Vales de gasolina o efectivo: beneficios y cuál es mejor para mi empresa

Cada vez más empresas tienen gastos de combustible, por lo que surge la pregunta: “¿qué es mejor, vales de gasolina o efectivo?”.

Las necesidades crecen pero también las soluciones y los vales de gasolina permiten gestionar mejor los recursos y hasta generar ahorros para las compañías. 

Es común que en los viajes de representación o para uso de las flotas, las empresas depositen dinero a sus trabajadores en su cuenta personal para cubrir consumos de combustible, pero esta práctica no se recomienda, pues es un ingreso que no podrán justificar.

En este sentido, los vales de gasolina deducibles son la mejor manera de pagar el combustible de tu empresa, ya que funcionan a través de tarjetas o monederos y tienen el objetivo de que las empresas puedan administrar y gestionar el control de combustible de la flota de manera eficiente.

Además, están diseñados únicamente para la compra de gasolina o diésel y sirven como medio de pago en estaciones de servicio al ser monederos electrónicos de combustibles autorizados por el SAT.

Vales de gasolina o efectivo: por qué elegir vales en tu empresa

Los beneficios de los vales de gasolina son grandes para las empresas. Vamos a abordar ambos medios de pago para que puedas tener un panorama claro sobre cuál te conviene más y por qué.

Ventajas de los vales de gasolina

1. Mayor seguridad

Dar vales de gasolina a tus colaboradores o tu gestor de flota te ayudará a tener un registro mucho más exacto de lo que se está gastando en la compra de combustible.

Cuando se usa efectivo, suele haber mayores fugas de dinero, lo que representa problemas a largo plazo. 

2. Mejor control de la flotilla

Con los vales de gasolina, puedes no solo controlar los gastos, sino también consultar todos los movimientos de los choferes y ver el gasto en combustible en tiempo real.  

Además, si se presenta alguna situación de emergencia, tienes la posibilidad de depositar a la tarjeta de vales de gasolina y evitar que los chóferes se queden varados por falta de dinero en efectivo. 

3. Son deducibles de impuestos

Con este método de pago en forma de tarjeta, es mucho más fácil realizar la deducción de impuestos de este gasto, pues se envía una única factura del total de gastos que se realizó en un periodo.

Esto deja fuera los procesos manuales, que implican enviar facturas cada vez que se carga gasolina. Así es mucho más rápido y fácil facturar.

Además, tienes deducibilidad del 100% en los combustibles para vehículos con un solo CFDI y seguridad en cada transacción. En el caso de Edenred, a través de nuestra solución Ticket Car®, contarás con un monedero electrónico autorizado por el SAT (Servicio de Administración Tributaria).

4. Aceptación a nivel nacional

Cada vez más gasolineras en México se afilian a proveedores de vales de combustible, por lo que es más sencillo realizar estas transacciones.

Quizás no represente una ventaja frente al efectivo, que se acepta en todos los establecimientos, pero el dinero físico puede ser peligroso para tus operadores, pues un tanque nunca se llena como 200 pesos. 

Por eso, procura que tu proveedor de vales de combustible cuente con una red de estaciones robusta. 

Por ejemplo, en Edenred tenemos cobertura nacional en más de 7 mil estaciones; entre ellas, Oxxo Gas, Shell, Full Gas, RedPetroil, Ferchegas, Akron, Hidrosina y más.

Desventajas del efectivo 

¿Crees que usar efectivo es más práctico? Tal vez, pero hay muchos contras en este método de pago. Veamos los más importantes:

1. Menos control de fondos

Cuando los empleados reciben efectivo para cargar gasolina, es difícil para la empresa asegurarse de que esos fondos se utilicen únicamente para ese propósito. 

Los empleados pueden gastar el dinero en otras cosas no relacionadas con el combustible, lo que dificulta mantener un control estricto sobre los gastos de la empresa.

2. Mayor riesgo de fraude y malversación

El efectivo es más propenso a robos, pérdidas y fraudes en comparación con los vales de gasolina. 

Los empleados pueden falsificar recibos o reportar gastos inexistentes, lo que lleva a la empresa a incurrir en pérdidas financieras. 

Además, el manejo del efectivo puede exponer a la empresa a robos externos, poniendo en riesgo tanto a los empleados como a los fondos de la empresa.

3. Potenciales problemas fiscales y legales

El uso de efectivo para cargar gasolina puede generar problemas fiscales y legales para la empresa. 

Si no se lleva un registro adecuado de los gastos en efectivo, la empresa puede enfrentar dificultades al momento de presentar sus declaraciones fiscales y cumplir con las regulaciones gubernamentales. 

Asimismo, el efectivo puede facilitar el lavado de dinero y otras actividades ilegales, lo que podría generar sanciones y multas para la empresa si no se detecta a tiempo.

4. Mayor carga administrativa

Aunque el uso de efectivo puede parecer una opción simple, en realidad puede generar una mayor carga administrativa para la empresa. 

La gestión de recibos, la conciliación de gastos y la supervisión del uso del efectivo pueden consumir tiempo y recursos valiosos que podrían utilizarse en otras áreas del negocio.

¿Es más fácil deducir con vales de gasolina o efectivo?

La deducibilidad de combustibles puede ser un tema que genera confusión, pero con el uso de vales de gasolina esto se simplifica.

La ley establece que los gastos por combustible pueden deducirse, siempre y cuando:

• Los pagos se realicen de forma electrónica, como es el caso de los monederos autorizados por el SAT.
• El uso de combustible haya sido para fines empresariales.
• Se cuente con la factura correspondiente.

Con Ticket Car® Edenred y vales de gasolina Edenred, la empresa puede estar segura de que los recursos se utilizan exclusivamente para sus operaciones, ya que la plataforma de Edenred permite colocar filtros o candados.

Por ejemplo, se pueden establecer límites por litros, pesos, tipo de combustible, días y horarios. Y en caso de no cumplir con estos requisitos, nadie podrá hacer uso de la tarjeta.

Asimismo, al utilizar los vales de gasolina Edenred, el sistema de Ticket Car® Edenred registra de forma automática los gastos realizados por las unidades y emite un CFDI al final de cada mes, con lo que se facilita la posterior declaración fiscal.

¿Cuál es mejor para mi empresa: vales de gasolina o efectivo?

Ahora que tienes toda esta información de los vales de gasolina y el efectivo, estamos convencidos de que te has dado cuenta de que la mejor opción para tu empresa son los vales, pues son más seguros, simplifican muchos procesos y, además, son deducibles de impuestos.

Ticket Car® Edenred fue el primer monedero autorizado por el SAT, por lo que contamos con la experiencia para asesorarte sobre las mejores prácticas en control de combustible, sin importar el tamaño de tus operaciones.

Cotiza cuánto cuesta implementar los vales de gasolina Edenred en tu empresa y encuentra la solución que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.