Plataforma de finanzas para control de pagos y presupuestos

El control de gastos es uno de los elementos más importantes dentro de las empresas, pues es necesario tener acceso a registros financieros actualizados sin perderse entre cientos de recibos y correos electrónicos.En este sentido, es fundamental contar con una plataforma de finanzas que se adecue a las necesidades de cada organización, dependiendo del tamaño, los procesos y demás elementos que conforman la administración y función de la compañía.

Tanto si eres un pequeño o mediano empresario, como si estás al frente de una compañía con más de 500 empleados, en este artículo vas a identificar y evaluar cómo debe ser una plataforma de finanzas para control de pagos y presupuestos. 

Los principales retos financieros de las empresas

Las organizaciones enfrentan diferentes retos dentro de las finanzas, pues dinámicas como inflación, aumento de gastos operativos y la constante presión de mejorar la rentabilidad hacen vitales un control estricto de los recursos que se tienen y se emplean.

Por ello, es importante tener una buena gestión de pagos y presupuestos para lograr una operación saludable. 

Entre los principales retos que una plataforma puede reducir están:

1. Fragmentación de procesos

Muchas veces, las empresas emplean diferentes plataformas y sistemas para controlar gastos, manejar presupuestos y llevar un registro de los ingresos y egresos.

Esto solo provoca que haya una duplicidad de esfuerzos y se malgasten recursos, además de que hay falta de coordinación entre áreas y es más complicado tener una visión unificada del estado financiero de la compañía.

2. Falta de visibilidad en tiempo real

En ocasiones, los reportes financieros se generan manualmente y con datos que no están al día.

Esto puede provocar que no haya una visión clara sobre lo que está sucediendo con la empresa y, por tanto, no se puede reaccionar a tiempo frente a desviaciones presupuestales, gastos imprevistos o necesidades de liquidez financiera.

3. Procesos manuales con errores

Desde aprobaciones en papel hasta registros contables en hojas de cálculo, las tareas operativas continúan haciéndose de manera manual en muchos negocios.

Estos métodos, aunque pueden servir en las primeras etapas, en las que no hay tanto presupuesto, no son sostenibles a largo plazo, cuando se logra un crecimiento continuo.

Los errores humanos, la pérdida de documentos o facturas y la falta de control sobre los procesos vuelven más difícil llevar un control, poniendo en riesgo a la empresa.

Además, se invierte mucho tiempo en tareas de poco impacto, cuando se podría gestionar a analizar datos, detectar oportunidades o creando estrategias más efectivas. 

4. Falta de trazabilidad y control

Las empresas tienen que saber cuánto gastan, quién lo hace, por qué y cuándo. Para ello, se requieren mecanismos de trazabilidad, para dar seguimiento a las solicitudes de gasto, validar su aprobación, comprobar, etc.

No tener un registro digital complica auditar procesos, implementar políticas de gastos y hasta responder a revisiones fiscales.

Asimismo, este elemento es vital para asignar responsabilidades, identificar fugas de dinero y mejorar flujos de autorización. Sin ello, es probable que haya gastos innecesarios o hasta fraudes internos y externos. 

5. Dificultad para tomar decisiones

Tomar decisiones financieras demanda tener información actualizada y accionable, pero muchas veces no se tiene la plataforma adecuada para ello, por lo que se depende de intuiciones o proyecciones.

Lo anterior puede llevar a malas inversiones, retrasos, pérdida de clientes o proveedores y mucho más. Y en un entorno tan competitivo, esta falta de precisión puede costar más que dinero: pérdida de competitividad, mala reputación y mala estabilidad financiera y operativa. 

¿Qué es una plataforma de control de pagos y presupuestos?

Las plataformas de control de pagos y presupuestos son soluciones digitales hechas para que las empresas puedan gestionar centralizadamente sus operaciones: desde la planeación y asignación de presupuesto, hasta la ejecución y seguimiento de los pagos.

De esta manera, se puede tener un buen manejo de los recursos y agilidad y precisión en cuanto a la toma de decisiones. 

Entre las principales funcionalidades, están:

Control de gastos

Permiten tener un buen manejo de los ingresos y egresos, pudiendo destinar los recursos a lo que realmente se necesita y cumplir en tiempo y forma con las responsabilidad financieras que se tienen, tanto en el corto como en el largo plazo. 

Asimismo, es más sencillo definir, asignar y ajustar presupuestos por área, pues es posible establecer reglas de uso para cada tarjeta, tanto por tipo de comercio, fecha y horario, como por montos de compra. 

Gestión de pagos centralizada

La dispersión de pagos puede ser complicada cuando se tienen diferentes sedes o departamentos. En este sentido, una plataforma de pagos permite reunir todo ello en un solo lugar, dando mejor seguimiento, autorización y ejecución.

Al poder realizar pagos únicos, domiciliar pagos recurrentes y más, se garantiza que las obligaciones se cumplan en tiempo y forma. Además, es más fácil visualizar los pagos por vencer, teniendo una mejor planeación y liquidez financiera. 

Reportes financieros en tiempo real

Una de las funciones principales de estas plataformas de finanzas para control de gastos y presupuestos es la generación de reportes al instante.

Cada movimiento se registra, ayudando a que los líderes puedan visualizar cómo se ejecuta el presupuesto, qué áreas están gastando más y en qué categorías se concentran los recursos.

De esta forma, es posible detectar desviaciones, corregir el camino antes de que escale la situación y hacer cambios en estrategias con base en datos y no solo intuición. 

Beneficios de una plataforma de finanzas empresariales

Contar con una plataforma de finanzas puede marcar la diferencia dentro de las organizaciones. Entre los principales beneficios, se encuentran los siguientes:

1. Ahorro de tiempo y recursos 

Una de las ventajas más importantes se relaciona con el ahorro operativo.

Las tareas que antes tomaban días, como armado de presupuestos o conciliación de pago, se pueden realizar en cuestión de minutos.

Gracias a esto, los equipos financieros están menos presionados y pueden dedicar su atención a tareas más estratégicas, como planificación fiscal o desarrollo de escenarios económicos. 

2. Detección de oportunidades

Una plataforma de finanzas transforma los registros en insights útiles.

Por medio de los reportes automáticos y dashboards más visuales, no solo se tiene acceso a cifras, sino también a patrones de comportamiento, incluidos gastos recurrentes, áreas con más consumo, proveedores frecuentes, etc. 

Estos datos son vitales para detectar oportunidades de ahorro, optimizar procesos, renegociar con proveedores o hasta detectar errores o fugas de dinero. 

Así, en vez de reaccionar antes los problemas o inconvenientes, las compañías son capaces de anticiparse y construir escenarios más sólidos. 

3. Transparencia y agilidad

Te permite tener visibilidad sobre todas las compras, gastos y operaciones generados por y a nombre de la empresa.

Esto facilita no solo el control sobre el presupuesto de los diferentes departamentos, también brinda un panorama completo de la información que facilita procesos como rendición de cuentas, seguimiento de niveles de gasto, etc.

A través de Empresarial Edenred, por ejemplo, puedes controlar en tiempo real todos los gastos de los colaboradores a través de la plataforma web y la app móvil, reduciendo el riesgo de fraudes o mal uso de los recursos.

4. Mejora en la relación con proveedores y empleados

Una gestión financiera ordenada tiene un impacto directo en los vínculos comerciales.

Cuando los pagos se hacen puntualmente, los proveedores se sienten en confianza y se pueden construir relaciones más sólidas, lo que se puede convertir en mejores condiciones de pago, descuentos o mayor disponibilidad de productos.

En cuanto a los colaboradores, contar con una plataforma que agilice reembolsos y permita consultar presupuestos, mejora la experiencia laboral y refuerza una cultura organizacional basada en la transparencia. 

Cómo Empresarial Edenred resuelve los principales retos

Entender el valor de una plataforma financiera no solo consiste en conocer sus funciones y beneficios, sino realmente saber cómo resuelve en el día a día los retos que enfrentan las empresas de diferentes sectores y tamaños.

La solución de Edenred, diseñada para el control de pagos y presupuestos, responde a problemáticas reales con una propuesta moderna, simple y estratégica.

A continuación te compartimos algunos escenarios comunes donde la plataforma Empresarial Edenred marca una diferencia tangible:

1. Evitar desviaciones en presupuesto

Cuando las empresas cuentan con diferentes departamentos, se enfrenta un reto constante: mantener el control sobre el presupuesto de cada área. Por ello, se vuelve esencial contar con una solución digital, que mantenga a todos al día sobre lo que ocurre en el resto de áreas. 

Con Empresarial Edenred, cada responsable puede visualizar en tiempo real su saldo disponible, hacer solicitudes y más, evitando que haya gastos innecesarios o fuera de las políticas establecidas.

Por ejemplo, en caso de querer hacer un pago que rebase el límite o que corresponda a un concepto no válido, se bloquea o no se acepta la transacción, teniendo un mejor control. 

2. Agilizar pagos a proveedores

En compañías con muchos proveedores, los procesos para validar y pagar suelen ser tediosos o propensos a errores, requiriéndose múltiples revisiones y aprobaciones, lo que hace que haya retrasos y se vean afectadas las relaciones comerciales.

Con Empresarial Edenred, los pagos se pueden programar en ciertos escenarios, se pueden establecer candados por comercio, horarios y montos. 

Asimismo, se pueden dispersar saldos, viendo quién solicita fondos, en qué fecha, por qué y si se aprueba, sale la fecha correspondiente. 

3. Facilitar el control de caja chica

Gran parte de las empresas aún manejan la caja chica con métodos tradicionales, como facturas físicas, sobres, Excel, etc., demandando mucho tiempo para revisar que todo esté correcto. Esto dificulta el seguimiento y representa un riesgo de fuga de dinero o mal manejo. 

Edenred transforma la caja chica en un sistema digital y automatizado. Ayuda a asignar fondos mediante tarjetas empresariales prepagadas que solo pueden emplearse bajo las reglas establecidas por los administradores.

Cada compra se registra de forma automática, y los responsables pueden subir la evidencia directamente a la plataforma, facilitando el control y la conciliación.

4. Acelerar la auditoría interna y externa

Siempre que llega el momento de presentar resultados financieros o hacer auditorías, se tienen que realizar muchas tareas, como recopilar documentos, aclarar inconsistencias o rastrear antiguos gastos y sin una trazabilidad clara, es muy complicado.

Esto se puede evitar con el registro automático que ofrecemos en Edenred. Toda la información se organiza, está respaldada y disponible con solo clics.

Además, los reportes pueden filtrarse, haciendo que las auditorías se vuelvan mucho más ágiles y confiables. Esto reduce significativamente el riesgo de errores y aumenta la transparencia organizacional.

Diferenciadores de Empresarial Edenred

Actualmente, hay muchas opciones en cuanto a plataforma de finanzas, pero Edenred se destaca no solo por las funcionalidades, sino por cómo se combinan con una visión estratégica y una comprensión de los desafíos financieros de las empresas.

Te presentamos los principales diferenciadores que convierten a Empresarial Edenred en una aliada clave para el control de pagos y presupuestos: 

Especialización en soluciones corporativas

A diferencia de otras alternativas, nos dimos a la tarea de desarrollar la tecnología pensando únicamente en las empresas. 

Cada integración y función ha sido hecha para responder a los retos que enfrentan los equipos de finanzas y administración, desde el control de presupuestos descentralizados, hasta la administración de fondos específicos, como caja chica.  

Este enfoque ayuda a tener una mejor alineación con las necesidades de las organizaciones y evita que las personas tengan que adaptar su operación a sistemas pensados para usuarios individuales o negocios pequeños. 

Control y visibilidad completos

Uno de los retos de la gestión financiera es la falta de visibilidad inmediata.

Debido a lo anterior, muchas decisiones se toman con base en datos desactualizados o reportes atrasados.

Con Edenred esto no sucede, pues toda la operación se puede monitorear en tiempo real desde una misma plataforma web o app móvil. 

Gracias a ello, los responsables pueden tomar decisiones ágiles e informadas, respondiendo mejor ante imprevistos y teniendo un mayor control sin tener que depender de diferentes sistemas o reportes.

Seguridad y cumplimiento normativo

En Edenred, sabemos la importancia de tener seguridad y cumplir con las normas, por lo que contamos con altos estándares de protección de datos.

Todas las transacciones están sujetas a aprobaciones, hay límites por tipo de gasto, horario y categorías y validaciones fiscales, como la solicitud y la captura de CFDI. 

Esto ayuda a disminuir el riesgo de errores humanos, malos manejos de recursos o incumplimientos regulatorios y normativos. 

Acompañamiento continuo

Más allá del software, en Edenred ponemos a disposición de nuestros clientes un equipo de especialistas que acompaña cada etapa del proceso: desde el diagnóstico inicial y la configuración de la plataforma, hasta la capacitación de usuarios y la optimización del sistema conforme evoluciona la empresa.

Este acompañamiento es clave para lograr una adopción exitosa, resolver dudas rápidamente y aprovechar al máximo todas las funcionalidades disponibles.

Checklist para saber si tu empresa necesita una solución como esta

A veces, los problemas de control de pagos y presupuestos no se consideran como tal hasta que se convierten en errores costosos. 

Recuerda que las plataformas de finanzas no son solo para grandes corporativos, sino también para pymes o empresas en crecimiento. 

Si tienes dudas de si es buena opción para ti, este checklist te ayudará a identificar si tu organización ya necesita una solución como la que ofrece Edenred. Si respondes afirmativamente a varias de estas preguntas, probablemente es momento de digitalizar y profesionalizar tu gestión financiera.

1. ¿Tu empresa gestiona pagos mediante múltiples medios, personas o cuentas?

Si los gastos operativos, de viáticos, compras menores o pagos a proveedores se hacen desde diferentes cuentas bancarias o con tarjetas personales, estás enfrentando un serio riesgo de descontrol.

Las finanzas personales nunca se tienen que mezclar con lo del negocio, pues se pierde de vista cómo está creciendo o decreciendo, evitando que se emprendan acciones cuando sea necesario. 

2. ¿Se generan gastos sin autorización previa ni seguimiento?

Una de las principales causas de pérdida de control financiero es dejar que se realicen gastos sin un proceso claro de autorización.

Por ejemplo, si se hacen pagos sin aprobación o sin registrarse con todo y pruebas, es momento de implementar una solución que permita establecer reglas automatizadas y autorizaciones según relevancia. 

3. ¿Tienes dificultades para conciliar gastos y comprobarlos ante el SAT?

Los errores en la captura de facturas, la falta de CFDIs y la desorganización al final del mes fiscal pueden ocasionar que pagues multas o que pierdas oportunidades de deducir impuestos.

A través de una plataforma de finanzas, se pueden vincular los gastos con el comprobante, garantizando que todo esté en orden desde el primer momento. 

4. ¿No tienes visibilidad al momento de lo que se está gastando?

Muchas organizaciones solo conocen la situación financiera cuando llegan los estados de cuenta o los reportes mensuales, pero eso suele ser ya tarde para prevenir desvíos.

Se necesita una visión en tiempo real para tomar decisiones ágiles y eso solo se puede conseguir con un sistema digital centralizado.

5. ¿Cada departamento gestiona su presupuesto a su manera?

Cuando no se tiene un proceso estandarizado para el control de pagos dentro de la empresa o una herramienta compartida, es difícil comparar, controlar y optimizar los gastos entre las diferentes áreas.

Edenred te ayuda a asignar presupuestos en toda la empresa, por área y colaborador, monitorear el uso y establecer límites; todo, en un mismo lugar. 

6. ¿La conciliación contable toma mucho tiempo?

El trabajo que suele hacerse manualmente, como reunir recibos, clasificar gastos y crear reportes financieros, lleva mucho tiempo y es propenso a errores por desactualizaciones o equivocaciones humanas.

Con una plataforma de finanzas, los reportes se crean automáticamente y son visuales y exportables, lo que ayuda a que estén listos para la toma de decisiones o para presentaciones ante líderes.

7. ¿Se han detectado malos manejos o gastos no autorizados?

Si hay un mínimo indicio de malos manejos o uso indebido de recursos, es una importante señal de alerta.

Por ello, es vital contar con una herramienta que te ayude a asignar fondos y dispersar saldos de manera segura, bloquear categorías al momento en cualquier lugar y establecer políticas por usuario para reducir los riesgos al máximo. 

8. ¿Necesitas que tu empresa siga creciendo y escalar ordenadamente?

Conforme se va contratando a más personal o se expande un negocio, el control financiero se vuelve más complejo.

Con ayuda de Empresarial Edenred, tienes la posibilidad de que ese escalamiento se dé de manera adecuada, evitando que haya una pérdida de administración y que los recursos se destinen a lo que se necesita. 

9. ¿Tus equipos están rebasados con sus tareas de operación?

Cuando el personal de contabilidad pasa la mayor parte del tiempo capturando, validando y conciliando en vez de analizar y hacer propuestas de estrategias, es claro que hay un problema de eficiencia.

La automatización que puedes lograr con Edenred es clave en este sentido, pues libera mucho tiempo y así el área financiera puede cumplir con el rol principal: ser un socio estratégico. 

10. ¿Buscas tener una mejor planeación y control del presupuesto anual?

La planificación financiera no solo se da con herramientas como hojas de cálculo, sino que se requieren herramientas más complejas, que ayuden a hacer presupuestos, monitorearlos dinámicamente, ajustarlos, etc. Con Edenred, este proceso se vuelve más ágil, flexible y colaborativo.

Edenred, la mejor plataforma de finanzas para tu empresa

Contar con una plataforma de finanzas que te dé control total de tus pagos, presupuestos y reportes, además de darte una ventaja competitiva, se ha convertido en una necesidad estratégica.

En este escenario, en Edenred nos posicionamos como una solución integral y robusta para empresas de cualquier tamaño y sector que deseen crecer con orden, reducir riesgos y maximizar sus recursos.

No se trata únicamente de un software; es una solución inteligente diseñada para adaptarse a las dinámicas reales de tu negocio. Desde la asignación de fondos con reglas personalizadas hasta la validación automática de gastos y la generación de reportes listos para auditoría o análisis, cada funcionalidad responde a un problema cotidiano que enfrentan los equipos financieros.

De esta manera, es posible transformar procesos financieros complejos en flujos automatizados, seguros y ágiles. Además, gracias a nuestro modelo escalable, permitimos que tanto pequeñas como grandes empresas accedan a un nivel de gestión y control financiero que antes solo estaba al alcance de corporativos con grandes inversiones en infraestructura.

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