¿Qué son los gastos de administración y cómo gestionarlos?

En la salud financiera de nuestra empresa cada centavo cuenta, por lo que es necesario contar con información clara y precisa sobre los movimientos financieros. Es por eso que la eficiencia y la gestión efectiva de los recursos es un diferenciador, y debe existir un control en los gastos de administración.

Este gasto incluye todo lo relacionado con el funcionamiento de un negocio, desde los salarios del personal administrativo hasta los servicios públicos de la oficina, y tiene un impacto significativo en la rentabilidad de una organización.

Ahora, es importante saber qué son exactamente los gastos de administración, y cómo puedes gestionarlos de manera eficiente. En este artículo, responderemos a todas estas preguntas y proporcionaremos una visión detallada del panorama para finalmente darte algunos consejos sobre este importante tema.

¿Estás listo para comenzar? ¡Vamos a ello!

¿Qué son los gastos de administración?

Los gastos de administración son todos aquellos que se generan en el proceso de dirección y  organización de un negocio.

Aunque no están directamente vinculados a la producción o venta de un producto o servicio, son necesarios para el funcionamiento óptimo de una organización, ya que si existen problemas en el control de estos, puede verse afectada seriamente la compañía.

Los gastos administrativos incluyen una variedad de costos, entre los que destacan los siguientes.

• Salarios del personal administrativo
• Servicios públicos de las oficinas
• Materiales de oficina
• Costos de recursos humanos
• Gastos financieros
• Entre otros

Los gastos administrativos son esenciales para mantener la situación financiera y la administración de la empresa. Sin embargo, también es crucial gestionarlos de manera eficiente para evitar un mal uso de los recursos y optimizar el flujo de efectivo.

Por ello, muchos negocios optan por usar herramientas como tarjetas corporativas, que ofrecen una amplía variedad de recursos para controlar de forma óptima el capital de una organización, lo que representa un ahorro significativo. 

Características de los gastos administrativos

Los costos de administración tienen diversas características, que dependen del modelo de negocio y tipo de empresa. Estas son algunas de las características más comunes.

a) De naturaleza fija

A diferencia de los gastos variables que fluctúan en función de la producción o venta del producto o servicio, los gastos de administración tienen una tendencia a ser fijos, lo que significa que sucederán independientemente de la actividad del negocio.

Por ejemplo, el alquiler de una oficina se debe pagar independientemente de cuántos productos se vendan ese mes.

b) No están directamente relacionados con la producción

Los gastos administrativos no están directamente relacionados con la producción o venta. En cambio, están más relacionados con el funcionamiento general de la compañía.

Esto incluye elementos como los salarios, los servicios públicos de la oficina, y los costos de recursos humanos.

Sin un equipo administrativo eficiente, ningún tipo de organización podría trabajar de manera correcta.

c) Pueden ser deducibles de impuestos

En muchos casos, los gastos administrativos pueden ser deducibles de impuestos, lo que representa un ahorro importante y mejora el flujo de efectivo al ayudar a reducir la carga tributaria ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria). 

d) Pueden ser controlados y evitar el mal uso 

Aunque los gastos administrativos son necesarios, eso no significa que no puedan ser controlados y evitar la fuga de recursos.

Por ejemplo, utilizando una tarjeta corporativa, como el caso de Empresarial Edenred, con la que los negocios pueden mejorar el control y reducir el gasto hormiga generando ahorros significativos.

¿Cómo elaborar un presupuesto de gastos administrativos?

Elaborar un presupuesto de gastos de administración es una tarea de suma importancia para una empresa, ya que ayuda a tener un control financiero y optimizar el uso de los recursos.

Te dejamos una serie de pasos que te pueden ayudar a prepararlo para que no tengas ningún tipo de problema. 

Identifica todos los gastos administrativos

El primer paso es identificar todos los gastos que se incurren en la administración del negocio, lo que puede incluir salarios, alquiler de oficinas, servicios públicos, suministros de oficina, costo de personal contratado, entre otros.

Clasifica los gastos

Una vez que hayas identificado todos los pagos que se deben realizar, debes clasificarlos en categorías, ya que esto permite entender mejor en qué se está gastando el dinero e identificar áreas en las que se podría ahorrar.

Estima los costos

Para cada categoría de gastos, debes estimar cuánto costará en el próximo periodo. Aunque se trata de un proceso que puede ser complicado debido a que algunos de estos pueden variar de mes a mes, es importante dedicar tiempo a esta tarea.

Un tip es que puedes usar los pagos que se realizaron el año anterior como guía y ajustar según sea necesario.

Crea un presupuesto total

Una vez que hayas estimado los costos para cada categoría, puedes sumarlos todos para obtener un presupuesto total de gastos administrativos.

Revisa y ajusta regularmente

Finalmente, es importante que revises y ajustes el presupuesto regularmente para asegurarte de que sigue siendo preciso. Si encuentras que estás gastando más de lo presupuestado en una categoría, es necesario hacer ajustes.

Recuerda que una herramienta como la tarjeta Empresarial Edenred puede ser de gran ayuda en este proceso, ya que permite tener mayor claridad y precisión de tus gastos y movimientos  en todo el periodo 

Importancia de los gastos de administración

Como hemos podido entender, los gastos de administración son fundamentales en las empresas sin importar el tamaño, o volumen del mercado. Ya que son un pilar en la salud financiera de cualquier negocio.

A continuación te dejamos una serie de razones que convierten este tipo de cobros en algo fundamental. 

Funcionamiento eficiente de la empresa

Estos gastos cubren los costos de las actividades necesarias para que una organización pueda funcionar bien, pues el capital es requisito para que se gesten todas las actividades.

Si llegan a existir problemas con los gastos administrativos, la consecuencia directa es que un negocio no puede funcionar y esto solo significa que está destinado a la quiebra.

Cumplimiento de obligaciones legales y fiscales

Muchos gastos administrativos están relacionados con el cumplimiento de las obligaciones legales y fiscales de la empresa, en donde se incluyen los costos de contabilidad y finanzas, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y el asesoramiento legal.

Soporte para la producción y venta de productos o servicios

Aunque, como hemos mencionado, los costos administrativos no están directamente relacionados con la producción y venta, sí proporcionan el soporte esencial para que estas tareas se lleven a cabo de forma eficiente.

Por ejemplo, el personal administrativo puede encargarse de tareas como la gestión de inventario, la planificación de la producción y la coordinación de las ventas.

Control financiero

Los gastos de administración también son importantes para el control financiero de la empresa, ya que tener un buen control de estos permite a cualquier negocio identificar áreas de mejora, reducir costos e incrementar la rentabilidad.

Deducibles de impuestos

En muchos casos, los gastos administrativos pueden ser deducibles de impuestos, lo que representa un alivio fiscal para una empresa. 

¿Cómo mejorar la gestión de gastos administrativos?

Mejorar la gestión de los gastos de administración es crucial para cualquier negocio que busque optimizar sus operaciones y aumentar su rentabilidad. Por ello, te compartimos algunas estrategias que puedes implementar para optimizar esta tarea.

Uso de tarjetas corporativas

Una de las mejores opciones para optimizar este flujo de trabajo son las tarjetas corporativas o empresariales, que están orientadas a cubrir con los gastos relacionados con un negocio, como el caso de Edenred, que ofrece una de las mejores del mercado.

Además, tienen el beneficio de que ayudan a mejorar la gestión de los gastos administrativos de manera sencilla y efectiva, lo que representa una oportunidad importante para cualquier negocio. 

Automatización de procesos

Muchas tareas administrativas, como la facturación, la nómina y la gestión de inventario, pueden automatizarse con el uso de software adecuado.

Esto puede reducir el tiempo y el esfuerzo necesarios para estas tareas, lo que a su vez puede reducir los gastos administrativos.

Outsourcing de tareas no esenciales

Algunas tareas de administración pueden ser externalizadas a otras organizaciones especializadas, lo que puede ser mucho más beneficioso para un negocio que realizar estas tareas internamente, especialmente para las pequeñas y medianas empresas.

Revisión regular de los gastos

Es importante revisar de forma frecuente todos los gastos realizados con la finalidad de identificar áreas de oportunidad para el uso correcto de los recursos de las empresas.

Lo anterior puede implicar la revisión de contratos con proveedores, la renegociación de tarifas y precios, y la búsqueda de alternativas más económicas.

Formación del personal

Proporcionar a tu personal la capacitación adecuada puede ayudar a mejorar la eficiencia y reducir los errores, lo que puede minimizar los costos operativos.

Empresarial Edenred: tu aliado para los costos administrativos

La tarjeta empresarial de Edenred tiene un sinfín de ventajas que pueden ayudar a cualquier tipo de negocio a optimizar su funcionamiento. Estos son algunos de los beneficios: 

a) Control de gastos

Nuestras tarjetas permiten un mejor seguimiento y control de los gastos, ya que puedes ver exactamente dónde se está ocupando el dinero y ajustar las políticas según sea necesario.

b) Reducción de costos

Una de las principales ventajas de usar Empresarial Edenred es que puedes monitorear cada gasto  y asignar controles de uso a las tarjetas, evitando la fuga de recursos y generando ahorros.

c) Simplificación de la contabilidad

En Edenred te ayudamos a simplificar la contabilidad al proporcionar informes detallados de tus consumos, lo que representa una reducción del tiempo y esfuerzo de tus colaboradores para la comprobación de gastos y la presentación de informes.

d) Deducciones fiscales

En muchos casos, los gastos realizados con una tarjeta empresarial pueden ser deducibles de impuestos, lo que es una ventaja al final de un ciclo fiscal para un negocio. 

Conclusión

Aunque pueden parecer una carga, los gastos administrativos son esenciales, y su gestión eficiente puede tener un impacto significativo en la rentabilidad y el éxito de la empresa.

Desde la identificación y clasificación de estos gastos, hasta la implementación de estrategias para su control y reducción, cada paso es crucial para mantener una empresa saludable y próspera.

Una herramienta como la tarjeta corporativa Empresarial Edenred puede ser de gran ayuda en este proceso al brindar opciones de control y simplificar la contabilidad para que todo sea mucho más eficiente.

Tienes que pensar que la gestión óptima de los gastos de administración no es solo una tarea para el departamento de contabilidad, sino una responsabilidad compartida que requiere el compromiso de todo el equipo.

Con la información correcta y las herramientas adecuadas, puedes transformar esta tarea en una oportunidad para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de tu empresa.

Comienza a mejorar la salud financiera de tu negocio con Edenred, somos tu aliado perfecto para los gastos de administración.