Controlar el gasto de combustible es una de las tareas más complejas y con mayor impacto para las empresas que tienen flotilla. Cuando se hace de manera manual se dedica mucho tiempo y hay una alta probabilidad de errores.
Por ello, lo ideal es optar por plataformas digitales, que brindan una administración inteligente y centralizada, ayudando a las organizaciones a ahorrar recursos y tomar decisiones con base en datos reales.
En este artículo te compartimos 5 ventajas clave de administrar tu gasolina en plataformas digitales, para que descubras cómo esta herramienta puede convertirse en un aliado estratégico para tu operación.
Uno de los principales beneficios de usar plataformas digitales para la administración de combustible es que se puede tener una visibilidad completa e inmediata de todas las cargas que se realizan.
Apenas el conductor abastece, la información se registra, incluyendo fecha, hora, lugar, monto y hasta el vehículo que la realizó.
De esta forma, es más sencillo detectar irregularidades a tiempo y mantener un mayor control de lo que se gasta dentro de la empresa. Además, se elimina la dependencia respecto a comprobantes físicos, que se pueden extraviar fácilmente.
Uno de los retos más comunes dentro de la gestión tradicional de gasolina es el mal uso de combustible, por ejemplo, cargas no hechas, desvío de fondos o uso de las unidades para fines personales, afectando las finanzas de la empresa.
Cuando se opta por plataformas digitales, estos riesgos se reducen de manera significativa, pues todo se registra automáticamente y los administradores tienen acceso a los reportes de combustible en tiempo real.
Cada usuario o tarjeta puede tener candados sobre límites de carga, horarios, estaciones autorizadas, tipo de combustible y capacidad de tanque, logrando un monitoreo constante.
Además, se pueden bloquear de inmediato las tarjetas en caso de que se detecte un uso indebido.
El consumo de gasolina está determinado por muchos factores y uno de los más importantes es la gestión de rutas que siguen los vehículos.
En ocasiones, por una mala planificación, se opta por trayectos más largos o con mayor tráfico, haciendo que el combustible no tenga un rendimiento óptimo.
En este sentido, las plataformas digitales permiten mapear y analizar los recorridos de cada unidad, permitiendo rediseñar rutas que lleven menos tiempos y gasten menos gasolina.
Lo mejor es que estas herramientas suelen brindar la opción de integrarse con sistemas de geolocalización, que ayudan a analizar variables como tráfico en tiempo real, accidentes, pendientes, distancia, etc.
De esta manera, se pueden ajustar las rutas, con base en las condiciones reales.
Asimismo, al optimizar los trayectos, no solo se ahorra gasolina, sino que se reducen los tiempos de entrega, mejorando la experiencia de los clientes.
Tener un buen control de una flotilla requiere diferentes acciones, como supervisar la carga de gasolina, brindar mantenimiento preventivo y correctivo, generar reportes, coordinar la logística y mucho más.
Llevar todos estos elementos a través de métodos tradicionales, como hojas de cálculo o registros físicos, hace que el margen de error aumente y, por tanto, no se logre una operatividad adecuada.
Las plataformas digitales ayudan en este aspecto, porque automatizan gran parte de los procesos: la asignación de carga por unidad, seguimiento de los niveles de consumo, alertas de mantenimiento y más.
Lo anterior, además de ahorrar tiempo, libera a los colaboradores de tareas repetitivas, haciendo que puedan concentrarse en labores más estratégicas y con mayor impacto a nivel empresarial.
Además, se consigue una mejor coordinación, pues todos los involucrados (finanzas, contabilidad y logística) pueden acceder a toda la información en tiempo real, pudiendo tomar decisiones informadas y rápidas.
La facturación y deducción es esencial para fines fiscales y económicos para las empresas, pero suele ser complicado llevar un control adecuado para que estos procesos sean simples.
Las plataformas digitales pueden marcar la diferencia porque, al elegir una solución digital autorizada por el SAT, se pueden deducir los gastos de gasolina al 100% con un solo CFDI.
En estas, es posible tener registrados todos los movimientos y generar reportes, sin tener que recolectar comprobantes físicos, que pueden perderse o contener errores.
Gracias a esto, las organizaciones mantienen sus gastos en orden ante el SAT, evitando errores de comprobación.
Otro beneficio es que este tipo de soluciones suele adaptarse a los requerimientos fiscales más recientes, lo cual es crucial en un entorno donde las regulaciones cambian con frecuencia.
Con la digitalización de la facturación, las empresas ganan tiempo, evitan errores y optimizan sus recursos financieros sin sacrificar el cumplimiento legal.
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Característica |
Gestión tradicional |
Plataforma digital |
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Registro de cargas |
Manual con tickets o notas |
Automático en tiempo real con respaldo en apps o plataformas web |
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Control de gastos |
Limitado, difícil de auditar |
Preciso, con desglose por unidad, fecha y conductor |
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Prevención de fraude |
Baja, sin alertas ni filtros |
Alta, con candados por horarios, montos y estaciones |
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Optimización de rutas |
Prácticamente inexistente |
Posible mediante GPS y análisis de trayectos |
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Generación de reportes |
Manual, tardada y poco confiable |
Inmediata, personalizable y exportable |
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Coordinación entre áreas |
Difícil, cada área maneja su propia información |
Unificada, todos acceden a la misma fuente de datos |
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Visibilidad de consumo por unidad |
General, sin detalles por vehículo |
Detallada por vehículo, ruta y periodo |
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Escalabilidad y adaptación al crecimiento |
Al aumentar vehículos, se complica la administración |
Escalable para flotas pequeñas o grandes, sin perder visibilidad |
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Sostenibilidad |
Uso excesivo de papel para tickets, reportes y facturación |
100% digital, sin papel, contribuyendo a objetivos de sostenibilidad empresarial |
Si quieres mejorar la administración de gasolina, Ticket Car de Edenred es una excelente opción, segura y fácil de implementar dentro de tu empresa. Se trata de una plataforma diseñada para ofrecerte control total sobre el consumo de gasolina de tu flotilla.
A través de nuestra solución, puedes asignar tarjetas personalizadas a cada vehículo o colaborador, definir límites de carga, establecer horarios de uso y tener toda la información centralizada. Además, cumple con los requisitos fiscales del SAT, lo que te permite deducir el gasto de combustible sin complicaciones, a través de un CFDI único y automático.
Digitalizar esta parte tan importante de tu operación te ayudará a tener mejores finanzas, además de enfocar tus recursos en lo que realmente importa, que es crecer tu organización.
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