Cómo realizar el cálculo de casetas y gasolina para tu flota

Encontrar formas de mantener los costos bajos sin comprometer la eficiencia es uno de los problemas más significativos que enfrentan los gerentes de flotas hoy en día.

Entre los desafíos, está el cálculo de casetas y gasolina. ¿Cómo pueden los administradores de flotillas optimizar estos costos y asegurarse de que su negocio se mantenga rentable?

En este artículo, hablaremos sobre cómo calcular eficazmente los costos de casetas y gasolina, la importancia de la optimización de rutas, y cómo herramientas como Ticket Car® pueden simplificar este proceso y ayudarte a dirigir tu flota de manera más eficiente y rentable.

¿Qué es la gestión de flotas?

La gestión de flotas se refiere a la coordinación, organización y administración de esta para maximizar su eficiencia, minimizar costos, y cumplir con todas las regulaciones gubernamentales relevantes.

Implica una multitud de responsabilidades y requiere un enfoque sistemático y algunas de las tareas clave incluyen el seguimiento de vehículos, la programación de mantenimiento regular, la administración de costos de combustible y peajes, la gestión de la vida útil de los vehículos y la optimización de las rutas de entrega y recogida.

Esto es esencial para cualquier empresa que dependa del transporte para sus operaciones diarias.

Asimismo, las que regulan sus flotas de manera efectiva pueden ahorrar costos significativos, mejorar la eficiencia operativa, y aumentar la satisfacción del cliente al garantizar entregas y servicios puntuales.

¿Cómo se calcula el gasto de gasolina de una flota? 

Ahora sí, adentrémonos en el tema principal, ¿cómo se debe hacer el cálculo del gasto de gasolina de tu flota?

Este es un proceso multifacético que requiere enfoques tanto micro como macro; por ejemplo, en el nivel micro, implica entender el consumo de combustible de cada vehículo individual en la flota.

Esto se puede hacer consultando las especificaciones del fabricante, pero se obtiene una imagen más precisa al realizar un seguimiento de este en condiciones de operación reales.

Se debe tener en cuenta que factores como el estilo de conducción, la carga del vehículo, y las condiciones de la carretera pueden afectar significativamente el consumo de combustible.

Por otro lado, a nivel macro, es necesario considerar la cantidad total de kilómetros que cada vehículo en la flota recorrerá, lo que incluye las rutas regulares, así como cualquier desvío o viaje adicional.

Una vez que se han determinado estos factores, se debe tener en cuenta el precio promedio del combustible. Asegúrate de considerar la variabilidad en estos y utilizar un costo promedio para obtener un cálculo preciso.

¿Cómo se calcula el gasto de casetas? 

Existe una aplicación desarrollada por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes (SCT), y sirve para planificar rutas de transporte en México.

Te permite seleccionar tu punto de partida y tu destino, y luego calcula la ruta más eficiente entre estos dos. También te proporcionará información sobre la distancia total de la ruta, el tiempo estimado de viaje, y el costo total de las casetas de peaje a lo largo de la ruta.

En otras palabras, esta herramienta te ayudará a calcular el gasto de casetas en tu viaje.

Ahora te explicamos cómo debes hacer este cálculo.

Comienza identificando las rutas que tomarán los vehículos en tu flota y señalando todas las casetas que existen en el recorrido.

Debes tener en cuenta todas las posibles vías que tus autos puedan tomar, incluyendo las alternativas que podrían ser necesarias debido a las condiciones de tráfico o de la carretera.

El siguiente paso es determinar las tarifas de cada una. Para esto, es importante recordar que pueden variar en función de factores como el tamaño del vehículo, la hora del día, e incluso el día de la semana.

Haz tu investigación y obtén un promedio de estas para llegar a una estimación concreta.

Con esta información en la mano, puedes multiplicar las tarifas por la frecuencia con la que cada coche pasará por cada caseta. Esto te dará una estimación del gasto total en casetas para tu flota.

Importancia de la optimización de rutas 

La optimización de rutas es un componente esencial para mantener bajos los costos de casetas y gasolina.

Al planificar vías eficientes, no solo se minimiza la distancia que cada auto necesita recorrer, sino que también se pueden evitar casetas costosas y tramos de carretera que consumen más combustible.

Sin embargo, la optimización de rutas va más allá de simplemente encontrar el camino más corto; también implica considerar factores como el tráfico, las restricciones de tiempo, la capacidad de carga del vehículo y las horas de operación de las casetas.

Además, al reducir el tiempo de conducción, también se puede disminuir el desgaste de los coches, lo que puede resultar en ahorros significativos en los costos de mantenimiento a largo plazo.

Las rutas eficientes pueden significar un menor consumo de combustible, menos gastos de casetas, y una mayor eficiencia operativa. Por lo tanto, la inversión en la optimización de estas puede tener un retorno considerable. 

Herramientas para el cálculo de casetas y gasolina 

Existen herramientas para facilitar el cálculo de casetas y gasolina de tu flotilla. En la siguiente lista te las proporcionamos y te hablamos sobre cada una de ellas: 

Ticket Car® Edenred

Nuestros vales de gasolina Ticket Car® permiten a los conductores de flotas pagar por el combustible utilizando una tarjeta prepago.

Además, los administradores de esta pueden usar su app para rastrear el gasto de gasolina de cada vehículo, así como visualizar en qué estación se cargó, lo que permite un cálculo más preciso.

De igual manera, cuenta con un TAG adherible al parabrisas, el cual valida la presencia de los autos al pagar peaje en casetas y segundos pisos con TeleVía. Todos estos movimientos se pueden ver en la plataforma web y así tener un mayor control.

Software de gestión de flotas

Hay numerosos programas de software en el mercado que están diseñados específicamente para ayudar a las empresas a gestionar sus flotas de vehículos.

Estos pueden incluir características como seguimiento GPS, programación de mantenimiento, cálculos de costo de combustible y casetas. 

Rastreadores de combustible

Algunos dispositivos de hardware, como los rastreadores de combustible, se pueden instalar en los vehículos para monitorizar el consumo en tiempo real.

Estos datos pueden ser útiles para calcular los costos de gasolina y también pueden ayudar a identificar problemas de rendimiento que pueden estar aumentando el uso de ella. 

Servicios de peaje electrónico

Algunos servicios, como Easytrip o VIA-T, ofrecen dispositivos de peaje electrónico que pueden instalarse en los vehículos de la flota. Estos registran automáticamente los costos de las casetas, eliminando la necesidad de guardar y rastrear recibos en papel.

Herramientas de planificación de rutas

Google Maps, Waze o software de planificación de rutas más especializado, como Sygic FleetWork, te permiten planificar rutas teniendo en cuenta el costo de las casetas y el combustible. Algunos incluso te ayudan a evitar rutas con casetas si es posible.

Herramientas de análisis de datos

Finalmente, muchas empresas de flotas utilizan herramientas de análisis de datos para analizar sus costos de casetas y combustible, las cuales pueden ayudar a identificar tendencias y patrones, como cuándo y dónde se está gastando más en casetas y gasolina. 

Conclusión

La gestión eficiente de una flota de vehículos puede marcar una diferencia significativa en el balance final de tu empresa.

El cálculo de las casetas y gasolina, así como la optimización de rutas, son aspectos esenciales que deben abordarse para maximizar los beneficios y mantener un control preciso de las operaciones.

A lo largo de este artículo, hemos discutido varias estrategias y sugerencias para gestionar de manera efectiva estos aspectos.

También es importante destacar que vivimos en un mundo cada vez más digitalizado, y hay herramientas disponibles que pueden hacer que esta tarea sea mucho más sencilla y precisa.

Ticket Car® se centra en simplificar la gestión de flotas y puede ayudar a la tuya a optimizar los costos de gasolina y casetas, permitiéndote concentrarte en otras áreas críticas de tu negocio.

No importa el tamaño de tu flota ni el alcance de tus operaciones, siempre hay margen para mejorar y optimizar. ¡No dudes en contactarnos y conocer más sobre Ticket Car®!