Una empresa que tiene a su cargo flotilla vehicular tiene que tomar en cuenta diversos factores, como los trámites vehiculares, que son algo que no debes pasar por alto, ya que tiene un fuerte impacto en tus operaciones.
Para que las actividades diarias se desarrollen sin problema es necesario mantener todo en orden. Por ello, en este artículo conocerás cuáles son los trámites que nunca debes dejar de lado.
Existen trámites vehiculares que las empresas deben realizar, con el objetivo de mantener las unidades al día con toda la documentación y verificación necesaria. Entre los más importantes tenemos los siguientes:
Este documento acredita que cumples con los conocimientos necesarios para conducir de forma segura, y representa un primer paso para tener todo en orden.
El proceso para obtenerla suele incluir un examen teórico, donde demuestras tu conocimiento sobre las reglas de tránsito, y un examen práctico que valida tus habilidades al volante.
No olvides que la licencia de conducir tiene una vigencia que varía dependiendo del tipo (puede ser de 1 a 5 años), por lo que deberás renovarla a tiempo para evitar sanciones.
En el caso de las empresas, hay que estar seguros de que los conductores estén al día con sus licencias para operar legalmente y evitar posibles complicaciones.
El control de emisiones es una parte clave de la regulación vehicular, y la verificación vehicular es la herramienta que las autoridades utilizan para asegurarse de que los vehículos no excedan los límites permitidos de contaminación.
Este trámite es especialmente importante en zonas como la Ciudad de México y el Estado de México, donde las normas ambientales son más estrictas debido a los altos niveles de contaminación. Desde 1993 la Secretaría del Medio Ambiente (SEDEMA) hizo obligatorio este mecanismo.
La verificación se realiza normalmente dos veces al año; varía según el tipo de vehículo y el número de terminación de la placa.
Mantener los vehículos verificados no solo es un requisito legal para las empresas con flotas, sino también una forma de contribuir al cuidado del medio ambiente y la reputación corporativa.
Siempre que se adquiere un vehículo, sea nuevo o usado, para la flotilla es muy importante que se revise el proceso de emplacamiento, dependiendo del estado en que esté tu empresa, para realizarlo y no tener problemas al transportarse en él.
Este trámite vehicular consiste en registrar oficialmente el auto ante las autoridades correspondientes para obtener las placas metálicas que identifiquen la unidad legalmente en la vía pública.
Es un pago anual que debes realizar para mantener vigentes las placas de tu vehículo. Si bien es un trámite sencillo, es fácil olvidarlo, y cuando lo haces, los recargos empiezan a acumularse.
A nivel empresarial, es crucial asegurar que todos los vehículos de la flota estén al día con sus pagos para evitar que las operaciones se detengan.
El reemplacamiento es un trámite que muchos propietarios de vehículos pasan por alto hasta que es necesario, pero resulta indispensable cuando el estado emite nuevas placas o si las actuales están deterioradas o extraviadas.
El reemplacamiento varía según el estado, realizándose generalmente cada 3 o 4 años o cuando se actualizan las normativas de seguridad. Mantener las placas en buen estado es obligatorio y previene inconvenientes con las autoridades de tránsito, evitando multas o incluso la retención del vehículo.
Actualmente, en la mayoría de las ciudades y entidades del país las empresas con flotillas tienen que contar con un seguro para sus unidades, ya que de esta forma pueden circular sin temor a que exista algún tipo de problema.
Es importante que exista un respaldo sobre todo en caso de robo o accidente, y más importante aún para terceros en caso de que se lleven pasajeros.
Este documento acredita que tu vehículo está en condiciones de circular legalmente. Es muy importante para las empresas que tienen flotillas vehiculares realizar la renovación, que generalmente es cada 3 años.
Si pierdes la tarjeta o se vence, no podrás circular sin riesgo de multas o que tu vehículo sea detenido por las autoridades. Por eso, es importante para los negocios llevar un control riguroso de este documento, especialmente cuando manejan varias unidades.
Este trámite transfiere oficialmente la propiedad del vehículo y, aunque puede parecer sencillo, es vital hacerlo a tiempo para evitar complicaciones legales. Si no haces el cambio, podrías seguir siendo responsable de multas o accidentes que ocurran con el vehículo, aun cuando ya no esté en tu posesión.
Las empresas que adquieren o venden autos constantemente deben estar atentas a este trámite para evitar confusiones y posibles sanciones.
La baja de placas es un trámite vehicular indispensable cuando un auto deja de circular permanentemente o hay un cambio en cuanto a entidad federativa.
Consiste en dar de baja el registro de las placas ante las autoridades de tránsito para no tener ningún problema legal o financiero a futuro, como multas o adeudos.
Aunque muchas personas lo pasan por alto, dar de baja las placas a tiempo puede evitar dolores de cabeza innecesarios.
Este trámite se tiene que realizar bajo estos escenarios:
Los trámites vehiculares tienen el objetivo de mantener al día los datos personales de los conductores y de los autos que circulan por las diferentes entidades federativas.
Entre las funciones principales, se encuentran las siguientes:
Ayudan a que las autoridades mantengan un control actualizado sobre los vehículos que circulan, quiénes son los propietarios y saber si cumplen con las disposiciones legales, lo cual es vital para:
En ciudades con altos índices de contaminación, como CDMX, los trámites vehiculares como la verificación son una manera de evaluar las condiciones mecánicas de las unidades para reducir su impacto ambiental.
A través de estos controles, se evita que circulen unidades altamente contaminantes, se promueve un mantenimiento responsable y se imponen restricciones para mejorar la calidad del aire, como el programa Hoy No Circula.
Uno de los trámites vehiculares más importantes es aquel diseñado para demostrar que un vehículo te pertenece legalmente. Esto se hace mediante el cambio de propietario, la tarjeta de circulación, la factura y el registro actualizado ante SEMOVI.
Tener estos documentos actualizados permitirá que tu empresa esté protegida ante fraudes, que puedas vender tus unidades cuando desees y comprobar la posesión en caso de conflictos legales o robo.
Las bases de datos vehiculares permiten tener un padrón confiable de todos los autos que están registrados en las diferentes entidades federativas.
Esto es muy importante porque:
No llevar a cabo los trámites vehiculares puede parecer algo menor, pero conforme avanza el tiempo, se puede convertir en un dolor de cabeza, sobre todo, para empresas con flotillas.
Más allá de las sanciones económicas, están en juego aspectos de operación y legalidad. Vamos a ver lo que puede suceder si no los llevas a cabo:
Cuando no se realizan los trámites correspondientes, se da una acumulación de recargos y sanciones. Por ejemplo, si te retrasas en el pago de tenencia, se pueden generar intereses, que aumentan el monto original.
Además, si un vehículo circula sin estar verificado o sin la tarjeta de circulación vigente, las autoridades pueden imponer multas que afectan directamente al conductor o, en el caso de una empresa, a la organización responsable de la unidad.
Para quienes poseen flotillas, estos descuidos representan un riesgo operativo crucial, pues un olvido puede pasar desapercibido, pero si ocurre con diferentes unidades, el impacto económico se multiplica, perjudicando el presupuesto.
Por eso, mantener al día los trámites no es solo una cuestión de orden, sino una medida preventiva para evitar gastos innecesarios que podrían haberse evitado con una correcta planeación.
Circular con papeles vencidos también puede provocar que haya retención de la unidad por parte de las autoridades.
Si no se cuenta con la documentación vigente, como placas o tarjeta de circulación, los oficiales tienen la facultad de detener el auto y enviarlo al depósito vehicular.
La recuperación, además de implicar multas, obliga a cubrir los gastos de arrastre y días de estancia, lo cual puede representar una suma considerable.
En muchas entidades, hay determinados estímulos para quienes cumplen en tiempo y forma con los trámites vehiculares, como el subsidio al 100% del pago de tenencia, que aplica solo en vehículos verificados, sin adeudo y con la tarjeta de circulación vigente.
Por ello, cuando alguno de ellos no se cumple, se pierde el beneficio, teniendo que pagar la suma completa.
Este tipo de ventajas fiscales pueden representar un gran ahorro, sobre todo para organizaciones con varias unidades registradas.
La pérdida del subsidio por descuido o desorganización administrativa no solo implica un gasto mayor, sino que demuestra la importancia de contar con una gestión vehicular eficiente.
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Trámite vehicular |
Frecuencia de renovación |
¿Qué considerar? |
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Verificación vehicular |
Semestral (2 veces al año) |
Es obligatoria en CDMX y Edomex; las fechas dependen del color del engomado y último dígito de la placa. No cumplir puede generar multas y restricciones de circulación. |
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Tenencia o refrendo |
Anual |
Debe pagarse cada año. En algunos estados, como CDMX, hay subsidios si estás al corriente con todos los trámites y no tienes multas. |
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Tarjeta de circulación |
Cada 3 años |
A pesar de que muchos vehículos siguen circulando con tarjetas vencidas, es importante renovarla para tener los datos actualizados y evitar complicaciones legales. |
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Licencia de conducir |
Cada 3 o 5 años (dependiendo del tipo) |
Las licencias tipo A (CDMX) duran 3 años, pero las tipo permanente ya no se expiden. Conducir con licencia vencida es motivo de sanción. |
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Seguro vehicular |
Anual o semestral |
Obligatorio para circular en vías federales. Renovarlo a tiempo garantiza cobertura ante accidentes o robos. |
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Emplacamiento |
Único, pero se actualiza por cambio de propietario o entidad |
Si cambias de estado, vendes el auto o eres persona moral con flotilla, debes hacer un reemplacamiento para mantener la legalidad del vehículo. |
Tener claridad con respecto al estado y condición de cada una de las unidades puede ser un desafío para las empresas; sin embargo, existen soluciones en el mercado que ayudan a gestionar de forma efectiva este tipo de circunstancias.
Tal es el caso de las plataformas de gestión vehicular, como la que ofrece Edenred para todos los negocios que deseen subir de nivel sus operaciones de manera sencilla y efectiva, de manera que cada vehículo siempre esté al día en todos los aspectos tanto de documentos como de mantenimiento.
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