El control de costos operativos en las flotillas es una tarea muy importante, pues es un factor elemental para un buen rendimiento, funcionamiento y rentabilidad.
Sin embargo, muchas veces se cometen errores que pueden afectar significativamente el desempeño de la empresa.
Para que no te suceda, en este contenido vamos a explorar los errores más comunes en el control de costos operativos dentro de las flotas y cómo evitarlos.
Contar con un sistema de seguimiento de transporte es esencial para el control de costos operativos, debido a que se puede reducir el tiempo de inactividad y mejorar la eficiencia del combustible, logrando ahorros significativos.
Además, ayuda a prevenir robos o hasta pérdida de vehículos, que son de los activos más importantes para las empresas.
Con buena tecnología, se optimiza tiempo y recursos. Solo se debe elegir la mejor opción según las necesidades de cada negocio.
La gasolina es uno de los mayores gastos para las empresas, por tanto, es importante monitorear el consumo de cada unidad, para detectar fugas.
Esto es vital para el control de costos operativos porque, si se implementan herramientas que registren gastos y prácticas de conducción eficientes, se pueden tomar decisiones más informadas y eficientes, logrando buenos resultados en el mediano y largo plazo.
El mantenimiento preventivo y correctivo es vital para cuidar las unidades y garantizar que se encuentren en óptimas condiciones de funcionamiento, maximizando su vida útil.
Si no se realizan los servicios oportunos, los vehículos pueden sufrir fallas mecánicas o averías de manera frecuente, lo que representa costos adicionales, que pueden afectar significativamente la rentabilidad de la empresa.
Es importante contar con herramientas que faciliten el seguimiento de los mantenimientos y servicios, y que registren automáticamente las reparaciones para tener un panorama actualizado sobre el estado de las unidades y actuar a tiempo.
Los conductores son el activo más importante cuando se trata de flotas y tienen un papel clave en el control de costos operativos.
Las conductas al volante pueden afectar el rendimiento de la gasolina, provocar accidentes o deteriorar las unidades de manera precipitada, haciendo que haya un gasto innecesario en reparaciones o servicios, como grúas.
Por ello, es importante contar con un programa de capacitación adecuado, donde se dé el conocimiento y la práctica necesaria para manejar los vehículos de manera segura y eficiente.
No tener normas para el uso correcto de las unidades puede provocar que haya malos hábitos o prácticas poco eficientes.
Es muy importante que las empresas cuenten con políticas de carga y conducción. En este sentido, hay herramientas que permiten asignar saldos de manera automatizada y tener acceso a reportes con todos los movimientos, devoluciones, etc.
Además, también permiten asignar candados de uso por horario, tipo de combustible, capacidad de tanque y más.
Las herramientas de análisis de datos son poderosas para el control de costos operativos, ya que analizan una gran cantidad de datos y brindan información valiosa para la toma de decisiones.
Las organizaciones que no usan este tipo de plataformas y dependen de registros manuales, pueden enfrentar problemas como: falta de visibilidad sobre costos o desempeño de la flota, toma de decisiones basada en suposiciones y mayor riesgo de fraude por uso indebido de recursos.
Para evitarlo, es importante implementar las herramientas adecuadas, que permiten detectar áreas de oportunidad en la gestión de flotas y mejorar la eficiencia, por ejemplo, telemetría, GPS, etc.
Tener una mala planificación de rutas puede generar un gasto excesivo en gasolina y tiempos de entrega más largos o hasta retrasos.
Esto implica mayor uso de recursos y desgaste de los vehículos por trayectos ineficientes.
La mejor solución para esto es utilizar software de optimización de rutas, que ayude a planificar los trayectos más eficientes y analizar los patrones de tráfico para adoptar los caminos según sea necesario.
Muchas empresas continúan usando métodos manuales para el control de costos operativos, lo que puede provocar errores y pérdida de información clave.
Tener registros inexactos o dispersos dificulta analizar los gastos y, por tanto, la optimización de los recursos y el uso de los vehículos. Además, los procesos administrativos, como la deducibilidad ante el SAT, se vuelven más lentos y costosos.
En este sentido, se puede optar por una solución que automatice el control de gastos, monitoreo de vehículos y mantenimiento. Así se logra una operación más eficiente.
Afortunadamente, en Edenred entendemos a fondo los obstáculos que se presentan dentro de las flotillas vehiculares y contamos con soluciones adecuadas para un control de costos operativos eficiente.
A través de herramientas como Ticket Car®, para el control de combustible, y Mantenimiento Fleet, diseñado para un buen manejo de las reparaciones y servicios de las unidades de una flota, puedes mejorar el funcionamiento de tu empresa.
¿Quieres conocer más sobre estas opciones y cómo pueden impulsar tu negocio? Ponte en contacto con nosotros. Nos adaptamos a las diferentes necesidades, sin importar el tamaño de tu organización.