¿Sabías que en México los ciudadanos pagamos en promedio un 40% de impuestos por el costo de cada litro de combustible? De ahí, la importancia de realizar la facturación de gasolina y recuperar este gasto significativo para las empresas.
Aprender a hacer esto de manera rápida y sencilla se ha vuelto una necesidad esencial, así seas un empresario que quiere agilizar sus procesos o un trabajador independiente que necesita registrar sus gastos de movilidad,en este artículo te diremos cómo facturar tu combustible en solo tres pasos.
Te daremos las herramientas necesarias como los vales de gasolina, para hacer la facturación gasolina para flotillas una tarea fluida y efectiva.
Tener un proceso eficiente y claro para la facturación de gasolina para flotillas es fundamental para muchas empresas, puesto que necesitan llevar un registro detallado de los gastos de combustible.
En esta lista te decimos cómo puedes hacerlo en tan solo 3 sencillos pasos:
Primero que nada, debes ser una persona física con actividad empresarial y como persona física, es requisito estar registrado ante el SAT. Esto incluye tener un Registro Federal de Contribuyentes (RFC) activo.
Si eres un trabajador independiente, profesional, comerciante o pequeño empresario, asegúrate de haber completado este paso esencial. El registro te permite emitir facturas válidas y realizar deducciones fiscales.
Por otro lado, es importante el mantenimiento de documentación, para ello, debes tener actualizada la fiscal. Esto incluye:
Esta es necesaria para cualquier aclaración o trámite ante el SAT y para verificar tu identidad en transacciones comerciales.
Como segundo paso, para la facturación gasolina para flotillas es que sean deducibles de impuestos, debes utilizar medios de pago autorizados por el SAT que sean trazables y seguros. Estos pueden ser:
Estos métodos permiten una fácil verificación de las transacciones y son indispensables para la validez fiscal de tus compras.
Asimismo, te recomendamos siempre conservar los comprobantes de las transacciones, ya que, en caso de una auditoría o revisión por parte del SAT, necesitarás estos documentos para justificar tus gastos.
Por ejemplo, si pagas la gasolina con tarjeta, guarda tanto el voucher de la estación de servicio como el estado de cuenta bancario que refleje la operación.
Finalmente, la emisión de facturas electrónicas (CFDI) es obligatoria y deben cumplir con ciertos estándares y formatos establecidos por el SAT.
Utiliza programas de facturación electrónica que estén autorizados y actualizados según las normativas vigentes. Estos sistemas te permitirán generar facturas digitales que contengan todos los requisitos legales, incluyendo tu RFC, el del proveedor de gasolina, la cantidad y el tipo de combustible, entre otros datos relevantes.
Igualmente, registra cada compra de gasolina en tu sistema contable. Es importante que lleves un control detallado de estas operaciones. Por ejemplo, si cuentas con una flota vehicular, registra la gasolina de cada uno de los autos por separado, incluyendo la fecha, el monto y el motivo del gasto.
Cada factura electrónica debe cumplir con los requisitos del SAT, como el uso del complemento para recepción de pagos cuando se realice en parcialidades o diferido, y la clasificación correcta del tipo de gasto.
Así que verifica que las facturas contengan todos los datos necesarios y que estén categorizadas adecuadamente en tu contabilidad.
Aquí te damos un ejemplo práctico que te ayude a entender de mejor manera el proceso de facturación de gasolina.
Si cargas 100 litros de gasolina a $20 el litro, la factura debe indicar un total de $2,000, más impuestos, esta debe incluir el RFC de la estación de servicio, tu RFC, y la descripción detallada del servicio.
Dado que las regulaciones fiscales pueden cambiar, es importante mantenerse actualizado sobre las normativas del SAT. Para ello, realiza revisiones periódicas de tus facturas y procesos contables.
Por otro lado, en caso de dudas o para asegurar el cumplimiento total con las normativas fiscales, asegúrate de consultar a un contador o asesor fiscal. Ellos pueden proporcionar orientación personalizada y verificar que tus procesos estén alineados con las leyes vigentes.
Facturar la gasolina es más que un trámite administrativo; es una práctica que puede traer ventajas financieras y operativas importantes.
Uno de los principales beneficios es la posibilidad de deducir el gasto en tu declaración de impuestos, lo cual puede traducirse en un ahorro significativo si se hace de forma constante y adecuada.
Además, contar con las facturas electrónicas te ayuda a llevar un control más preciso de tus gastos en combustible, lo que permite identificar patrones de consumo, evitar gastos innecesarios y tener mayor claridad sobre cómo se distribuye tu presupuesto.
La facturación también añade un nivel de transparencia y responsabilidad. Para empresas o trabajadores independientes esto es clave, ya que permite justificar los gastos operativos y mantener en orden la contabilidad.
Otro punto a favor es la mejor planificación financiera, pues al tener un registro detallado de tus gastos en gasolina, puedes anticipar costos mensuales o anuales, ajustar tu presupuesto y tomar decisiones más informadas sobre el uso de tus recursos.
Finalmente, algunas estaciones de servicio premian a los clientes que facturan con programas de puntos o recompensas, que pueden incluir descuentos, promociones o productos gratuitos.
Realizar un reporte de facturación de gasolina implica un proceso meticuloso que va más allá de simplemente recopilar recibos. Este informe debe proporcionar una visión clara del gasto en combustible, identificar patrones de consumo y ofrecer bases para tomar decisiones estratégicas.
Aquí te decimos cómo desarrollar un reporte exhaustivo y significativo de facturación de gasolina:
El fundamento de un buen reporte es la recopilación de datos completos y precisos. Esto implica reunir todas las facturas electrónicas de las compras de gasolina, que deben incluir detalles como la cantidad de combustible comprado, el costo por litro, el total gastado, la fecha de la compra, y la información del proveedor.
Además, es importante contar con los comprobantes de pago correspondientes a estas facturas. Para quienes utilizan vehículos por motivos laborales, es recomendable llevar un registro del kilometraje y del propósito de cada viaje, lo que permite una evaluación más precisa del consumo de combustible.
Una vez recopilados, los datos deben organizarse de manera eficiente. Esto usualmente se realiza a través de una base de datos o una hoja de cálculo de Excel, donde se pueden categorizar los gastos por vehículo, departamento o proyecto.
Esta clasificación ayuda a identificar dónde y cómo se está gastando el combustible, facilitando el análisis posterior.
El estudio de los datos es crucial y aquí se buscan patrones o tendencias en el consumo de gasolina. Por ejemplo, se puede evaluar si ciertos vehículos utilizan más combustible que otros o si hay épocas del año en las que el gasto en gasolina aumenta.
Este análisis también sirve para revelar posibles ineficiencias o anomalías, como un vehículo que consume más combustible del esperado, lo que podría indicar problemas mecánicos o de uso.
El reporte debe presentar la información de manera clara y concisa. Además, de los datos numéricos, se pueden incluir gráficos o tablas que faciliten la comprensión de las tendencias y patrones.
No solo se trata de mostrar el gasto total en gasolina, sino también de proporcionar insights y conclusiones derivadas del análisis de los datos.
Por último, el reporte debe ser utilizado como una herramienta para la toma de decisiones.
Esto quiere decir que, a partir de los hallazgos, se pueden implementar cambios para mejorar la eficiencia en el consumo de combustible, como ajustes en las rutas, mantenimiento de los vehículos, o capacitación en técnicas de conducción eficiente.
De igual manera, es importante establecer un proceso de seguimiento continuo para evaluar la efectividad de estas medidas y realizar ajustes según sea necesario.
Con nuestra aplicación Edenred Pro, realizar reportes es posible, ya que, puedes recopilar toda la información de gastos de tu flota y monitorear los mismos, pues puedes ver dónde cargaron gasolina tus conductores.
Todo se puede gestionar desde tu celular y dispersar saldos a los vales de gasolina, así puedes tener registros de los gastos y kilometraje. Pide tus reportes especializados y eficiente el proceso de reportes de facturación de gasolina.
Si eres persona física o moral con actividad económica registrada y compraste gasolina en una estación de servicio, puedes solicitar una factura para comprobar el gasto ante el SAT, además de contar con métodos de pago que sean aceptados como los que podemos ver a continuación.
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Requisitos para facturar gasolina |
Métodos de pago aceptados por el SAT |
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RFC del contribuyente |
Tarjeta de crédito o débito |
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Nombre completo o razón social |
Transferencia bancaria |
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Uso del CFDI (Ej. gastos en general, transporte) |
Tarjeta de vales de combustible autorizada |
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Correo electrónico (para recibir la factura) |
Cheque nominativo |
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Forma de pago (debe coincidir con el comprobante bancario) |
El pago en efectivo no es deducible fiscalmente |
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Ticket de compra (debe coincidir con la fecha y datos de la factura) |
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Solicitar la factura en el plazo establecido (24 a 72 horas o fin de mes) |
El gasto en gasolina puede ser deducible hasta por un 8.5 % de los ingresos anuales, dependiendo del tipo de actividad y si el combustible se usa para el transporte de bienes o personas.
Además, si los vehículos están a nombre de la empresa, es posible deducir sus gastos operativos, como combustible y mantenimiento.
Antes de comenzar, asegúrate de tener a la mano:
Ahora sigue estos pasos:
Ahora que ya sabes lo que conlleva un proceso de facturación de gasolina, te presentamos la solución perfecta con la que podrás llevarlo a cabo.
Los vales de gasolina de Edenred son un monedero electrónico autorizado por el SAT, con los que puedes deducir el gasto de gasolina al 100% y con un solo CFDI. No importa el tamaño de tu empresa, se adaptan a cualquier tipo de flota, ya sea de distribución, transportistas, corporativos o PYMES.
Gracias a su plataforma web, podrás asignar saldos de manera automatizada y mantener un control riguroso de cuánto gastan y dónde cargan gasolina tus conductores, pues tienes la posibilidad de descargar reportes, movimientos, asignaciones, devoluciones, etc.
Por si fuera poco, con la app Edenred Pro, puedes gestionar toda tu flota desde tu dispositivo móvil. Esto ofrece una comodidad significativa y reduce la necesidad de manejar múltiples sistemas o procesos.
Además, la digitalización del proceso de facturación a través de la app simplifica enormemente la tarea de recopilación y gestión de facturas, lo que a su vez facilita el cumplimiento fiscal.
Así es que, si estás buscando optimizar tu gestión de combustible y simplificar la facturación de gasolina, los vales de gasolina Edenred representan una solución innovadora y eficaz. Optar por estos, no solo conduce a una mayor eficiencia operativa, también aseguras un manejo fiscal transparente y efectivo.
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