¿Cómo mejorar los procesos administrativos en tu empresa?

Uno de los pilares dentro de la organización efectiva de una empresa son los procesos administrativos, ya que estos ayudan a cumplir con los objetivos de manera mucho más eficiente, usando distintas herramientas como pueden ser las tarjetas empresariales.

Estos tienen el propósito de ayudar a cualquier negocio a utilizar de forma óptima todos los recursos, logrando ahorro de esfuerzo, tiempo y dinero.

En este artículo vamos a conocer lo que son los procesos administrativos y cómo podemos mejorarlos dentro de cualquier empresa.

¿Qué son los procesos administrativos?

El proceso administrativo puede entenderse como una guía que orienta la gestión estratégica y operativa de cualquier negocio para alcanzar los objetivos propuestos. Está conformado por un conjunto de pasos o etapas que abarcan el capital humano, el financiero y el tecnológico.

La manera de operación es secuencial y busca que las empresas hagan un uso inteligente de los recursos para eficientar cada una de las tareas que tienen un rango de mejora y optimización.

Gracias a los procesos administrativos, es posible agilizar los flujos de trabajo como facturar o emitir cobros, sobre todo cuando se encuentran en gestión distintos proyectos o clientes dentro de una compañía. 

Principios del proceso administrativo

Existen 13 principios que son considerados importantes dentro de los procesos administrativos, y vamos a mencionarlos de manera breve para que conozcas un poco más sobre estos.

• División del trabajo: la repartición de tareas por áreas específicas con el fin de aumentar la productividad.
• Autoridad y responsabilidad: aquí se gestiona como delegar responsabilidades para llevar a cabo las tareas que están asignadas.
• Disciplina: el respeto por las reglas dentro de la compañía por parte de todos los que la conforman. 
• Unidad de mando: debe existir una jerarquía bien definida para que no haya confusiones o conflictos. 
• Unidad de dirección: un gerente debe dirigir las actividades relacionadas para el bienestar de la empresa.
• Subordinación del interés individual al interés general: el bien común debe ser la prioridad dentro de un negocio. 
• Remuneración del personal: el pago debe ser justo y mantener equidad para conseguir la satisfacción y motivación de los colaboradores. 
• Centralización y descentralización: esto debe ser analizado para conocer cuál es la mejor forma de eficientar los procesos porque cada compañía es diferente. 
• Jerarquía: la cadena de mando debe ser clara para mantener una comunicación efectiva. 
• Orden: es un elemento esencial para el buen funcionamiento de cualquier negocio, por ello, recursos y colaboradores deben mantener un orden adecuado.
• Equidad: el trato a los empleados es muy importante para fomentar un buen ambiente laboral, y reducir los niveles de rotación de personal. 
• Iniciativa: los colaboradores deben tener la libertad para crear y ejecutar planes. 
• Espíritu de equipo: el trabajo que se haga en conjunto es esencial para el éxito de un negocio.

Fases del proceso administrativo

Las fases de un proceso administrativo son un elemento clave para entender cómo puedes mejorar, y vamos a revisar cada una de ellas, estas se dividen en dos grupos, de acuerdo con la etapa de ejecución, y pueden ser mecánicas (planificación y organización) o dinámicas (dirección y control).

Fase de planificación

Es el primer paso de todos los procesos administrativos, ya que aquí es en donde se comienzan a establecer los objetivos o metas que tiene un negocio, y no solo eso, sino que se incluyen los medios o herramientas con las que se cuenta para conseguirlo.

Con un plan inicial, existe un mejor camino para reducir la incertidumbre e incrementar las posibilidades de alcanzar el éxito de manera mucho más sencilla, pues esta etapa está orientada a las decisiones que se deben tomar para influir en el futuro.

La planificación como punto de partida de los procesos administrativos tiene los siguientes objetivos:

• Ver a dónde se quiere llegar.
• Determinar cómo se encuentra la compañía. 
• Analizar posibles eventos que podrían representar un problema a futuro.
• Elegir la mejor forma de lidiar con cualquier tipo de obstáculo. 
• Ejecutar el plan seleccionado.
• Evaluar los resultados. 

Fase de organización

Lo que sigue es distribuir cada una de las tareas entre los equipos de trabajo que se encuentran dentro del negocio, a fin de que los resultados sean más efectivos y eficientes.

Es importante durante la primera fase conocer las habilidades de cada colaborador y los recursos con los que cuenta, pues de esta forma la organización se hace mucho más sencilla, y se asigna de manera óptima cada actividad dentro de la empresa.

Hay que tomar en cuenta algunos puntos clave para llevar a cabo una organización adecuada:

• Divide la carga de trabajo en tareas.
• Elige una autoridad para cada una de las áreas de trabajo.
• Otorga los insumos necesarios para trabajar.
• Inicia la jerarquización interna del negocio.
• Establece mecanismos que integren cada una de las actividades por grupos. 

Fase de dirección

Ahora llegó el momento de poner en ejecución todo lo revisado con anterioridad, y la dirección ocupa un lugar importante dentro de la dinámica del proceso administrativo.

Dirigir de manera inspiracional y motivadora permite que cada uno de los colaboradores dentro de su área realicen de forma eficiente sus actividades, pues al final de estos depende el funcionamiento de todo el proceso.

Algunos puntos clave que debes tomar en consideración son los siguientes:

• Motivar a tus colaboradores.
• Reconocer y recompensar el trabajo realizado.
• Escuchar las necesidades de los empleados.
• Establecer comunicación eficiente entre cada uno de los sectores de la empresa.

Fase de control

La última parte de los procesos administrativos requiere que se lleve a cabo un control para que las actividades planificadas se realicen como fueron elegidas desde un principio.

Este control permite analizar los puntos más altos y bajos, y posteriormente ayuda a ejecutar las modificaciones que sean necesarias para aumentar la eficiencia de los procesos. Dentro de esta fase algunos puntos a considerar son los siguientes:

• Analizar los resultados obtenidos.
• Comparar los resultados con la fase de planeación.
• Identificar problemas y resolverlos.

Cómo mejorar los procesos administrativos

Ya tienes una idea de cómo puedes mejorar los procesos administrativos. Solo debes seguir el timeline correcto basado en las 4 fases, de esta forma podrás perfeccionar cada una de las actividades y eficientizar toda la organización.

Asimismo, existen algunas herramientas para facilitar los procesos administrativos, como las tarjetas empresariales, que permiten tener un control completo sobre cada uno de los pagos y facilitan la gestión de recursos para la adquisición de insumos o de servicios para el negocio.

Para elegir la mejor tarjeta corporativa, Edenred es líder de soluciones para empresas, ya que cuenta con años de experiencia en el rubro y ofrece siempre lo más completo para ayudar a las compañías con una parte de sus procesos.

Algunos consejos para ayudarte en este proceso son:

• Revisa tus procesos actuales.
• Identifica oportunidades de mejora.
• Presta atención a soluciones empresariales.
• Implementa tecnología para facilitar procesos.
• Optimiza la colaboración de tu equipo.
• Realiza mediciones de rendimiento.

Tu aliado en los procesos administrativos: Edenred

Para maximizar la manera en que se llevan a cabo los procesos administrativos es importante contar con el apoyo de aliados estratégicos que tengan soluciones empresariales para responder a los desafíos del día a día, y Edenred es el compañero ideal.

Gracias a las distintas herramientas con las que cuenta, permite agilizar muchos de los procesos que pueden ser tediosos, en especial cuando de gestión y control se refiere. Comienza hoy mismo tu camino hacia el éxito y solicita mayor información.

Recuerda que las soluciones están hechas a tu medida, por lo que tus necesidades son la prioridad de Edenred.