¿Cómo puedo monitorear el presupuesto anual de mi empresa?

Una vez elaborado tu presupuesto anual es importante darle seguimiento periódicamente para saber en qué se gasta y si se está cumpliendo, llevando una correcta contabilidad empresarial.

Planear un presupuesto anual es indispensable en toda empresa para hacer un mejor uso de los recursos, prever riesgos financieros y buscar soluciones anticipadamente y trabajar ordenadamente para alcanzar los mejores resultados.

Una vez que estableces las metas estratégicas de tu negocio debes tener claro cómo vas a financiar las acciones necesarias para cumplirlas. Un presupuesto es el mapa de ruta que te permite precisamente eso.

La importancia del seguimiento

Ahora bien, esta planeación no te servirá de nada sin un monitoreo de presupuesto empresarial. Después de todo, el presupuesto anual es una serie de proyecciones de ingresos y gastos a los que debes darles seguimiento periódico para hacer comparativos con las entradas y desembolsos reales. Estos te permitirán detectar en qué posición financiera se encuentra tu empresa en cada periodo, ya sea mensual, trimestral o anual, y emprender acciones correctivas a tiempo cuando sea necesario.

Si tu resultado es positivo, quiere decir que cada área de tu negocio se ha apegado al presupuesto de manera disciplinada y puedes contar con utilidades que te sirvan para establecer nuevas metas estratégicas.

Si el resultado es negativo, deberás emprender acciones oportunas para recortar gastos, mejorar la cobranza y maximizar el uso de tus recursos para que tu empresa se mantenga rentable y no incurra en pérdidas.

Los requisitos del monitoreo

Tu sistema para monitorear el presupuesto debe cumplir con estos requisitos:

• Contar con la aprobación y el compromiso de los niveles superiores de la administración.
• Adaptarse a la estructura de tu organización, considerando a los diferentes departamentos y a sus responsables como parte activa del control de sus propios presupuestos de área.
• Apoyarse en un sistema contable confiable y ordenado.
• Enfocarse principalmente en las mayores desviaciones presupuestarias en relación con las proyecciones hechas para evitar el desperdicio de recursos en el análisis y corrección de diferencias proporcionalmente insignificantes.
• Dar seguimiento detallado a las correcciones implementadas para verificar su eficacia.

Para lograr el monitoreo eficaz de los ingresos y gastos de tu empresa es necesario tener en claro:

• A cuánto ascienden las ventas
• Qué cantidad de dinero ha ingresado
• Cuánto te deben tus clientes
• Qué área o persona realiza los gastos empresariales
• Cuál es el monto del gasto
• A qué corresponde el gasto y de qué tipo es
• A cuánto ascienden los pagos de tus obligaciones financieras

Toda esta información debe estar contenida en informes pormenorizados realizados por cada departamento con la periodicidad que hayas estipulado desde un inicio, ya sea mensual o trimestralmente.

Un presupuesto, como dijimos, es un mapa de ruta, pero no es inflexible. Comparar con los datos reales de ingresos y gastos te permitirá tomar decisiones oportunas que te ayuden a mejorar el manejo de tus recursos y mantener a tu empresa rentable ante un imprevisto.

Considera al presupuesto anual como una guía y una forma de prever problemas, pero también de detectarlos cuando surjan mediante el monitoreo para evitar sorpresas financieras al final del año que pudieran poner en riesgo a tu negocio.