¿Cómo mejorar la eficiencia operativa en tu empresa?

Para alcanzar la rentabilidad y mejorar el éxito de una empresa es necesario mejorar la eficiencia operativa, por lo que es importante contar con herramientas de gestión empresarial para alcanzar los objetivos.

Las operaciones de una organización son esenciales para que exista un mejor desempeño y servicio para los clientes, y debido a esto se convierten en un pilar estratégico que marca la diferencia con respecto a la competencia.

En este artículo vamos a conocer qué es la eficiencia operativa y cómo se puede mejorar en una empresa.

¿Qué es la eficiencia operativa?

La eficiencia operativa hace referencia a la capacidad de un equipo para entregar productos o servicios de calidad utilizando la menor cantidad de recursos posible. Esta relación entre los recursos invertidos y los resultados obtenidos permite medir cuán eficientemente trabaja una organización.

Por un lado, los recursos pueden incluir dinero, personal, tiempo o cualquier otro elemento necesario para alcanzar los objetivos. 

Por otro lado, los resultados son los entregables o metas que se desean alcanzar al concluir un proyecto. En este contexto, la eficiencia operativa evalúa qué tan bien se utilizan esos recursos para generar dichos resultados.

Es importante destacar que la eficiencia operativa no debe confundirse con la productividad operativa. Aunque suelen utilizarse como sinónimos, tienen enfoques distintos. 

Mientras la eficiencia busca alcanzar los mismos resultados utilizando menos recursos, la productividad apunta a obtener más resultados con los mismos insumos. Ambos conceptos son relevantes, pero entender su diferencia te permitirá tomar mejores decisiones estratégicas para mejorar el desempeño de tu equipo.

Pasos para optimizar la eficiencia operativa de tu equipo

Mejorar la eficiencia operativa ayuda a reducir errores y costos al tiempo que impulsa la rentabilidad general del equipo.Vamos a explorar algunos pasos que pueden ayudar a optimizarla en tu equipo de trabajo.

Establecer un punto de referencia

Todo proceso de optimización debe partir de una evaluación clara de la situación actual. En este primer paso, es fundamental identificar cuáles son las funciones clave del equipo que deseas mejorar. 

Para ello, conviene hacer preguntas como: ¿qué objetivos persigue este equipo? ¿qué indicadores o métricas se utilizan actualmente para medir su rendimiento?

Una vez que hayas respondido estas preguntas, podrás definir una línea base para calcular la eficiencia operativa. 

Este cálculo se realiza dividiendo los resultados obtenidos (como ganancias, ventas o leads generados) entre los recursos utilizados (como horas de trabajo, personas involucradas o insumos). 

Por ejemplo, si tu objetivo es medir la eficiencia de un equipo de reclutamiento, las métricas financieras no serán útiles. En ese caso, podrías analizar cuántas ofertas laborales fueron emitidas en relación con el tiempo invertido en encontrar candidatos.

Estandarizar tus procesos

Una vez que tengas claridad sobre el punto de partida, el siguiente paso consiste en revisar cómo se están realizando actualmente las tareas dentro del equipo. 

Observar los procesos operativos vigentes te permitirá identificar oportunidades de mejora, redundancias o cuellos de botella que estén afectando la eficiencia.

Durante esta etapa, es importante reflexionar sobre qué tareas se repiten con frecuencia, si todos los miembros del equipo las ejecutan de forma similar y si existen obstáculos que retrasan la entrega de resultados. 

En muchos casos, procesos mal definidos o improvisados conducen a desperdicios de tiempo y recursos.

Una estrategia efectiva es incorporar automatización donde sea posible, muchas tareas administrativas o repetitivas pueden optimizarse utilizando herramientas tecnológicas. De hecho, se estima que los trabajadores dedican hasta un 13% de su tiempo a tareas duplicadas. 

Dar seguimiento a la carga de trabajo de los empleados

Con procesos estandarizados, es hora de prestar atención a cómo se distribuye la carga de trabajo entre los miembros del equipo. Es natural que cualquier cambio genere ajustes en el flujo operativo, por lo que es necesario monitorear de cerca para evitar el agotamiento.

Durante este periodo de transición, asegúrate de brindar tiempo suficiente para que los colaboradores se adapten. También es recomendable mantener algunas tareas fuera del nuevo proceso para equilibrar el esfuerzo. 

Si notas que el equipo empieza a sentirse sobrecargado, será necesario revisar y ajustar el nuevo flujo de trabajo.

Este tipo de supervisión no solo protege la salud del equipo, sino que también permite detectar oportunidades de mejora en tiempo real. Si la carga de trabajo sigue siendo alta de forma constante, considera ajustar los objetivos o redistribuir las tareas. 

Establecer nuevos objetivos para tu equipo

Finalmente, una vez que hayas probado el nuevo proceso y comparado los resultados con el punto de referencia original, es momento de evaluar su impacto. Si observas una mejora en la proporción entre resultados y recursos, significa que tu estrategia ha funcionado.

Este es el momento ideal para definir nuevos objetivos, la eficiencia operativa no es un destino, sino un proceso continuo. Por ello, una vez alcanzado un nuevo nivel de rendimiento, el siguiente paso es establecer metas más ambiciosas y repetir el ciclo de mejora.

Con el tiempo, este enfoque sistemático permitirá a tu equipo operar de forma más ágil, enfocada y rentable. Recuerda que cada mejora, por pequeña que sea, suma en el camino hacia una mayor eficiencia operativa.

Utiliza herramientas empresariales

Para mejorar la eficiencia operativa de una empresa, es esencial optimizar la forma en que se gestionan e interpretan los estados financieros. El uso de herramientas tecnológicas facilita el trabajo diario y transforma los procesos contables en oportunidades estratégicas de crecimiento.

Una solución destacada es Empresarial Edenred, una plataforma diseñada para ofrecer un control financiero integral y eficiente. 

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Además, su aplicación móvil brinda acceso inmediato a la información financiera desde cualquier lugar, potenciando la agilidad y el control operativo, incluso fuera de la oficina. 

Otro elemento clave de Empresarial Edenred es la integración de tarjetas empresariales, que permiten un seguimiento preciso de los gastos, alineado con los objetivos operativos de la organización. 

Al mismo tiempo, la automatización de procesos como la validación de facturas CFDI ante el SAT reduce las tareas manuales, minimiza los errores humanos y libera tiempo para actividades de mayor valor.

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Gracias a esta herramienta, las empresas pueden automatizar flujos de trabajo, evitar errores manuales y reducir significativamente el tiempo invertido en tareas administrativas.

Además, cuando se combina con nuestra tarjeta empresarial, Empresarial Edenred ofrece un nivel de control sin precedentes: cada transacción queda registrada de forma clara, precisa y accesible.

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