Beneficios de reducir el uso de efectivo para tus conductores

Los principales gastos de una flota sin importar la cantidad de vehículos que lo conformen, desde 2 , 10 a más; uno de los principales gastos de combustible son el pago de combustible y peajes. 

Actualmente  existen alternativas que permiten reducir o eliminar el uso de efectivo  por completo para tener un mayor control de los recursos. De esta manera se obtienen muchos beneficios para las empresas, para los gerentes de logística y para los conductores: se eliminan las pérdidas, se logran ahorros, se pueden recopilar datos y en general la gestión se vuelve más sencilla.

Efectivo, ese gran problema

En la era digital que vivimos, el uso de efectivo se está reduciendo, dando paso a alternativas mucho más cómodas y modernas, en particular los plásticos y las transferencias electrónicas. Esto sucede por una razón muy sencilla: simplifica y hace más seguras las transacciones monetarias.

Veamos lo que sucede cuando una empresa asigna efectivo para la carga de combustible o pago de casetas: 

• Para el área de Contabilidad, el manejo de efectivo implica ir al banco a hacer un retiro, contarlo, separarlo y confirmar que se tiene el cambio suficiente para la partida de cada conductor. Luego se le entrega a éste la cantidad que tiene asignada junto con un recibo que debe firmar. El paso siguiente es consolidar esos recibos. Si el conductor tuvo un sobrante, debe entregarlo para que se le haga otro recibo, hay que hacer una nueva consolidación y así sucesivamente. Y eso contando con que se entreguen las partidas directamente y no a través del departamento de Logística.

• Para los conductores es muy riesgoso llevar efectivo a un viaje, especialmente en la situación actual de las carreteras. Tienen la preocupación de que les roben, de perderlo, de contar con que en la estación de servicio tengan cambio… A final de cuentas, ese dinero no es suyo.

• Sin embargo, la parte que más pierde es la empresa. Todo el manejo de Contabilidad es un proceso manual que conlleva muchas horas. No es posible llevar un control preciso del dinero y se presta a robos en todo el proceso. Es difícil recopilar datos y establecer parámetros, elaborar informes y tomar decisiones a largo plazo.

El dinero físico conlleva muchos pasos, no es seguro y, sobre todo, su manejo no es productivo.

¿Cómo reducir el uso de efectivo de mis conductores?

Para pago de combustible, una excelente opción son los vales electrónicos. A diferencia del efectivo y las tarjetas de prepago, ofrecen múltiples beneficios no solo para los conductores, sino para tu administración.

Con ellos:

• Puedes recargar cada monedero en cualquier momento y lugar y bloquear o desbloquearlos. Eliminas el problema de que la partida asignada no le alcance al conductor o puedes bloquear la tarjeta si detectas un mal uso.

• El conductor no corre el riesgo de sufrir robo o pérdida de dinero. Viaja más seguro y si llega a perder su tarjeta, la reposición es muy rápida y sencilla.

• Eliminas el riesgo de robo por parte del conductor. El robo de gasolina es una práctica común y se realiza de diferentes maneras:

• Drenaje del tanque. El conductor saca gasolina directamente del vehículo.

• Drenaje al cargar. Parte de la gasolina que se compra se vierte en recipientes.

• Alteración de facturas.

• Alteración del odómetro. (Es menos común, pero puede alterarse el kilometraje de los vehículos).

• El conductor no necesita recabar recibos y se reduce el papeleo.

• Puedes deducir hasta el 100% de los gastos.

• Toda la administración se realiza fácilmente a través de una plataforma digital.

Cuando contratas un servicio de tarjetas electrónicas de combustible, se asigna una tarjeta con su nombre a cada conductor. Cada tarjeta tiene un PIN diferente, que es el que se registra en la estación de servicio.

Una desventaja de esas tarjetas puede ser que sólo son aceptadas en las cadenas de gasolineras que tengan convenio con el proveedor del servicio de tarjetas.

Para pago de casetas y segundos pisos, lo mejor es usar Tag, esos lectores pequeños que se adhieren al parabrisas y además de eliminar el uso de efectivo permiten:

• Ahorrar tiempo en las rutas. El conductor no tiene que parar, sacar dinero, pagar y recibir cambio.

• El conductor no corre el riesgo de sufrir robo o pérdida de dinero.

• El conductor no necesita recabar recibos y se reduce el papeleo.

• Puedes deducir hasta el 50% del ISR.

La desventaja en este caso es que no todas las empresas que emiten tags ofrecen servicios especializados para empresas y algunos son prepagados, por lo que no es posible depositar o bloquearlos.

¿Estas herramientas tecnológicas ofrecen otros beneficios aparte de los ya mencionados?

Por supuesto, pero dependen del o los servicios que se contraten, porque no todos funcionan de la misma manera y por lo tanto no ofrecen los mismos beneficios.

Con Edenred puedes contratar nuestro servicio Ticket Car Edenred, que te ofrece:

1. Una plataforma digital y una app para que controles tu flota en tiempo real desde donde te encuentres.

2. Una sola factura que consolida los consumos y es deducible al 100%

3. Reportes por horarios, días, combustible, etc., para poder establecer parámetros y tomar las decisiones más acertadas.

4. Reportes estratégicos de transacciones y saldos de la flota para automatizar procesos de Contabilidad.

5. Validación de la unidad en la estación de servicio y la caseta de peaje.

6. Servicio en más de 7,000 estaciones de servicio en todo el país.

7. Una app para que los conductores puedan consultar movimientos, saldo y geolocalizar estaciones de servicio.

8. Posibilidad de asignar candados por horario, tipo de combustible, capacidad del tanque y más.

9. Si lo deseas, puedes compensar la huella de carbono de tus vehículos a través de nuestro servicio Move for Good.

10.  Tú y tus conductores pueden llamar a nuestro centro de atención las 24 horas de los 365 días del año.

Nos adaptamos a empresas de cualquier tamaño y giro. Acompañamos a todos nuestros clientes después de la compra y en la implementación del servicio.

Acércate a Edenred, elimina el uso de efectivo para tus conductores y obtén muchos otros beneficios para la gestión de tu flota vehicular.