Los gastos operativos son esenciales dentro de las empresas y su desarrollo de la actividad comercial.Por ello, es importante entenderlos a profundidad y conocer sus características. Esto te ayudará a tener una mejor administración de los mismos y tomar decisiones más estratégicas.
Si quieres saber cómo mantenerlos bajo control, aquí te explicamos en detalle este elemento que es clave para la gestión empresarial.
Los gastos operativos son todos aquellos a los que debe recurrir una organización para llevar a cabo su actividad comercial.
Es decir, son aquellos que se generan por el simple hecho de estar en funcionamiento, sin tomar en cuenta las inversiones ni los gastos financieros.
En otras palabras, son los que permiten que una empresa mantenga su actividad y genere ingresos.
Existen diferentes tipos de gastos operativos dentro de una organización. Vamos a ver la clasificación más común:
Los gastos fijos se mantienen mes con mes y, por ello, son más fáciles de prever y controlar dentro de las finanzas de la empresa.
Por ejemplo, aquí entran conceptos como alquiler de oficinas, mantenimiento, la nómina y las primas de seguro en caso de haber.
Por otro lado, están los gastos operativos variables que cambian de acuerdo con las circunstancias o las actividades que se lleven a cabo. Por ejemplo, las horas extra que se deben pagar a los trabajadores.
Los gastos pueden tener diferente naturaleza. Están aquellos relacionados con la cadena de producción (materias primas), gastos de ventas, personal, distribución, etc.
Por otro lado, están los gastos de administración u organización, que son necesarios para el funcionamiento de la empresa, como la gestión de recursos humanos.
Algunos de los gastos operativos más comunes dentro de las organizaciones son los siguientes:
Tener bajo control los gastos operativos no quiere decir hacer recortes en todas las áreas, sino entender en qué se gasta y cómo se puede hacer de manera más eficiente.
Cuando se tiene una gestión adecuada, es más fácil mantener el equilibrio financiero de la empresa.
Algunas razones clave para hacerlo son las siguientes:
Los gastos operativos impactan directamente en el margen de ganancia.
Si se descontrolan y aumentan, por más ventas que se tengan, se pierde dinero.
Por ello, es importante mantenerlos equilibrados y así maximizar la utilidad sin tener que incrementar precios o disminuir la calidad, afectando la experiencia de los clientes.
Cuando se conocen a fondo los egresos, es más sencillo tomar decisiones basadas en datos actuales y reales.
Por ejemplo, puedes saber si se destina mucho presupuesto a un área que no genera valor, si es posible renegociar con un proveedor algún contrato para tener mejores condiciones de pago o precios, etc.
Todos estos elementos se pueden visualizar de manera más sencilla y estratégica cuando se conoce el panorama financiero de los gastos de tu negocio.
En ocasiones, el problema no está en gastos puntuales, sino en cantidades pequeñas pero recurrentes que hasta pasan desapercibidas.
Desde servicios duplicados, hasta cargos automáticos, las fugas de dinero son más frecuentes de lo que parecen.
Por ello, es importante implementar un monitoreo mensual de gastos que ayude a identificar este tipo de egresos invisibles y tomar decisiones sobre qué gastos conservar, cuáles ajustar y cuáles eliminar.
Una organización con una buena gestión de recursos puede brindar más valor sin encarecer sus precios.
Esto da una ventaja competitiva frente a otros negocios del mismo sector, que operan con estructuras más costosas o con menos eficiencia.
Cuando se optimizan los gastos operativos, es posible establecer precios más accesibles para los clientes, mayor capacidad de invertir en innovación y mejor posicionamiento en el mercado al brindar más con menos.
Existen diferentes estrategias para controlar los gastos operativos. Vamos a ver las más importantes para que las puedas implementar en tu empresa:
Una de las maneras más efectivas de mantener una buena gestión de los gastos operativos es a través de jerarquización.
No todos los egresos representan la misma importancia para la empresa, por ello, es fundamental reconocer cuáles son imprescindibles y cuáles se pueden reducir en momentos críticos.
Los gastos se pueden clasificar como:
Para decidir esto, se debe crear una política interna de clasificación de gastos y que todos los líderes la conozcan y la compartan para una mejor gestión de presupuestos.
En este sentido, contar con herramientas, como una plataforma para el control de gastos, es esencial para clasificar los egresos, saber cómo se emplean los recursos y poder ajustar siempre que se necesite.
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El presupuesto empresarial es el punto de partida de cualquier estrategia; sin embargo, muchas organizaciones caen en el error de hacerlo de manera general y sin detalles, lo que dificulta dar seguimiento y respetar lo establecido.
Un presupuesto bien diseñado tiene que:
En ocasiones, se destina tiempo y dinero en tareas operativas que podrían automatizarse.
Con esto, no se trata de reemplazar personas, sino liberar a los miembros de labores rutinarias para que se enfoquen en tareas con un impacto más importante.
Por ejemplo, se pueden automatizar recordatorios de pago, reportes contables, control de inventarios, etc.
Incluso, se puede automatizar la facturación, ayudando a que se reduzcan errores, se mejora el cumplimiento fiscal y se ahorra tiempo al no usar procesos manuales.
Controlar los gastos operativos puede parecer una tarea abrumadora, sobre todo cuando se intenta hacer todo de forma manual o con procesos poco eficientes. Por eso, contar con herramientas que te ayuden a tener visibilidad, control y orden sobre cada peso que sale de tu empresa se vuelve esencial.
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