Existen diferentes tipos de gastos empresariales, por ello, es muy importante controlar aspectos como: quién puede gastar a nombre de la empresa, cuánto se permite, quién aprueba los movimientos, etc. Es aquí donde entra en juego la política de gastos.
Si aún no tienes claro cómo crear una para evitar problemas como fugas de dinero o mal uso de los recursos, en este artículo te explicamos qué son, para qué sirven y cómo se pueden establecer exitosamente.
Las políticas de gastos son normas y lineamientos que determinan cómo, cuándo y a qué se pueden destinar los recursos financieros de una empresa.
El fin principal es tener un mejor control y establecer límites claros para gastos corporativos, asegurando la transparencia en el uso de dinero y facilitar la rendición de cuentas.
Además, ayudan a tener un presupuesto bajo control, evitando excesos y malos manejos, garantizando el funcionamiento de una empresa a largo plazo.
Tener políticas de gastos claras, además de permitir un orden financiero, tiene un impacto directo en la eficiencia, la cultura organizacional y la toma de decisiones.
Vamos a ver para qué sirven y por qué deberías adoptarlas en tu compañía:
Una de las ventajas principales es que ayudan a tener un mejor control sobre el dinero que sale de la empresa.
Cuando se definen límites y categorías, no es tan fácil caer en excesos y se puede prever con mayor precisión cuánto se destinará cada mes a determinados conceptos, incluidos viáticos, materiales, etc.
Gracias a ello, es más sencilla la planeación financiera, pues todos saben cuánto pueden gastar y se ajustan al presupuesto, evitando caer en gastos innecesarios.
Al conocerse los límites y las reglas de uso, el proceso de reportar y justificar gastos es más ordenado y simple.
Las políticas de gastos definen qué comprobantes se tienen que entregar, en qué plazos y a través de qué medios, lo que ayuda a reducir errores entre los miembros y las áreas de finanzas.
Asimismo, se genera mayor transparencia y confianza, pues las personas saben qué se espera de ellas y cómo cumplir con ello.
Muchas pymes incurren en malas prácticas con respecto al uso de dinero, como facturas duplicadas, gastos personales disfrazados o cargos innecesarios.
Con una política de gastos bien diseñada, esto se evita. Se establecen límites, reglas y responsables, dificultando que haya irregularidades y protegiendo a la empresa.
Además, permite evitar conflictos entre colaboradores y áreas, pues se tienen criterios que respaldan las solicitudes que se aprueban y las que se rechazan.
Las políticas de gastos te permiten reducir el tiempo invertido en todas las gestiones y evitar gastos innecesarios.
Cuando no existen lineamientos, cada concepto se puede convertir en un caso especial, lo que consume tiempo valioso por parte de administración, quienes podrían dedicar ese tiempo a tareas más estratégicas.
En cambio, cuando sí hay y están bien estructuradas y se comunican, muchos procesos se pueden automatizar. Por ejemplo, a través del uso de tarjetas corporativas o plataformas de pagos empresariales.
Hay algunos elementos que no deben faltar en la política de gastos. Vamos a ver los más importantes:
Es necesario tener claro quién establece los presupuestos de cada área o tipo de gasto y quién lo va a gestionar y aprobar.
Todos tienen que tener claridad sobre a quién acudir cuando tienen que solicitar permiso o autorización. Por ello, lo mejor es incluir los presupuestos específicos para cada tipo de gasto: viajes, materiales, marketing, etc.
Trata de que todo quede asentado en un documento y mantenlo actualizado, así es más sencillo tener un control.
Para el tema de los reembolsos, hay que tener en cuenta dos elementos clave:
Por esta razón, hay que ser muy específicos sobre lo que tienen que realizar para reclamar los gastos, es decir, el proceso, los responsables y el límite para hacerlo.
Estos factores tienen que estar contenidos en la política de gastos, ser claros y concisos para que el personal se lo tome en serio y se lleve a cabo correctamente.
Otro punto clave es la forma en que los colaboradores pagan las cosas. Dentro de una pyme, suele haber distintos métodos de cubrir los gastos, por eso, la política tiene que establecer procesos claros para:
Diseñar e implementar políticas de gastos es una tarea que no se puede improvisar. Es necesario el análisis y un enfoque estratégico.
Te compartimos el paso a paso para hacerlo sin importar el tamaño de tu organización.
Antes de empezar a crear políticas, es importante que sepas cómo se están realizando los gastos actuales.
Para ello, considera recopilar información como:
A través de estos datos, podrás identificar patrones y puntos de mejora. Asimismo, servirá de base para diseñar políticas de gasto que se adapten a la realidad de tu organización.
El siguiente paso es definir los gastos que son válidos para la operación de la pyme. Se pueden agrupar por categoría o por perfil según las necesidades. Por ejemplo:
Se deben establecer reglas claras sobre cada concepto, es decir, quién puede realizar cada tipo de gasto, con qué frecuencia, cuáles son los límites, etc.
Este elemento es muy importante para evitar abusos o mal uso de los recursos.
Definir límites de gastos requiere:
Por ejemplo, para los viajes de trabajo, se puede establecer un máximo de gastos diarios en cuanto a viáticos o definir que los desayunos con clientes no pueden exceder determinada cantidad por reunión.
Las políticas tienen que aclarar cómo son los procesos de solicitud, aprobación y justificación de gastos.
Establece claramente cuáles necesitan aprobación previa, cómo debe comprobarse el gasto (factura, ticket, etc.), qué documentos debe entregar el colaborador para el proceso, el tiempo límite para solicitar reembolsos, etc.
Entre más automatizado y claro sea el proceso, habrá menos fricciones entre los equipos. Si usas plataformas de pagos empresariales o herramientas digitales, tienen que estar integradas a las políticas de gastos.
Para ello, existen opciones como Empresarial Edenred, que permite gestionar todos los gastos por categoría, establecer límites de uso en cuanto a horarios, cantidades y usuarios y mucho más.
Una política mal comunicada no se cumplirá y es como si no existiera.
Es vital que, después de redactar el documento, se dé a conocer frente a todos los colaboradores y se aclaren las dudas que haya.
Se puede hacer mediante: manuales en PDF, sesiones de capacitación interna, integraciones en herramientas que se emplean, como CRM, etc.
Solo cuida que el tono de la política sea empático y claro. No tiene que sonar como una lista de prohibiciones.
El entorno de las pymes se modifica constantemente, por lo que las políticas de gastos se deben adaptar.
Lo que hoy es un gasto vital puede no serlo mañana, demandando nuevas condiciones dentro de los límites y conceptos.
Por ello, es recomendable hacer una revisión y actualización cada 6 o 12 meses, según las necesidades de tu empresa, para ajustar montos, incluir nuevas categorías, corregir ambigüedades, etc.
Una política de gastos bien estructurada necesita más que buenas intenciones: requiere herramientas que faciliten su cumplimiento, permitan un control eficiente y eviten fricciones entre los equipos. Ahí es donde entra Empresarial Edenred, una solución inteligente diseñada para ayudarte a llevar el control de los gastos corporativos sin complicaciones.
Gracias a esta plataforma, es más sencillo asignar saldos, monitorear consumos en tiempo real, establecer límites personalizados y recibir reportes detallados que simplifican la rendición de cuentas. Todo, desde una misma herramienta y con total visibilidad.
Implementar una solución como Empresarial Edenred no solo facilita el cumplimiento de tus políticas de gastos, también mejora la experiencia del colaborador, reduce errores y fortalece la salud financiera de la empresa.
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