Flota vehicular: cómo optimizar flotillas en grandes empresas

La gestión eficiente de una flota vehicular es un componente clave para el éxito operativo y financiero de muchas compañías. No solo optimiza los recursos y reduce costos, sino que puede convertirse en un motor para mejorar la satisfacción y la productividad. 

¿Quieres conocer más al respecto? En este artículo, te damos las mejores estrategias para optimizar las flotillas en grandes empresas, incluidos los vales de gasolina. 

La importancia de un buen control de combustible en flotas

El costo de la gasolina representa uno de los gastos más importantes para grandes empresas con flotillas, por lo que es crucial tener un buen manejo del mismo para eficientar los recursos financieros.

Un sistema para manejar, calcular el rendimiento de gasolina y controlar cuánto se destina al combustible permite identificar oportunidades de ahorro e identificar fallas o deficiencias que estén provocando desperdicio de fondos.

Al conocer estos datos, se pueden implementar diferentes acciones y estrategias para reducir los costos. 

Cómo optimizar flotillas en grandes empresas

Este proceso puede leerse tedioso, pero con las herramientas y los procesos adecuados, se simplifica en gran porcentaje. Veamos las acciones que se tienen que llevar a cabo: 

1. Diagnóstico de la flota vehicular actual

Lo primero que se debe hacer es un diagnóstico a detalle de la flota actual, con el objetivo de identificar áreas de mejora y métodos de ahorro. 

Esto ayudará a las empresas a comprender mejor cómo están administrando los recursos y cómo se pueden optimizar.

Un buen diagnóstico y análisis es clave para ayudar a tomar decisiones basadas en datos. 

2. Unidades que se ajusten a tus objetivos

Una vez hecho el diagnóstico, tienes que verificar que los vehículos que conforman tu flota respondan a tus objetivos empresariales. 

En caso de que no sea así, es necesario que los cambies para optimizar recursos y eficientar tareas, lo que puede ser un antes y después en las finanzas de tu organización.

Asimismo, tienes que realizar una proyección sobre el desempeño que tendrá cada uno de ellos en el corto y largo plazo. 

3. Control de combustible

Otro punto importante para administrar una flota vehicular grande es contar con herramientas que permitan gestionar los gastos de combustible de manera sencilla y eficiente. 

En este sentido, los vales de gasolina de Edenred son un elemento clave porque te permite administrar y manejar los gastos que se hacen bajo este rubro, brindándote controles, seguridad y acceso a reportes de toda tu flota de manera independiente. 

Con esta herramienta es mucho más fácil llevar un registro de los consumos que realiza cada vehículo de tu flota para saber qué tan adecuado es el manejo y comprobar que no haya fugas ni robo de combustible. 

4. Mantenimiento preventivo

Sin importar qué tan grande sea tu flota vehicular, el mantenimiento preventivo es uno de los pilares para lograr un buen rendimiento y obtener la máxima eficiencia, pues permite alargar la vida útil y mejora la seguridad de los conductores.

Los vehículos que se mantienen en buen estado reducen las probabilidades de accidentes, siendo vital para toda tu planilla de choferes. 

Pensando en esto, en Edenred contamos con el servicio de flota y mantenimiento, orientado a soluciones para gestionar servicios preventivos y correctivos y, además, ayudar al medioambiente con el programa de sustentabilidad Move for God. 

5. Capacitación continua para conductores

Capacitar a los choferes debe ser algo primordial para grandes empresas que deseen aumentar sus ganancias, pues permite reducir costos operativos relacionados con siniestros y malas prácticas de manejo.

De acuerdo con un artículo, corregir errores básicos en la conducción elimina gastos extra y aumenta la vida útil de las flotas vehiculares.

Cuidar la carga es uno de los aspectos más importantes dentro del sector de transporte y logística, ya que esta puede provocar daños en los vehículos a largo plazo o un mal manejo puede provocar daños en el trayecto de transporte.

6. Optimización de rutas

Planificar las rutas de transporte ayuda en muchos aspectos a las grandes empresas, como:

• Reducir los tiempos de entrega.
• Ahorrar tiempo.
• Reducir costos de gasolina.
• Maximizar la productividad y vida útil del transporte al recorrer menos kilómetros.
• Incrementar la satisfacción de los clientes, etc.

Para ello, puedes implementar software especializado que te permite analizar variables clave como tráfico, distancia, horarios de entrega, entre otros.

Asimismo, con el paso del tiempo, los resultados pueden mejorar gracias al análisis de datos históricos, los cuales te ayudarán a entender patrones a partir del rendimiento de rutas anteriores.

7. Políticas de uso de vehículos

Una práctica crucial en el cuidado de una flota vehicular es la asignación de responsabilidad de cada elemento que la conforma; de lo contrario, difícilmente se podrá cuidar. 

Esto no significa que se deba asignar un auto a cada conductor. Si se comparte, en cada asignación debe hacerse entrega formal con una revisión de las condiciones en que se encuentra con el último uso. 

El supervisor debe recibir el auto, verificar en qué condiciones se encuentra y entregarlo al siguiente operador. 

Asimismo, es clave contar con un documento en el que se definan las políticas de uso. No tiene que ser demasiado largo, pero sí debe contener lo esencial, por ejemplo:

• Definir que los vehículos son una extensión de la empresa y no se deben introducir bebidas alcohólicas o usarlos para otros fines.
• Establecer que es obligatorio que los conductores cuenten con licencia vigente.
• Definir qué se debe hacer en caso de accidente y cuáles son las consecuencias en caso de que el operador sea el responsable, etc.

Se deben plantear todas las reglas básicas para que todos las conozcan y puedan cumplirlas. Asimismo, se tiene que dar seguimiento a su seguimiento; de lo contrario, se convierte solo en un papel sin sentido. 

8. Análisis de datos y KPI

Enumerar y determinar los KPI importantes para evaluar la flota es muy importante.

Aquí entran indicadores como:

• Consumo de combustible por kilómetro.
• Tiempo de inactividad.
• Costo de mantenimiento por vehículo.
• Ratio de accidentes y seguridad.

Todos estos datos ayudarán a demostrar la efectividad de la estrategia y la gestión de la flota vehicular. Solo se deben monitorear y analizar los resultados para tomar mejores decisiones y alcanzar los objetivos establecidos dentro de la empresa.

9. Seguimiento y gestión de incidentes

Establece un sistema para el seguimiento y la gestión de incidentes, el cual debe incluir no solo accidentes, sino averías u otros problemas menores que impactan en el funcionamiento de los vehículos. 

Poder dar una respuesta rápida y eficiente a estos sucesos puede minimizar el tiempo de inactividad y los costos relacionados.

10. Sistemas de seguridad avanzados

Invierte en sistema de seguridad para los vehículos, incluidos cámaras, tableros, sensores de proximidad y sistemas de asistencia al conductor.

Todo esto ayudará a reducir el riesgo de accidentes o robos y disminuir los costos de seguro, lo que puede representar un punto importante en las grandes empresas con un alto número de vehículos.

¡Optimiza tu flota vehicular con Edenred!

Optimizar una flota vehicular es un elemento crucial para reducir costos operativos y manejar de manera eficiente los recursos de una empresa. Por ello, queremos ayudarte a hacerlo a través de los vales de gasolina Edenred y el programa de mantenimiento.

Sin importar qué tan grande sea tu flotilla, tenemos opciones y soluciones para ti. Cada una se adapta a las necesidades específicas de cada negocio, eso es uno de los puntos más importantes para tener buenos resultados.

Así que si deseas empezar a tener una mejor relación costo-beneficio de tu flota, ¡contáctanos! Encontraremos la mejor opción para tu organización.