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¿Cómo implementar un sistema de control de gastos?

Tu gestión de gastos empresariales debe enfocarse en aprovechar de manera eficaz tus recursos para lograr las metas de crecimiento establecidas.

El objetivo de una estrategia de planificación financiera inteligente no es meramente reducir gastos en una empresa, sino llevar un control de flujo de efectivo para realizar desembolsos que realmente resulten en beneficio para la organización.

Una vez que hayas establecido cuáles son las metas que deseas alcanzar en tu negocio, es necesario que planees cuidadosamente cómo administrar tus recursos para apoyar las acciones y operaciones que te permitan alcanzarlas.

Costo vs gasto

Empieza por diferenciar los conceptos de “costo” y “gasto”. En términos contables, el primero es el desembolso que se registra como activo y se vuelve gasto cuando produce los beneficios contemplados.

En otras palabras, se puede decir que una cuenta de costo, es una de activo. Mientras que el gasto es una especie de desembolso consumido de forma corriente, o simplemente es un costo que ya ha dado su beneficio.

Cómo planificar gastos en las empresas

Cuando se desarrolla un plan de utilidades hay que estudiar con detenimiento los gastos de cada área de trabajo. Todos los niveles que existan en la administración tienen que ser contemplados en el sistema de control de gastos de una empresa.

La participación es fundamental en la elaboración de presupuestos realistas de gastos para todas las áreas de responsabilidad, pero primero se debe planificar su producción o actividad, e incluir los gastos anticipados.

El orden de los presupuestos

Es importante que el plan de utilidades a corto plazo incorpore los presupuestos en el siguiente orden:

  • Presupuesto de costos de material y mano de obra
  • Presupuesto de gastos destinados a la producción
  • Presupuesto de costos de distribución
  • Presupuesto de gastos administrativos

Las razones de la planificación y control de gastos

La importancia de una gestión precisa de control de gastos, que incluye apegarse a los planes y presupuestos elaborados, se puede definir en cuatro motivos específicos que se reflejan en el manejo del flujo de efectivo y la consecución de la liquidez de una empresa. Estas son:

  • Que los ingresos y los gastos planificados puedan verse reflejados en un estado de resultados bien estructurado
  • Que se pueda hacer un plan realista de los desembolsos
  • Que pueda establecerse un objetivo definido para cada área de responsabilidad
  • Que se cuente con un marco de referencia contra el cual comparar los gastos reales

El controlar gastos de una empresa es una labor cotidiana, pero sin un sistema que te permita hacerlo de forma eficaz y ordenada la tarea será cuesta arriba.

Introduce un esquema que te permita administrar de manera eficaz tus recursos.

Para ello, puedes echar mano de soluciones como el uso de tarjetas de servicio o prepago corporativo como Ticket Empresarial y Ticket Car, que no solo te ayudan a gestionar y controlar los gastos, sino también reducen la carga laboral de tu departamento de contabilidad.

Con la automatización que esas aplicaciones representan, tu personal podrá dedicarse a tareas esenciales que resulten en una mayor productividad y, por ende, en una mejor rentabilidad de tu negocio.

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