¿Por qué las tarjetas empresariales son clave en tu cierre anual?

El cierre anual es muy importante para las empresas, ya que permite cuantificar las ganancias y pérdidas para conocer los resultados de la gestión financiera durante todo el año.

Generalmente, el ejercicio económico de las organizaciones va como el calendario, es decir, del 1 de enero al 31 de diciembre, y se debe realizar esta acción de manera meticulosa para planificar las estrategias del siguiente ciclo y optimizar recursos.

En este contexto, las tarjetas empresariales juegan un papel clave que, muchas veces, pasa desapercibido, pero puede marcar la diferencia en el éxito de tu compañía, como te explicamos en este contenido. 

¿Cómo ayudan las tarjetas empresariales en el cierre anual?

Las tarjetas corporativas son una herramienta muy poderosa que, además de facilitar las transacciones, juegan un papel clave para la proyección de la imagen de tu compañía, el fortalecimiento de relaciones comerciales y la generación de nuevas oportunidades.

Estas pueden tener un impacto muy positivo en tu cierre anual por diversas razones:

1. Facilitan la gestión financiera

Las tarjetas empresariales te permiten llevar un mejor control de gastos de tu organización.

Al poder establecer límites de gasto por departamento o colaborador, hay una mejor supervisión y presupuesto empresarial.

Además, se centralizan los pagos, simplificando la contabilidad y reduciendo errores, especialmente en los cierres anuales, que es cuando más se necesita tener una visión clara y ordenada de las finanzas.

Su uso también brinda la ventaja de obtener reportes actualizados, pudiendo detectar patrones de gastos, desviaciones en el presupuesto y tomar decisiones correctivas antes de que cierren los libros del año. 

2. Optimizan el flujo de caja

Al usar esta herramienta, las compañías pueden aprovechar los periodos de gracia en los pagos, teniendo un mejor manejo del flujo y presupuesto de caja.

Esto es fundamental para el cierre anual porque puede marcar la diferencia entre aprovechar una oportunidad o tener que hacer frente a un desafío financiero inesperado.

Además, en ocasiones, el uso de tarjetas empresariales permite programar pagos, lo que resulta clave para evitar el pago de recargos y para cumplir sus compromisos sin mayores inconvenientes. 

3. Acceso a beneficios fiscales

Las tarjetas empresariales ofrecen una ventaja muy importante al permitir que todo se registre de manera mucho más sencilla y obtener información detallada de compras.

En el caso de las tarjetas de Edenred, cuentas con un correo electrónico que está ligado a tu tarjeta y que valida automáticamente todas tus facturas ante el SAT para que sean más fáciles los procesos de comprobación, deducción y contabilización para el control de gastos de tu compañía. 

Gracias a esta automatización, se agiliza la preparación de las declaraciones anuales y disminuye el riesgo de perder deducciones por falta de documentación o por errores en la facturación.

Al tener un registro preciso y organizado, las empresas pueden optimizar su carga tributaria y destinar lo que ahorran a nuevas inversiones o proyectos estratégicos. 

4. Mejoran la relación con proveedores

Algunas tarjetas corporativas ofrecen condiciones preferenciales con determinados proveedores, pudiendo obtener descuentos, plazos de pago más amplios o acceso a productos exclusivos.

Todas estas ventajas se pueden aprovechar para mejorar las condiciones de compra a final de año, optimizando el costo de servicios o inventarios.

Asimismo, las tarjetas empresariales facilitan pagos puntuales, fortaleciendo la confianza con proveedores, lo que ayuda a lograr alianzas a largo plazo.

En el cierre anual, esta relación sólida es clave para asegurar el abastecimiento necesario sin interrupciones y con condiciones que favorezcan la rentabilidad del negocio.

5. Simplifican la obtención de reportes financieros

Permiten generar reportes detallados de todas las transacciones que realizan los colaboradores, lo que ayuda a simplificar la tarea de generar informes financieros precisos.

Esto es particularmente útil durante el cierre anual porque cada gasto tiene que estar debidamente justificado y registrado.

Contar con un sistema de tarjetas empresariales vuelve más rápido y transparente este proceso, lo que es vital para las organizaciones.

6. Fortalecen la seguridad financiera

Por lo general, cuentan con sistemas de seguridad avanzados, que ayudan a las empresas a evitar fraudes o transacciones no autorizadas.

Esto brinda una capa adicional de protección, lo cual es esencial para mantener la integridad financiera durante el cierre anual, que es cuando hay movimientos financieros más intensos e importantes.

Incluso, muchas tarjetas empresariales incluyen alertas y mecanismos de bloqueo automático ante cualquier sospecha de fraude, permitiendo que las empresas reaccionen rápidamente ante cualquier actividad anómala. 

Esta seguridad proactiva, además de proteger los recursos económicos, genera confianza entre los equipos financieros y contribuye a una gestión más transparente y ordenada durante los procesos críticos del cierre.

7. Optimizan la presupuestación 

Al terminar el año, es vital revisar el gasto total que realizó la compañía para poder armar el plan estratégico empresarial del siguiente ciclo.

En este sentido, las tarjetas empresariales son clave porque permiten identificar patrones de gasto, evaluar qué tan eficiente fue el uso de recursos y ajustar las estrategias financieras futuras para mejorar la rentabilidad.

Gracias a las herramientas de análisis que suelen incluir, es posible segmentar los gastos por área o periodo, detectando más fácilmente desviaciones y reasignar presupuestos inteligentemente. 

Esta visión detallada ayuda a establecer metas financieras más realistas y a construir un plan anual basado en datos concretos, en lugar de suposiciones, fortaleciendo así la toma de decisiones estratégicas.

8. Reducen la carga administrativa

Reducen significativamente la carga administrativa porque ayudan a automatizar la recopilación de datos de gasto y transacciones.

Lo anterior no solo permite ahorrar tiempo, sino que disminuye el riesgo de errores humanos, logrando que los equipos administrativos se centren en tareas más estratégicas durante el cierre anual. 

9. Facilitan la conciliación bancaria

La conciliación bancaria es un paso crucial en el cierre anual porque consiste en verificar que los registros internos coincidan con los movimientos que se reflejan en las cuentas de banco.

Con las tarjetas empresariales, este proceso es mucho más sencillo, pues todas las transacciones se registran automáticamente, incluyendo monto, fecha, categoría y hasta nombre de proveedor en ocasiones.

Esto reduce el riesgo de errores humanos y la necesidad de buscar comprobantes dispersos en distintos formatos o fuentes.

10. Permiten un mejor cumplimiento fiscal

El cierre anual implica presentar declaraciones de manera precisa ante el SAT, lo que es más simple con las tarjetas empresariales.

Al centralizarse los gastos en un medio de pago, cada erogación cuenta con su comprobante fiscal digital (CFDI) y se clasifica según su naturaleza.

De esta manera, disminuye el riesgo de deducir gastos no autorizados o perder deducciones por falta de documentación o recibos. 

Además, cuando se cuenta con plataforma vinculada a las tarjetas, generalmente, incluye herramientas de categorización y reportes automáticos que ayudan a preparar la contabilidad con mayor orden. 

Por qué son complicados los cierres anuales 

Con todas las ventajas que ofrecen las tarjetas empresariales en el cierre anual, es posible hacer frente a los principales desafíos de esta época, y hasta erradicarlos. 

Con esta herramienta, te olvidas de:

Falta de recibos y facturas

Los colaboradores suelen tener diferentes gastos para hacer crecer la empresa, pero es muy complicado dar seguimiento a los recibos de papel y las facturas de proveedores.

Si no está todo a la mano, puede haber retrasos importantes en la conciliación de gastos y otras acciones o tareas.

Errores humanos

Al momento de procesar documentos complejos en grandes cantidades, es muy difícil que no se produzcan errores.

Desgraciadamente, en este tema, una simple entrada incorrecta o el extravío de un documento puede tener graves consecuencias, que representan costos para tu empresa.

Introducción de datos manualmente

Introducir datos a mano en hojas de cálculo no solo lleva mucho tiempo, sino que puede hacerte caer en equivocaciones.

Si bien es uno de los métodos de contabilidad más comunes, contar con tarjetas empresariales con plataformas y apps vuelve este proceso mucho más preciso y eficiente, pues ya no debes capturar nada; únicamente descargar los informes que se van generando conforme se realizan transacciones.

Tarjetas empresariales vs. otros métodos: ¿cuál conviene para el cierre anual?

Al llevar a cabo el cierre anual, elegir el método de pago puede marcar la diferencia en cuanto a control, eficiencia y cumplimiento fiscal.

Si bien hay diferentes opciones, las tarjetas empresariales destacan por sus ventajas, que facilitan la gestión y los procesos contables.

En la siguiente tabla veremos sus beneficios frente a otros métodos para saber cuál es el ideal para ti: 

Integra las tarjetas empresariales y facilita el cierre anual de tu organización

Emplear tarjetas empresariales para la gestión financiera de tu organización es clave porque te ayuda a lograr un cierre anual exitoso y, además, optimizar tus recursos.

Ten el control de todos los movimientos que realizan tus colaboradores con respecto al dinero de tu negocio y ten bases sólidas para planear la estrategia del próximo ciclo de forma estratégica e inteligente.

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