Como empresa que tiene una flota de autos sabes el gasto que implica mantenerla en buenas condiciones. Una manera más eficiente para ellos son los vales de combustible, que ayudan a llevar un control eficaz del consumo de gasolina.
No importa el tamaño o giro de tu empresa, implementar este tipo de soluciones ayuda a tu empresa al igual que mejora la calidad de vida de los conductores.
Por ello, te contamos todo acerca de los grandes beneficios que tienen los vales de combustible y para qué pueden servirte.
Los vales de combustible ayudan en la gestión, la administración y el control de gastos de las flotillas vehiculares.
En la actualidad han dejado de ser papel y se usan tarjetas para reducir el uso de efectivo. Estas son aceptadas en varias estaciones de gasolina, ya que son autorizadas por el SAT (Servicio de Administración Tributaria):
Estas también son una herramienta excelente para tener un control efectivo de los gastos de combustible.
Actualmente, existen dos tipos principales de vales de combustible que se utilizan a nivel nacional. Cada uno se adapta a diferentes necesidades, dependiendo del enfoque que tenga la empresa y del perfil de movilidad de sus colaboradores.
Este tipo de vale está pensado especialmente para las organizaciones que buscan un mayor control sobre el gasto en combustible. Su diseño permite gestionar de manera precisa el consumo de cada colaborador, gracias a las siguientes funcionalidades:
Es posible establecer un tope semanal o mensual por colaborador lo que evita excesos y ayuda a mantener el gasto dentro de lo presupuestado.
Se pueden aplicar filtros para definir en qué estaciones de servicio puede utilizarse el vale, o incluso establecer horarios específicos de uso.
La empresa puede acceder a reportes específicos por colaborador, con información como la cantidad de litros cargados, el tipo de combustible, la ubicación de la estación y la fecha de la transacción.
Por otro lado, estos vales están orientados a brindar mayor comodidad y autonomía a los colaboradores que utilizan su vehículo personal en las actividades laborales. Entre sus principales ventajas se encuentran:
Pueden usarse en una extensa red de estaciones de servicio, lo que permite al colaborador elegir la más conveniente según su ubicación.
Algunos vales permiten cubrir el pago de peajes, lo que facilita los traslados y optimiza los tiempos de recorrido.
También pueden incluir asistencia vial o seguros contra accidentes, lo que añade un valor adicional en seguridad y bienestar para quienes están en constante movimiento.
El mecanismo de funcionamiento es práctico y se adapta fácilmente a los procesos de cualquier empresa. Los vales operan a través de un monedero electrónico autorizado por el SAT, el cual se gestiona desde una app móvil o una tarjeta prepagada.
Primero, la empresa define el monto mensual que asignará a cada colaborador, basándose en un análisis del consumo promedio por unidad o puesto de trabajo. Esta cantidad se carga en la cuenta correspondiente y puede ajustarse según las necesidades específicas.
Gracias a que todo el proceso es digital, la empresa cuenta con un panel de control desde donde puede visualizar en tiempo real el uso de cada vale.
Esta información resulta clave para detectar irregularidades, mejorar la eficiencia operativa y realizar ajustes estratégicos en el esquema de beneficios.
En la siguiente lista te contamos los 5 principales beneficios de contar con vales de combustible.
Los vales de combustible son muy efectivos para quienes cuentan con una flotilla de autos, pues este es un gasto importante y a veces se pierde el control si no se tiene todo monitoreado.
Por lo mismo, estos ayudan a detallar todas las transacciones que realizan tus colaboradores, evitando desfalcos o fugas de dinero.
Si eres una empresa que maneja flotas de vehículos, los vales de combustible de Edenred son una opción viable para ti, pues son adaptables a cualquier tipo de flota; no importa su tamaño o giro.
A cada monedero se le asigna un chip anticlonación para el conductor y, como administrador, tienes la ventaja de poder monitorear su uso desde la aplicación de Edenred, así puedes conocer en qué estación se cargó gasolina y cuánto dinero se gastó.
Los vales de combustible permiten tener un mejor control de gastos de los trabajadores, pues puedes fijar un límite y, de esta forma, evitar que se gaste más de lo estipulado.
Así las finanzas de tu empresa estarán bajo tus manos y no habrá sorpresas que pongan en riesgo el flujo de efectivo.
Con los vales de combustible de Edenred, puedes gestionar y optimizar todo cuando quieras y desde cualquier lugar a través de la plataforma. Tienes todo al alcance de un clic. Dile adiós al papeleo y los procesos manuales.
A través de esta plataforma puedes realizar las siguientes funciones:
Además, tú eliges cómo vas a dispersar el saldo a tus vehículos, ya sea asignación uno a uno, masiva desde un excel o por centro y región. Este control de gastos se divide en dos: Ticket Car Básico y Avanzado.
En la siguiente tabla te explicamos qué incluye cada uno.
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Básico |
Avanzado |
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Carga masiva para asignar saldo a cada vehículo |
Extensión de controles al mismo tiempo que crece tu empresa |
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Reportes básicos sobre los movimientos |
Controles: placa, tanque, kilometraje, conductor |
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Carga libre que permite no parar la operación |
Reportes: Movimientos, Financieros, Controles |
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Facturación según elección |
Contar con vales de gasolina también ayuda a ahorrar, pues algunos cuentan con descuentos en mantenimiento, reparaciones y demás.
Para eficientar el control de combustible es necesario que lleves un control de todos los movimientos que se realicen dentro de tu flota, así puedes ahorrar mes a mes.
Asimismo, gracias a que las plataformas te permiten llevar la contabilidad adecuada, puedes evitar el desvío de recursos.
De esta manera, estarás usando los recursos establecidos únicamente para la carga de gasolina.
Con la tecnología de los vales de combustible es mucho más sencillo realizar la deducción fiscal de este gasto, ya que el proveedor envía una sola factura del total de los gastos que se hicieron en un periodo.
A diferencia de los procesos manuales en los que se enviaban facturas por cada vez que se recargaba gasolina, con este nuevo método, los choferes y los administradores podrán facturar rápidamente.
Si estás pensando en contratar esta solución ¡el momento es ahora! Edenred te aliviana los días y te facilita todo lo que puede verse como un dolor de cabeza.
Les permitirá a tus conductores ahorrar tiempo en las rutas, ya que siendo todo digital no tendrán que parar a sacar efectivo en ningún momento, por lo mismo reduces el riesgo de robo.
Además, pueden consultar su saldo con la App Edenred Wallet y, como administrador, puedes bloquear y desbloquear las tarjetas en cualquier momento. Acércate a nosotros y comienza a tener un mayor control de tu flotilla.