Presupuesto de gasto administrativo: cómo establecerlo y gestionarlo

El presupuesto de gasto administrativo es la pieza clave de toda empresa. En él se establecen estimados para prever y cubrir los costos asociados a las actividades administrativas necesarias para el funcionamiento de una organización.

Se pueden incluir salarios, suministros de oficina, alquiler de instalaciones, servicios, software y otros gastos relacionados con la gestión y administración de un negocio. 

Si bien existen herramientas para manejar mejor el control de gastos empresariales, hay varios puntos que se deben considerar y de eso te vamos a hablar en esta entrada. Así que toma nota para que lo apliques en tu organización y puedas tener un buen manejo, logrando que tu empresa crezca. 

Tipos de presupuesto de gasto administrativo

Existen diferentes tipos de presupuestos de gastos de administración. Si bien se pueden realizar varios de ellos, cada uno tiene un objetivo y a continuación, te explicamos:

Presupuesto maestro

Sirve para generar una imagen financiera integral, obtener datos globales y anexar todos los valores netos totales en un mismo documento.

Presupuesto operacional

En este se considera todo lo relacionado con las actividades y los gastos de operación de la empresa, como producción, administración y ventas.

Deben incluirse los precios de los productos, la mano de obra, el costo de los materiales, el total de ventas, los gastos de fabricación, etc.

Presupuesto de compras

Se enfoca en el registro y manejo de las compras de egresos, insumos y servicios necesarios para poner en marcha la producción.

Presupuesto de tesorería

Es una herramienta clave para la empresa porque permite prever y gestionar los flujos de efectivo.

Se trata de una proyección detallada de los ingresos y gastos de efectivo que se esperan en un tiempo determinado. Generalmente, es a corto plazo, pero puede ser semanal, mensual o trimestral. 

Cómo establecer un presupuesto de gastos de administración

Establecer un presupuesto de gasto administrativo no tiene por qué ser complicado,.  {únicamenteÚnicamente tienes que seguir una serie de pasos de manera consciente y estratégica para lograrlo. 

Veamos cuáles son para que puedes implementarlo en tu negocio:

1. Analizar los gastos actuales 

Lo primero que debes hacer es realizar un análisis exhaustivo de los gastos actuales de tu empresa. 

Para ello, revisa detalladamente los registros financieros e identifica y categoriza todos los gastos administrativos incurridos en un periodo específico, como salarios, beneficios del personal, servicios, entre otros.

Esto te permitirá tener una visión clara de a dónde está yendo el dinero y cómo gestionar mejor los recursos actualmente, logrando una base sólida para la planificación futura. 

2. Establecer objetivos financieros

Después de realizar Cuando tengas el análisis, es necesariotienes que definir los objetivos financieros relacionados con los gastos administrativos de la empresa. 

Estas metas pueden incluir la disminución de costos en áreas determinadas, la optimización de procesos para mejorar la eficiencia en operaciones, o la asignación de más recursos para actividades de primera necesidad. 

Es importante que todos los objetivos sean SMART, es decir, específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un tiempo definido para que realmente sean efectivos. 

3. Proyección de ingresos y gastos

El siguiente paso es proyectar los ingresos y gastos de la organización, para ello que se necesita estimar lo que se obtendrá a través de ventas u otras fuentes, así como los gastos para el próximo periodo presupuestario. 

Se deben considerar factores internos y externos que podrían afectar estas dos variables, como cambios en la demanda del mercado, fluctuaciones económicas, decisiones estratégicas, etc. 

4. Asignación de recursos

Finalmente, se tienen que asignar recursos financieros efectivamente entre las distintas áreas de gasto administrativo de la empresa.

Es importante priorizar los recursos según las necesidades operativas y estratégicas, asignando más fondos a áreas críticas y disminuyendo en áreas menos prioritarias. 

Además, se deben establecer límites de gasto para cada categoría y asegurarse de que el presupuesto sea realista y sostenible para la organización. 

Cómo gestionar el presupuesto de gastos de administración

Una vez establecido el presupuesto, es muy importante implementar una buena gestión para garantizar su eficaz ejecución y control.

Te dejamos algunas estrategias para hacerlo con éxito:

Empleo de herramientas financieras

Usar herramientas financieras, como las tarjetas empresariales, puede facilitar mucho todo este proceso, pues las cuentas siempre se mantienen actualizadas, transparentes y organizadas.

Esto se reflejará en ahorros para tu compañía y no sólo eso, pero van mucho más allá los beneficios, pues también se digitalizaautomatiza la clasificación de gastos y ganas visibilidad de cada movimiento en tu negocio.

Por ejemplo, se cargan mantiene un registro digital de  todos automáticamente los recibos y facturascomprobantes, ahorrando tiempo tanto para colaboradores como para los equipos de finanzas en la comprobación y deducción de los gastos., y se generan las facturas para el deducible. Todo, en cuestión de segundos. 

Monitoreo constante

Es importante que establezcas un sistema de seguimiento para comparar los gastos reales con el presupuesto que se realizó.

Con esto, podrás identificar cualquier desviación de manera temprana y tomar medidas correctivas rápidamente siempre que sea necesario. 

Con una plataforma web podrás tener visibilidad de cada uno de los movimientos en tiempo real, lo que te permitirá un control más preciso de los gastos.

Negocia cuando sea necesario

Implementa medidas para controlar y reducir los gastos administrativos cuando tengas la posibilidad.

Lo anterior incluye negociar tarifas más atractivas con proveedores, optimizar algunos procesos internos para aumentar la eficiencia y, por supuesto, eliminar gastos que no son esenciales para tu negocio. 

Todas estas fugas pueden representar una cantidad importante al sumarlas, así que presta atención a ello. 

Asignación flexible 

Mantén una asignación flexible de recursos dentro de tu presupuesto, con el fin de que puedas adaptarte a las necesidades cambiantes de tu organización.

Solo trata siempre de priorizar los recursos hacia áreas que generen un mayor retorno de la inversión y ajusta la asignación según las prioridades empresariales. 

Tomar en cuenta estas estrategias y ponerlas en marcha es clave para gestionar de manera eficiente el presupuesto de gasto administrativo y optimizar el uso de recursos financieros dentro de tu empresa. 

Gestiona y maximiza tu presupuesto de gasto administrativo con Edenred

Conocer la importancia del presupuesto de gastos de administración es el primer paso, pero no te puedes quedar ahí. Es fundamental empezar a usar herramientas que te ayuden a eficientar este proceso y gestionarlo de forma mucho más sencilla.

Todo eso es posible con Empresarial de Edenred, ya que te permite controlartener un control de todos los gastos que deimplica tu negocio, realizar los pagos correspondientes cuando desees o necesites y generar reportes detalladosy facturas directamente, sin que tengas que preocuparte por guardar recibos físicos y corras el riesgo de perderlos.

No lo pienses más y contáctanos para que te digamos cómo puedes gestionar tu presupuesto de gastos administrativos con ayuda de nuestras soluciones y empieces a ver beneficios en tu organización y sus finanzas.