¿Qué son los vales de gasolina digitales?

Los vales de gasolina digitales son una herramienta que permite a las empresas tener un mejor control del gasto de combustible, brindando mayor seguridad, mejor manejo y facilidad de gestión.

A diferencia de los vales en papel, esta alternativa te permite asignar y monitorear el consumo de gasolina por medio de plataformas o tarjetas electrónicas, logrando mayor transparencia y ahorros al ser deducibles. 

Si buscas optimizar tu presupuesto y evitar fugas de dinero, los vales de gasolina digitales son la mejor opción. En este artículo te explicamos qué son, cómo funcionan, sus beneficios y mucho más. 

¿Qué son los vales de gasolina digitales?

Los vales de gasolina digitales son tarjetas o monederos electrónicos que se emplean para pagar en las estaciones de servicio. 

Se gestionan por medio de plataformas digitales, facilitando su administración y brindan la opción de asignar, cargar y controlar el consumo de combustible de forma automatizada y segura. 

¿Cuáles son los beneficios de los vales de gasolina digitales?

Los vales de gasolina digitales, además de modernizar la manera en que las empresas administran el combustible en su flotilla, aportan múltiples ventajas que impactan en la eficiencia operativa y el control de gastos.

Vamos a ver las principales:

1. Mayor seguridad

Al reducir el uso de efectivo, baja considerablemente el riesgo de robo, pérdida o uso indebido de los recursos empresariales.

Asimismo, las plataformas digitales para el manejo de vales de gasolina integran funciones clave, como autenticación de usuario, NIP de seguridad, códigos QR y notificaciones automatizadas, permitiendo a las empresas detectar cualquier mal uso o anomalía.

En caso de que sea así, el administrador puede bloquear la tarjeta de manera inmediata, evitando que haya fraudes. 

2. Control de consumo

Una de las grandes diferencias que ofrecen es el control detallado de movimientos y gastos.

A través de esta opción, se pueden asignar montos específicos a cada unidad o conductor, establecer límites de consumo, horarios, tipo de combustible, capacidad de tanque, etc.

Además, es posible rastrear en tiempo real cuánta gasolina se consume, cuándo y en qué estación, lo que permite reducir hasta un 20% de consumo innecesario dentro de las flotillas, generando un ahorro significativo.

3. Facilidad de gestión

Los vales de gasolina digitales simplifican la administración dentro de las empresas, pues a través de las plataformas, ya no tienen que lidiar con papeleos, tickets, registros manuales, entregas, etc.

Todo queda centralizado en un sistema digital que se puede operar desde la web o un app móvil, haciendo más sencillos los procesos para los administradores.

Además, se pueden programar recargas periódicas para no tener que hacerlo manualmente cada semana o quincena.

Por otro lado, es más fácil generar reportes para otras áreas, como recursos humanos o finanzas. Es muy sencillo descargar informes sobre consumo de gasolina por periodo, unidad o empleado, agilizando el trabajo contable y mejorando la toma de decisiones. 

4. Deducibilidad fiscal

Pueden ser una herramienta fiscalmente estratégica para las organizaciones, ya que son deducibles al 100% si se cumplen los lineamientos establecidos por el SAT.

En el caso de Ticket Car de Edenred, al ser una solución digital autorizada por el SAT, se puede hacer sin problemas y con un solo CFDI, lo que facilita el proceso.

A través de nuestra plataforma, se pueden generar reportes y tener un control de los movimientos, para hacer más sencilla la tarea para el área contable.

Así, los vales de gasolina digitales no solo ayudan a un mejor control, sino que contribuyen a reducir la carga fiscal, brindando un beneficio doble, es decir, tanto a nivel operativo como financiero. 

5. Ahorro de costos

Optar por un sistema digital para el manejo de combustible de una flotilla puede ayudar a ahorrar de manera sostenida, pues se eliminan costos relacionados con logística de distribución, control físico y más.

Puede parecer algo menor, pero a largo plazo, el gasto se acumula rápidamente cuando se tienen muchos colaboradores.

Asimismo, al tratarse de herramientas automatizadas, los errores humanos bajan, evitando correcciones o ajustes, lo que permite ahorrar tiempo y evitar posibles pérdidas económicas por registros mal hechos o malas prácticas. 

Otro punto clave es que, como se tiene visibilidad total y en tiempo real, se detectan rápidamente los usos excesivos, la mala gestión de rutas o las estaciones con precios elevados, permitiendo hacer ajustes o negociar mejores condiciones con proveedores, optimizando el presupuesto. 

6. Mayor transparencia

Los vales de gasolina digitales brindan una trazabilidad total, es decir, todo se registra de manera precisa: quién hizo la recarga, en qué estación, cuánto se gastó, en qué vehículo y en qué momento. 

Contar con esta información es indispensable porque ayuda a prevenir irregularidades y garantiza un uso correcto de los recursos de la empresa. En caso de detectar una anomalía, el sistema puede lanzar alertas o restringir el empleo de los vales, evitando un mal uso.

Asimismo, brinda seguridad y tranquilidad tanto al empleador como al colaborador porque todo queda documentado de manera precisa. 

¿Cómo funcionan los vales de gasolina digitales? 

Los vales de gasolina digitales funcionan mediante un sistema electrónico que permite gestionar la asignación, carga y control del consumo de combustible de una flotilla.

De esta manera, los conductores pueden cargar gasolina en estaciones de servicio afiliadas a partir de dos métodos:

• Tarjetas electrónicas (físicas o virtuales): funcionan como una tarjeta de banco, pero únicamente se destinan a la compra de combustible.

• Plataformas digitales o apps móviles: algunas veces, se accede a través de una app, donde los usuarios pueden consultar saldo, historial de consumo y ubicación de las estaciones disponibles.

El funcionamiento es sencillo:

1. Adquisición

La empresa tiene que contratar el servicio con un proveedor de vales de gasolina digitales autorizado por el SAT, como es el caso de Ticket Car de Edenred, así garantizas que puedas deducir el gasto asociado.

Tienes que pensar en qué tipo de solución necesitas: tarjetas físicas con chip, tarjetas virtuales o acceso mediante app móvil. 

2. Creación de cuentas

Cuando se tiene la plataforma elegida y contratada, se deben crear perfiles de uso, que pueden ser por colaborador o por unidad. Mediante este paso, te aseguras de que haya un control independiente, pudiendo dar seguimiento al consumo individual.

Cada cuenta debe incluir nombre de usuario, placa, límites de carga, estaciones de servicio, tipo de combustible y más. Así se logra un mejor control. 

3. Asignación de saldo

Luego de crear las cuentas, es posible asignar saldo para que se utilicen.

La empresa tiene que decidir cuánto depositar en cada una de manera manual o programada (semanal, quincenal o mensualmente). Lo mejor es que el saldo se puede ajustar en cualquier momento, dependiendo de las necesidades.

Es importante establecer topes de gasto, para un mejor control de las finanzas, y evitar desviaciones de los recursos.

4. Utilización de los vales de gasolina digitales

Siempre que los conductores necesiten cargar combustible, solo tienen que dirigirse a una estación afiliada y usar el vale. 

Dependiendo del proveedor, se puede hacer escaneando un código QR desde la app, ingresando un código de seguridad o empleando una tarjeta física o virtual con chip.

El proceso es ágil y así se elimina el uso de efectivo. 

Vales de gasolina digitales vs. tradicionales

Elegir entre vales de gasolina digitales y físicos es muy importante, y puede marcar la diferencia en cuanto al control de gastos de combustible en las empresas.

Ambos formatos tienen ventajas y desventajas, por eso debes conocer en qué se diferencian para que tomes la mejor decisión:

Aunque los vales físicos todavía se usan en algunos negocios, los vales de gasolina digitales ofrecen ventajas significativas en todos los niveles: desde el control financiero hasta la seguridad operativa. 

Para empresas que buscan eficiencia, ahorro y visibilidad en sus procesos, la digitalización es el camino. Si a eso sumamos una plataforma robusta, accesible y confiable como la de Edenred, la decisión se vuelve aún más clara.

¿Por qué elegir a Edenred como tu proveedor de vales de gasolina digitales?

Seleccionar el proveedor adecuado puede hacer la diferencia al implementar los vales de gasolina digitales.

En Edenred, somos líderes en gestión de gastos empresariales. Por medio de Ticket Car, tu organización tendrá control total sobre el consumo de combustible, adaptándose a las necesidades específicas propias. 

Uno de los puntos clave es la amplia red de estaciones afiliadas a nivel nacional, permitiendo que los colaboradores carguen gasolina sin problemas y sin importar en qué parte del país estén. Además, nuestra plataforma ofrece herramientas como reportes en tiempo real, alertas, límites por perfil, opciones de bloqueo y más. 

Al trabajar con nosotros, no solo obtienes una solución tecnológica, sino también el respaldo de un equipo experto que te acompaña en todo momento. 

Desde la implementación hasta la gestión diaria, contarás con asesoría personalizada, integración contable, cumplimiento fiscal y todo lo necesario para optimizar tu presupuesto y mejorar el rendimiento operativo de tus flotillas o equipos en campo. ¡Contáctanos!