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Todas las empresas prestan especial cuidado en el control de sus costos y gastos. El aumento del dólar contra el peso ha hecho que muchas organizaciones reanuden sus viajes corporativos hacia Estados Unidos, un mercado con enorme potencial y facilidades para exportar.
Pero hay muchas organizaciones que no tienen políticas de viaje claras, afectando sus costos. Nos dimos a la tarea de estudiar las políticas de 60 de las medianas empresas más eficientes y rentables de México para elaborar una guía esencial que te permitirá:
1. Comunicar mejor las políticas de viaje a tus empleados
2. Entender qué parámetros establecer en distintos departamentos para una mejor administración de viáticos
3. Reorganizar sus costos y ajustar tus gastos
El propósito de las políticas de viaje de todas estas empresas es establecer lineamientos para estandarizar y optimizar el control del manejo de las cuentas de gastos generadas por traslados de empleados.
Aplican a todos los usuarios de gastos por comprobar en el desarrollo de sus actividades para su empresa.
El aspecto relevante de una política efectiva es mantener un estándar decoroso de acuerdo a la imagen de su negocio sin realizar gastos excesivos en respeto a lo establecido en sus presupuestos.
Los usuarios de gastos por comprobar deben tener en cuenta:
Conciliar y mantener su cuenta de gastos siempre al corriente, sin tener cantidades por comprobar
Soportar todos los gastos con los recibos / facturas originales, los cuales deberán contener todos los requisitos fiscales para su deducibilidad
Anexar a su cuenta de gastos las copias de los vouchers cuando se utilicen tarjetas empresariales o personales
El departamento de Administración de cada empresa debe tener en cuenta:
No reembolsar ningún gasto que no cumpla con la política de gastos de viaje – viáticos
Mantener un expediente de reporte de gastos por empleado.
Los límites autorizados deberán ser de acuerdo al ANEXO I (ver montos autorizados de gastos por comprobar en Pág. 17)