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Cómo mejorar el proceso de control de viáticos

Se calcula que en promedio, más del 30% de los gastos de viáticos no se comprueban; lo cual genera fugas de dinero, que de acumularse, podrían transformarse en cuantiosas cantidades que al final, afecten tu presupuesto.

El control de gastos de viáticos debe ser un proceso claro, el cual tiene que comunicarse de la mejor manera al interior de la empresa para evitar pérdidas de capital.

Dicho proceso varía dependiendo de la empresa, pero es común que en su ejecución existan diferentes dificultades.

A continuación te presentamos algunos de los errores más comunes en la gestión de viáticos. Revisa si tu compañía sufre de alguno de estos problemas y si requieres de optimizar tu proceso o complementarlo con alguna herramienta tecnológica.

Tus procesos para el control de viáticos deben contar con las siguientes características.

  • ¿Existe un formato o registro único para solicitar recursos para viáticos?
  • ¿Tienes definido un mecanismo y roles que autoricen los recursos para viáticos?
  • ¿Las autorizaciones de viáticos se pueden realizar el mismo día?
  • ¿Se entregan los recursos de manera exacta?
  • ¿Existe un control de las personas o eventos a los que se les puede asignar viáticos?
  • ¿Se controlan los límites con base en el presupuesto disponible, políticas o reglas establecidas?
  • ¿La comprobación de gastos se realiza de manera rápida y eficiente?
  • ¿Se devuelven los recursos en caso de que el gasto sea inferior al comprobado?
  • ¿Los comprobantes siempre son válidos para justificar los gastos?
  • ¿La conciliación de los gastos con el presupuesto asignado es exacta?

Establece un plan para el control de gastos de viáticos

Al pensar en una política de control de viáticos es fundamental definir los siguientes cuatro aspectos:

  1. Cuántas personas deben desplazarse como parte de su trabajo.
  2. Qué áreas requieren viajar.
  3. Tipo de viajes: local, nacional o internacional.
  4. Con qué frecuencia se realizan los viajes.

A partir de este diagnóstico es que se puede pensar en los objetivos y las políticas para el control de viáticos. Las más importantes son:

  • Política por kilometraje recorrido.
  • Política de límites de gastos.
  • Política de comprobación de gastos.
  • Política para viajes al extranjero.

Herramientas para facilitar el control de gastos de viáticos

Uno de los problemas más comunes es que los viáticos se agregan a la misma cuenta que el salario de los empleados, y al momento de presentar las facturas ocurre una discrepancia fiscal ante las autoridades hacendarias.

Contar con una herramienta como Empresarial Edenred, facilita la asignación de viáticos, por lo que la presentación de la documentación comprobatoria es más precisa y mucho más fácil de enviar a las autoridades correspondientes.

Por ejemplo, el sistema de Empresarial Edenred enlaza cada tarjeta con un correo electrónico al que se envía las facturas de los gastos de representación. Este buzón electrónico valida de manera automática con el SAT que la factura sea auténtica y contenga todos los datos fiscales requeridos para deducirlos.

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