocido como estado de situación financiera, es uno de los principales informes dentro de una empresa cuya finalidad es evaluar la capacidad económica de una organización.

Esto es posible gracias a que presenta de forma detallada los activos, pasivos y el patrimonio neto de momentos específicos del ciclo económico de un negocio.

¿Cuál es la fórmula para sacar el balance general?

El balance general se construye a partir de una fórmula contable básica que ayuda a verificar si los datos están correctamente registrados. Esta fórmula refleja la estructura fundamental de cualquier empresa en términos contables:

Para entenderlo mejor, el balance general puede resumirse en las siguientes ecuaciones:

Activo = Pasivo + Capital (A = P + C)

Esto significa que todos los bienes y derechos de la empresa (activos) deben estar financiados por obligaciones (pasivos) o por la inversión de los propietarios (capital).

Pasivo = Activo - Capital (P = A - C)

Permite conocer el nivel de deuda de la empresa a partir del total de sus activos y del capital aportado.

Capital = Activo - Pasivo (C = A - P)

Muestra el patrimonio neto de la empresa, es decir, lo que realmente le pertenece a los dueños después de saldar todas las deudas.

¿Cómo verificar si tu balance es correcto?

Una vez elaborado tu balance general, es fundamental comprobar que los datos cuadran utilizando estas fórmulas. La clave es que la suma del total de los activos debe ser igual a la suma del total de los pasivos más el capital.

Esta es la estructura básica que debe cumplirse en cualquier balance general bien formulado. Si los valores no coinciden, es probable que exista un error en alguno de los registros.

¿Qué hacer si el balance general no cuadra?

Si encuentras alguna diferencia al aplicar las fórmulas, revisa con atención las cifras incluidas en el estado de resultados, especialmente el apartado de pérdidas y ganancias, ya que las utilidades netas pueden no haberse reflejado correctamente en el patrimonio.

Si, después de hacer este ajuste, persisten las inconsistencias, será necesario examinar con detenimiento cada cifra registrada. Los errores más comunes suelen ser:

• Ingresar mal un número (error de dedo).
• Registrar una partida en una categoría incorrecta.
• Omitir un concepto relevante, como una cuenta por pagar o por cobrar.

Cualquiera de estos detalles puede impedir que el balance esté cuadrado, por lo que es fundamental realizar una revisión minuciosa antes de considerarlo finalizado.

¿Por qué es importante el balance general?

Debemos comprender que el balance general es un modo de navegación dentro de la salud financiera de un negocio, ya que muestra con seguridad cómo se utilizan los recursos con los que cuenta la empresa y con ello se puede desarrollar estrategias para encaminar  los esfuerzos futuros. 

Además, esta herramienta nos permite conocer si una compañía cuenta con los recursos suficientes para cubrir con las deudas, si se está invirtiendo demasiado en ciertos activos o incluso, si estás logrando los objetivos de crecimiento establecidos y marcar los estándares necesarios para una buena gestión de gastos. 

Se trata de un pilar clave en la información que necesitas tener a la mano para tomar decisiones financieras con seguridad y con la certeza de estar haciendo lo mejor para aumentar el éxito empresarial. 

¿Cuáles son los tipos de balance general?

Existen diferentes maneras en que puede presentarse el balance general, dependiendo de las necesidades específicas de cada negocio o de los usuarios, pero se puede dividir en cuatro grandes grupos.

a) Balance general comparativo

En este tipo de balance se encuentran los activos, pasivos y patrimonio neto de la empresa en dos o más periodos, lo que permite a los usuarios comparar y analizar las tendencias dentro del esquema financiero a lo largo del tiempo. 

Lo que te permite comparar año contra año los resultados y así crear estrategias más acertadas sobre las  finanzas del negocio.

b) Balance general consolidado

Un segundo modelo es el consolidado, que se utiliza cuando un negocio tiene varias filiales o empresas controladas. Aquí se combinan los activos, pasivos y el patrimonio neto de la organización matriz y todas sus filiales en un solo informe. 

Gracias a esto podemos tener una visión global de la posición financiera de toda la organización.

c) Balance general estimativo

En tercer lugar, se encuentra el balance general estimativo que se basa, como su nombre lo indica, en las proyecciones en lugar de datos históricos, por lo que es útil para planificar y prever la posición financiera de una empresa. 

Por ejemplo, puedes usar el balance estimativo para ver cómo estarían las finanzas de un negocio si decides expandirte hacia un nuevo mercado o lanzar un producto diferente. 

d) Balance general proforma

Finalmente, el balance general proforma tiene el objetivo de estimar las proyecciones financieras a corto plazo, a fin de tomar las mejores decisiones estratégicas. A diferencia del estimativo este prevé escenarios más inmediatos lo que te ayuda reaccionar rápidamente ante futuras eventualidades. 

También te permite entender cómo ciertas acciones pueden afectar el esquema financiero de una organización y con ello, mejorar el rumbo del negocio. 

Cada uno de estos tipos de balances generales tiene su propio propósito y puede ser útil en diferentes situaciones. Al entenderlos, puedes elegir el que mejor se adapte a tus necesidades y utilizarlo para tomar decisiones financieras informadas para tu empresa.

¿En qué casos es útil realizar un balance general?

El balance general es una herramienta clave para tomar decisiones empresariales fundamentadas en datos reales. Su análisis permite interpretar la situación financiera de la empresa y definir acciones estratégicas con mayor objetividad.

A través del balance general puedes responder preguntas esenciales como:

• ¿Es el momento adecuado para invertir?
• ¿Cuál es mi capacidad real de capital?
• ¿Estoy en condiciones de expandirme?
• ¿Necesito solicitar un préstamo debido a una situación financiera crítica?
• ¿Qué tan solvente es mi empresa?
• ¿Los recursos actuales son suficientes para cumplir con mis objetivos?

Además de responder estas interrogantes, el balance general es útil para:

• Establecer metas y objetivos realistas.
• Ajustar presupuestos operativos.
• Evaluar la necesidad de modificar procedimientos.
• Implementar mejoras que impulsen el cumplimiento de objetivos.

En contraste, tomar decisiones apresuradas sin un análisis financiero adecuado puede resultar riesgoso. No contar con información clara sobre el estado de la empresa puede llevar a errores estratégicos difíciles de revertir.

¿Cuáles son los componentes del balance general?

Otro de los datos importantes para conocer son los elementos que conforman el balance general, ya que cada uno de estos tiene diferentes categorías que reflejan la naturaleza y el tiempo de las transacciones de la empresa. 

1. Activo

Los activos son todos los recursos que posee una empresa; estos pueden ser tangibles, como edificios, maquinaria y vehículos, o intangibles, como patentes y marcas comerciales. 

Estos se dividen en tres categorías principales:

a) Activo fijo

Son los bienes que una empresa necesita para su funcionamiento y que no se espera que se conviertan en efectivo a corto plazo. Se trata de activos esenciales para las operaciones diarias de la empresa y a menudo representan una inversión significativa.

b) Activo circulante

En esta categoría están los que se esperan que se conviertan en efectivo en el corto plazo, lo que incluye elementos como el efectivo en caja, las cuentas por cobrar y el inventario. 

c) Activos diferidos

Son pagos que la empresa ha realizado por adelantado por bienes o servicios que aún no ha recibido. Un ejemplo común de un activo diferido es el pago por adelantado de una póliza de seguro. Los activos diferidos se convierten en gastos a medida que se utilizan los bienes o servicios.

2. Pasivo

Los pasivos son las obligaciones financieras de una empresa, es decir, lo que la empresa debe a otros. Al igual que ocurre con los activos, tienen 3 categorías que ayudan a comprender de mejor manera este elemento del balance general. 

a) Pasivos circulantes

Son las deudas que la empresa debe pagar en el corto plazo, generalmente dentro de un año, en donde se incluyen cuentas por pagar, salarios y préstamos a corto plazo. 

b) Pasivos a largo plazo

Son pagos que se deben cubrir en un plazo mayor a un año. Aquí se contemplan préstamos a largo plazo y obligaciones de arrendamiento. 

c) Pasivos diferidos

Son ingresos que la empresa ha recibido por adelantado por bienes o servicios que aún no ha entregado. Un ejemplo es el dinero recibido por adelantado por una suscripción de un año. 

3. Patrimonio neto

El patrimonio neto, también conocido como capital contable, es la diferencia entre los activos y los pasivos de una empresa, o en otras palabras, es lo que representa la inversión de los propietarios en la empresa. 

El patrimonio neto puede incluir el capital aportado por los propietarios, las ganancias retenidas que se han reinvertido en el negocio y cualquier ganancia o pérdida acumulada.

Finalmente, podemos entender que el balance general es la representación de estos tres grandes elementos, que ofrecen una visión única y valiosa de los movimientos de dinero que están ocurriendo dentro de la organización. 

¿Cómo hacer un balance general?

Crear un balance general es un proceso que requiere tiempo y atención al detalle, pero es necesario comprenderlo para mejorar en el ámbito económico de cualquier negocio. La mejor forma es seguir este proceso.

a) Identifica y clasifica tus activos

Los activos reúnen todo lo que tu empresa posee, por lo que debes incluir cada elemento que esté relacionado con el efectivo, cuentas por cobrar, inventario, equipos, bienes inmuebles, inversiones, y cualquier otro recurso que pueda generar ingresos para tu empresa. 

Debes clasificarlos por los tipos mencionados previamente, como fijos y circulantes, para finalmente sumar el valor de todos tus activos y obtener el total.

b) Identifica y clasifica los pasivos

Lleva a cabo el mismo proceso e identifica todas las deudas u obligaciones financieras del negocio, incluyendo salarios por pagar, préstamos a corto y largo plazo, y cualquier otra cantidad que tu empresa deba. 

Clasifica los pasivos y suma el valor de todos ellos para obtener la suma total. 

c) Calcula tu patrimonio neto

Esencialmente, representa la riqueza neta de tu empresa, ya que es la diferencia entre los activos y los pasivos; para ello, organiza la información en un formato de balance general.

En la parte superior del documento, enlista todos tus activos. Debajo de eso, enlista todos tus pasivos, y al final del documento, muestra tu patrimonio neto. Asegúrate de que el total de activos sea igual al total de pasivos más el patrimonio neto. Esto es lo que se conoce como la ecuación contable fundamental.

Ejemplo de balance general

Vamos a ilustrar mejor la forma de elaborar un balance general. Para ello, imagina que tienes a cargo una empresa, que debe realizar el balance correspondiente al año fiscal.

En la parte de activos tiene la siguiente información.

a) Activos

• Activo circulante
• Efectivo: $20,000
• Cuentas por cobrar: $15,000
• Inventario: $25,000
• Total de activo circulante: $60,000

• Activo fijo
• Equipos: $50,000
• Edificios: $100,000
• Total de activo fijo: $150,000

• Activos diferidos
• Seguros pagados por adelantado: $5,000
• Total de activos diferidos: $5,000

Total de activos: $215,000

b) Pasivos

• Pasivos circulantes
• Cuentas por pagar: $10,000
• Salarios por pagar: $5,000
• Total de pasivos circulantes: $15,000

• Pasivos a largo plazo
• Préstamo bancario: $50,000
• Total de pasivos a largo plazo: $50,000

• Pasivos diferidos
• Ingresos recibidos por adelantado: $5,000
• Total de pasivos diferidos: $5,000

Total de pasivos: $70,000

c) Patrimonio neto

• Capital aportado: $100,000
• Ganancias retenidas: $45,000
• Total de patrimonio neto: $145,000
• Total de pasivos y patrimonio neto: $215,000

Como puedes ver, el total de activos ($215,000) es igual al total de pasivos y patrimonio neto ($70,000 + $145,000 = $215,000). Esto es lo que se conoce como la ecuación contable fundamental.

Conclusión

El balance general es una herramienta esencial para cualquier empresa, ya que este ejercicio no solo te proporciona una imagen clara de la salud financiera de tu negocio, sino que también te permite tomar decisiones informadas y planificar el futuro.

Sin embargo, recuerda que el balance general es solo una parte de la gestión financiera y para tener un control total de los recursos de tu negocio, debes considerar herramientas y estrategias, como el uso de las tarjetas corporativas, como Empresarial Edenred. 

Estas tarjetas te ayudan a reducir costos, controlar gastos y ahorrar tiempo en los procesos administrativos. Todo, mientras optimizas el flujo de efectivo y reduces las probabilidades de mal uso de los recursos. 

Además, al utilizar este método de pago, los gastos pueden ser deducibles, lo que te permite ahorrar significativamente en la carga tributaria de tu empresa.

Con Edenred es posible maximizar las opciones de gestión de recursos y llevar un control más efectivo de cada uno de los movimientos, y brinda la posibilidad de tener mayor claridad incluso al momento de elaborar un balance general en tu compañía.

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