Reembolsos de gastos en empresas: cómo hacerlos de manera eficiente

Para llevar a cabo una correcta gestión financiera es esencial administrar de manera eficiente los gastos y esto implica los reembolsos de gastos en empresas. Para ello, puedes usar métodos digitales como las plataformas de gestión de gastos que te ayuden a llevar un control preciso y garantizar transparencia.

En este artículo revisaremos aspectos como qué son los gastos reembolsables y cómo puedes optimizar este proceso. 

¿Qué son los gastos reembolsables?

El proceso de los gastos reembolsables en empresas se da cuando una compañía devuelve a sus empleados aquellos costos que se hicieron durante actividades laborales, como por ejemplo en un viaje de negocios, donde tuvieron que gastar en pasaje, comida, adquisición de equipos, entre otros.

Estos gastos son reembolsables siempre y cuando se presente la documentación que los respalde y que estén dentro del presupuesto de la empresa.   

Tipos de reembolsos de gastos en empresas

Estos son algunos de los reembolsos de gastos en empresas más comunes:

Gastos de viaje

Este tipo de gasto incluye todo lo relacionados con el viaje que el empleado hizo para cumplir con sus funciones laborales. Por ejemplo: renta de auto, comida, alojamiento.

Gastos de representación

Estos reembolsos de gastos de representación incluyen las comidas de negocio como reuniones con prospectos o clientes e incluso el entretenimiento, que muchas veces se usa para fortalecer las relaciones. 

Suministros

En ocasiones, algunos empleados compran materiales para cumplir con sus labores, como computadoras, herramientas de software, materiales de oficina, etc. 

Otros relacionados

Existen otros tipos de reembolsos de gastos en empresas que no son muy recurrentes pero de cualquier forma el empleado tiene derecho a que le sean devueltos. Un ejemplo de ellos pueden ser los cursos para capacitarse o vehículos que usan para el trabajo.

Errores más comunes al presentar nota de gastos

A menudo, los colaboradores cometen errores a la hora de presentar su nota de gastos para el reembolso. Aquí te los desglosamos: 

No contar con la documentación

Es necesario que para exigir un reembolso cuentes con la documentación necesaria que lo avale, como recibos y facturas. Es común que los empleados no cuenten con estos y, por ende, no se pueden reembolsar los gastos.

Usar una solución digital como la tarjeta empresarial de Edenred y su plataforma web te ayudará a reembolsar de manera automática el dinero sobrante de cada compra, además podrás establecer reglas de uso por montos, transacciones, horarios y comprobar tus gastos fácilmente. 

Gastos no conformes

A veces se presentan gastos que no cumplen con las políticas de la empresa, como los personales o aquellos que no fueron autorizados. 

Esto también es posible evitarlo con Empresarial Edenred, ya que como empresa puedes bloquear y desbloquear las tarjetas para que tus colaboradores no realicen gastos de más, así como asignar un saldo preciso para cada compra o viaje. 

Retrasos en la presentación

Presentar a destiempo el reembolso de gastos en empresas de manera tardía puede generar problemas en la gestión financiera de la empresa.

Errores de cálculo

Tener errores en los gastos puede llevar a discrepancias. Esto puede reducirse con la digitalización de procesos, ya que tienes todos los gastos en un solo lugar y puedes realizar reportes especializados.

Cómo eficientar el reembolso de gastos en empresas

Para evitar los problemas que acabamos de mencionar, es importante llevar a cabo algunos procesos para eficientar el reembolso de gastos en empresas. Vamos a conocerlos:

Implementa una solución empresarial de gestión de gastos

Contar con una tarjeta empresarial como las de Edenred puede simplificar este proceso, asignando los fondos necesarios para realizar las compras y reembolsando el dinero sobrante de las tarjetas, a la cuenta principal desde la plataforma al finalizar el viaje o la compra para la que fue asignado el recurso.

Tener políticas claras

Es crucial que las organizaciones cuenten con políticas internas sobre qué gastos son reembolsables y cuáles no. 

De igual manera, las tarjetas empresariales ayudan en este punto, llevando un control de uso y asignado los recursos a cada empleado es más probable que no exista incumplimiento. 

Conciliación de datos

Tener los datos en un solo lugar para generar reportes precisos puede reducir errores. Con Empresarial Edenred tienes visibilidad de todos los gastos de tus colaboradores en la plataforma web.

Generación de informes

La automatización es una excelente forma de generar informes especializados y detallados sobre los gastos corporativos y, como mencionamos anteriormente, esto es posible con Empresarial Edenred. Podrás tener una visión clara de cómo se están usando los recursos de tu empresa. 

Automatiza los reembolsos de gastos en tu empresa con Edenred

Llevar un control adecuado de los reembolsos de gastos en tu empresa es fundamental para la salud financiera y usar soluciones como las que te brindamos en Edenred te permitirá agilizar el proceso, lo que también genera una satisfacción en tus colaboradores.

Contáctanos para conocer cómo podemos ayudarte a optimizar tus recursos y tener procesos más transparentes.