¿Cómo dar de alta a un trabajador en el imss?

Todo tipo de empresa o de negocio en México tiene que tener un registro impecable de sus colaboradores ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), con la finalidad de cumplir con sus obligaciones fiscales y cuidar de los beneficios para empleados.

Es importante para que no exista ningún tipo que esto sea una de las primeras prioridades de un equipo de trabajo, a fin de garantizar la protección de cada uno de los profesionales que prestan su servicio.

En este artículo vamos a conocer cómo se puede dar de alta a un trabajador en el IMSS y todo lo que conlleva este tipo de proceso. 

¿Qué es la afiliación del trabajador al IMSS?

La afiliación del trabajador al IMSS es el procedimiento mediante el cual un colaborador queda inscrito en el sistema de seguridad social en México. Este paso es fundamental, ya que garantiza el acceso del trabajador a servicios médicos, prestaciones económicas y sociales, así como a la protección de sus derechos laborales.

De acuerdo con el artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS), el empleador tiene la obligación de realizar esta afiliación dentro de los primeros 5 días hábiles posteriores a la fecha de ingreso del trabajador a la organización.

Además de la inscripción, el empleador debe encargarse del pago de las cuotas obrero-patronales, lo cual forma parte de su responsabilidad legal. 

En otras palabras, es el empleador quien asume el compromiso de garantizar la cobertura del seguro social y, con ello, la seguridad y bienestar del colaborador dentro del entorno laboral.

¿Cómo dar de alta a un trabajador en el IMSS?

Dar de alta a un trabajador en el IMSS es un trámite obligatorio que puede realizarse de dos maneras: en línea o de forma presencial. A continuación, vamos a conocer paso a paso cómo proceder en cada caso

Trámite presencial

Si prefieres realizar el trámite en persona, estos son los pasos que debes seguir:

Agenda una cita

Primero, ingresa a www.imss.gob.mx y solicita una cita en la subdelegación u oficina auxiliar de afiliación y cobranza que corresponda al domicilio fiscal o del centro de trabajo.

Llena el formato previo a la cita

Después, descarga y completa el formulario AFIL-02 (Aviso de Inscripción del Trabajador) desde la página del IMSS. Este paso sirve como preregistro y agiliza el proceso.

Asiste a la cita con la documentación necesaria

El día de la cita, el empleador o su representante legal debe presentarse con los siguientes documentos:

• Copia del Registro Federal de Contribuyentes (RFC) o comprobante de domicilio del centro de trabajo.
• CURP del trabajador.
• Número de registro patronal.
• Poder notarial que acredite la facultad para realizar trámites ante el IMSS.
• Identificación oficial vigente del representante legal.
• RFC y CURP del representante legal.
• Formulario AFIL-02 debidamente llenado.

Es importante tener todos los documentos completos, ya que de lo contrario el trámite no podrá realizarse.

Trámite en línea

Por otro lado, si deseas realizar el trámite de forma digital, sigue estos pasos:

Accede al portal del IMSS Digital

Ingresa a la plataforma del IMSS Digital y selecciona la opción para dar de alta trabajadores mediante el sistema IDSE (IMSS Desde Su Empresa).

Proporciona la información solicitada

Introduce tu CURP, certificado digital del IMSS, Firma Electrónica Avanzada (FIEL) y correo electrónico en los campos correspondientes.

Llena el formulario de prealta

A continuación, completa el formulario con los datos requeridos. El sistema te guiará paso a paso.

Verifica la información ingresada

Antes de enviar, revisa que todos los datos estén correctos y actualizados.

Espera la confirmación

Finalmente, recibirás una notificación con la confirmación del alta y la asignación del Número de Seguridad Social (NSS), junto con los documentos necesarios.

¿Por qué debes dar de alta a tus trabajadores ante el IMSS?

De acuerdo con la Ley del Seguro Social, este trámite es obligatorio para muchas empresas y tipos de contrato, ya que garantiza que los trabajadores puedan acceder a servicios médicos, prestaciones por incapacidades, pensiones y otros beneficios importantes.

Además de cumplir con la ley, registrar a tus empleados en el IMSS tiene ventajas prácticas. Por ejemplo, permite que tus colaboradores accedan a créditos para vivienda a través del INFONAVIT, así como a otros apoyos derivados de la seguridad social. 

En consecuencia, esto no solo mejora su calidad de vida, sino que también fortalece el vínculo laboral y fomenta un clima organizacional más positivo y comprometido.

¿Qué sucede si no se registran los trabajadores ante el IMSS?

Por otro lado, no cumplir con esta obligación puede tener consecuencias serias, el IMSS cuenta con la facultad de inspeccionar empresas en todo el país y, si detecta incumplimientos, puede aplicar sanciones económicas considerables.

En este sentido, las multas pueden alcanzar hasta el 100 % de las cuotas omitidas, o bien, oscilar entre 20 y 350 salarios mínimos, dependiendo del tipo y la gravedad de la infracción. Esto significa que el impacto financiero puede ser significativo si no se llevan a cabo los movimientos afiliatorios correctamente.

Además, el empleador tiene la responsabilidad de actuar como retenedor de las cuotas obrero-patronales. No cumplir con esta función puede escalar a consecuencias penales. 

El artículo 308 de la Ley del Seguro Social establece que el patrón deberá cubrir el monto no pagado por cada trabajador, y si este excede los 13 mil salarios mínimos, se podría enfrentar a una pena de prisión de 2 a 5 años.

¿Cuánto cuesta asegurar a un trabajador en el IMSS?

El costo de asegurar a un colaborador en el IMSS depende principalmente de dos factores clave:

• El sueldo bruto del trabajador
• El nivel de riesgo inherente a sus actividades laborales.

Para darte una idea más concreta, en 2023, el costo de afiliación al IMSS representaba aproximadamente el 25.5 % del sueldo bruto del empleado. Por ejemplo, si un colaborador percibe un sueldo bruto mensual de $10,000 MXN, asegurarle implicaría un gasto cercano a $2,550 MXN mensuales para el empleador.

Ahora bien, si el puesto de trabajo implica un mayor riesgo, como en industrias de construcción, manufactura o transporte, el costo puede aumentar. Esto se debe a que el IMSS clasifica las actividades laborales en diferentes niveles de riesgo, lo cual impacta directamente en las cuotas patronales. 

Por lo tanto, conviene revisar la tabla de clasificación de actividades publicada por el IMSS para conocer el porcentaje exacto que aplicaría en cada caso.

Además, es importante tener en cuenta que los porcentajes pueden variar cada año. Factores como la inflación o reformas en la legislación laboral pueden modificar las cuotas. Por ello, te recomendamos consultar regularmente las actualizaciones oficiales que el IMSS publica, para mantenerte al día con los costos reales de afiliación durante 2025.

Cuidado de los colaboradores con Edenred

En Edenred sabemos que proteger a tu equipo empieza con cumplir la ley, y afiliar a tus colaboradores al IMSS es una obligación que garantiza acceso a servicios médicos, incapacidades y pensiones.

SIn embargo, entendemos que esto no es suficiente, por eso diseñamos soluciones que complementan los beneficios del IMSS, desde el pago ágil y transparente de incapacidades hasta vales de despensa, licencias extendidas y plataformas digitales para administrar beneficios con eficiencia.

Afiliar al IMSS es el comienzo, nosotros te ayudamos a ir más allá, con herramientas que te permiten cuidar a tu equipo de forma integral, fortalecer la cultura organizacional y construir un entorno laboral más humano y sostenible.

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