¿Cómo evitar el robo de combustible en las empresas?

El robo de combustible se presenta de manera más común de lo que parece dentro de las empresas y repercute en su rentabilidad, pero afortunadamente puedes evitarlo con un sistema de control de combustible que marcará la diferencia.

Para una empresa de transportes o que maneja una flota corporativa, estas actividades pueden elevar los costos operativos de manera significativa.

Por ello, te vamos a decir de qué manera puedes evitar el robo de combustible dentro de tu organización a través de un elemento sencillo pero efectivo: las tarjetas de gasolina.

Estas actividades, para una empresa de transportes o que maneja una flota corporativa, pueden elevar los costos operativos de manera significativa.

¿Cómo se da el robo de gasolina?

Ya sea un robo efectuado por delincuentes, personas ajenas a la empresa o hasta empleados deshonestos, cuidar la flotilla es una tarea vital para evitar pérdidas económicas.

Existen diferentes formas de robo de combustible y a continuación, te detallamos las más importantes para que las tengas presentes y puedas identificarlas.

1. Robo en carretera

Cuando hay bloqueos y tráfico en carreteras o los transportistas necesitan parar para descansar de la jornada, los delincuentes aprovechan algún descuido y roban los camiones de carga. 

Pero no solo eso, algunos también aprovechan para vaciar el tanque del combustible con la finalidad de limitar las acciones del conductor y evitar ser perseguidos.

2. Drenaje de combustible

Es uno de los métodos más utilizados para robar el combustible de las flotillas. Como algunos vehículos tienen la facilidad de acceder al tanque de gasolina, quienes deseen robar, solo necesitan un embudo, una manguera y un garrafón. 

Al colocar la manguera dentro del orificio del tanque se puede hacer una extracción del combustible de la unidad e incluso pasarlo al tanque de otro automóvil.

3. Alteración del dispensador

Otro procedimiento común del robo de combustible en México sucede en la estación de servicio. 

En el punto de venta, el trabajador responsable de hacer la carga puede alterar el dispensador y verter una menor cantidad al tanque del vehículo. 

Si bien esta práctica no es tan fácil de realizar porque se necesita modificar todo el sistema de la estación, eso no indica que no se lleve a cabo en algunas estaciones del país.

4. Facturas modificadas

Las facturas son documentos fiscales que ayudan a administrar flotillas porque todos los gastos provenientes de las operaciones de una empresa deben ser reportados ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria). 

Dentro de estos gastos se encuentran los relacionados con el mantenimiento y el combustible, entonces, al contratar un servicio de este tipo, es posible alterar el documento.

El procedimiento se puede efectuar por un empleado deshonesto en complicidad con el personal de la estación, quienes pueden modificar la cantidad de combustible en la factura y esta se entrega alterada al administrador de la empresa.

5. Cargar una parte del tanque y otra en un garrafón

De igual manera, en complicidad con la estación de servicio, el transportista puede pedir que llenen una parte del combustible en el tanque y un garrafón aparte. Después lo venden o vacían en sus propios vehículos, perjudicando totalmente el presupuesto de la empresa.

6. Manipular el kilometraje

La manipulación del kilometraje es un método cada vez más común en cuanto al robo de combustible.

Consiste en usar imanes o dispositivos adaptados para aumentar o disminuir los kilómetros recorridos por el cuentakilómetros, permitiendo que se pueda cometer este tipo de fraude. 

De esta forma, se pueden exagerar los gastos y aprovecharlo para otro tipo de pagos.

¿Cómo evitar el robo de gasolina?

Como parte de la capacitación constante a tus operadores, es importante que les hagas saber las consecuencias de utilizar combustible adulterado. 

Asimismo, es clave implementar algunas acciones para prevenir esta acción. Como empresa, existen varias opciones que pueden ayudarte con este objetivo y así tu negocio no se vea afectado.

Cumplimiento de política de gastos

Es común que con el propósito de mantener la operación en la empresa, se invierta en cuanto combustible se crea necesario; sin embargo, es importante establecer una Política de Gastos que nos indique bajo qué circunstancias se puede incurrir en ciertos gastos y respetarla.

Puede suceder que un mal uso, como el exceso de aire acondicionado en cabina, dejar encendida la unidad mientras el operador atiende a un cliente, o un estilo de conducción desequilibrado provoque un consumo más elevado de lo que debería.

Considera hacer pruebas para establecer el rendimiento bajo las circunstancias adecuadas en un día de trabajo, delimita un presupuesto y comunícalo a los operadores para hacerlos conscientes de las finanzas de la empresa, los objetivos a cumplir en ahorro y las buenas prácticas en su trabajo.

Concientización sobre el daño de usar combustible robado

Instruye a tus trabajadores sobre lo dañino que es emplear gasolina de dudosa procedencia. Por ejemplo:

• Provoca daños al sistema de carburación por no tener la calidad especificada para el tipo de motor.
• Obstruye los sistemas de inyección por la tierra u otras partículas que se introducen en el combustible al ser extraído de manera ilícita.
• Provoca fallas y bajo desempeño de las unidades debido a la presencia en el combustible de agua, o sustancias usadas para rebajarlo.

Asimismo, es importante que sean conscientes de las consecuencias legales que podrían enfrentar, pues tanto Pemex como las autoridades federales están intensificando la vigilancia para enfrentar el robo y venta ilegal de combustibles.

Controles y reportes

Saber dónde, cómo y cuánto se invirtió en combustible puede ser complicado al no estar tripulando una unidad, o dando efectivo a los operadores. Sin esta información se  puede llegar a un desbalance financiero. 

Por ello, es importante establecer horarios, días y hasta lugares (de confianza) donde tus unidades deben de cargar combustible.

Una herramienta como las tarjetas de gasolina de Edenred es indispensable para poder monitorear qué vehículo está operando de manera correcta y establecer las soluciones necesarias para evitar el desvío de recursos. 

Esta ofrece reportes y gráficos que te dan un panorama de sus acciones para detectar anomalías o comportamientos dudosos de parte de tus operadores, ya que por supuesto, una unidad no podrá pasar desapercibida al salirse de la norma y presupuestos de una operación correcta

Visibilidad del gasto

Tener acceso remoto a esta información es importante para todo administrador. Considerando que las flotillas se pueden encontrar en cualquier punto de la ciudad, estado o país, es indispensable poder observar y rastrear estos datos en todo momento.

Tómate el tiempo de verificar el desempeño de tus unidades al menos una vez al día o en un reporte semanal. Recuerda que lo que no se mide no se puede mejorar. De esta forma será mucho más práctico evitar que tus presupuestos se excedan.

Tarjetas de gasolina, la mejor solución para evitarlo 

La implementación de un sistema de gestión de combustible que permita controlar el gasto de gasolina con tarjetas y vales de gasolina, facilita la detección de actividades inusuales y posibles robos.

En este sentido, en Edenred contamos con una solución que te permite:

• Asignar y controlar presupuestos para la compra de combustibles.
• Validar la presencia de la unidad en estaciones de servicio autorizadas.
• Llevar un registro de la capacidad del tanque, las distancias recorridas y el consumo por día, semana o mes.
• Verificar el rendimiento promedio de cada vehículo.
• Dar seguimiento a los desplazamientos y paradas de las unidades.

Con la información recopilada también puedes mejorar la productividad de tus conductores y el desempeño de tus vehículos, así como ahorrar en costos de operación al facilitar la gestión de presupuestos y la deducibilidad de gastos.

Prevenir el robo de combustibles dentro de la empresa debe ser tu prioridad, pues sus efectos impactan negativamente en la rentabilidad. 

Apóyate en la tecnología y haz tu labor más fácil y eficaz. ¡Contáctanos para asesorarte sobre las mejores prácticas y soluciones acorde a tus necesidades!