Regularmente, las pymes suelen dar mayor importancia a los grandes compromisos financieros dentro de sus operaciones diarias, dejando de lado los llamados gastos menores, provocando que pasen desapercibidos o que no se gestionen de manera adecuada, provocando desequilibrio en el flujo de efectivo.Estos gastos, aunque pueden parecer insignificantes, cuando se acumulan pueden representar una parte importante dentro de las operaciones financieras empresariales.
Por ello, es importante contar con un control adecuado dentro de tu pyme. Así será más sencillo tomar decisiones informadas, evitar fugas de dinero y crecer. En este artículo te decimos el impacto de los gastos menores en tu pyme y cómo gestionarlos eficientemente.
Aunque suelen considerarse de impacto bajo por el monto individual, los gastos menores pueden representar un riesgo si no se gestionan adecuadamente. Gracias a su naturaleza inofensiva se pueden acumular sin que la empresa tenga visibilidad real sobre lo que se está gastando.
Cuando se controlan, es posible tener beneficios como:
Llevar un registro de los gastos menores ayuda a tener una visión más completa del flujo de efectivo.
Si bien se trata de montos pequeños, acumularlos puede representar una porción significativa dentro del gasto mensual.
Por ello, se deben identificar adecuadamente, limitarlos según las necesidades de la pyme y así tomar mejores decisiones con base en datos actuales y reales.
Cuando no se supervisan, puede haber erogaciones repetidas e innecesarias, que no se ajusten a los lineamientos establecidos.
Tener un control adecuado permite prevenir errores, duplicidades y posibles malos manejos, haciendo que cada recurso empresarial se emplee de forma responsable.
Saber cuánto se destina cada mes a los gastos menores es esencial para ajustar presupuestos de una forma más precisa.
De esta manera, se pueden detectar áreas en las que se puede ahorrar y reasignar dichos recursos en departamentos más estratégicos.
Cuando se establece un control sistemático, es más sencillo detectar patrones de gasto, necesidades y tendencias.
A través de estos datos, la pyme puede tomar decisiones más ágiles y eficientes, para diferentes fines, como: mejorar procesos, renegociar con proveedores, etc.
Si quieres optimizar el control de los gastos menores y no padecer el impacto acumulativo que pueden tener en las finanzas de tu pyme, te compartimos algunas prácticas efectivas.
Una política de gastos menores debe fungir como una guía para todas las áreas. Para que funcione, debe especificarse lo siguiente:
Es muy importante que cada gasto menor se registre por completo, con toda la información relevante, como: fecha, persona que lo realizó, concepto, monto, medio de pago, comprobante, etc.
Para ello, es mejor emplear una plataforma que automatice procesos, así la carga administrativa disminuye y es más confiable la información.
Por ejemplo, a través de Empresarial Edenred, puedes administrar todas las compras, desde las más pequeñas hasta las más grandes, al tiempo que mejoras el control, la deducción y la comprobación de gastos mediante la plataforma web y la app.
Gracias a ella, es más fácil generar reportes, identificar patrones de consumo y facilitar las auditorías tanto internas como externas.
Aunque cada gasto individual sea muy pequeño, si se acumulan pueden representar algo significativo dentro del presupuesto.
Por esta razón, es importante definir:
Con esto, se puede tener un mejor control sin que haya freno en las operaciones por falta de flujo de efectivo y, además, se evita que estos gastos menores se conviertan en una fuga silenciosa de recursos.
Las conciliaciones consisten en revisar todo lo registrado y garantizar que coincida con los recursos asignados y los comprobantes disponibles.
Este proceso tiene que realizarse periódicamente, de manera semanal, quincenal o mensual, y se debe contemplar lo siguiente:
Con estos datos, es más sencillo detectar inconsistencias a tiempo y se evitan problemas más graves.
La digitalización de gastos menores, además de mejorar la eficiencia en la pyme, aporta trazabilidad y transparencia en todos los movimientos.
Para ello, debes invertir en una plataforma todo en uno que facilite los procesos y maximice los resultados.
Opta por una alternativa que incluya funciones como:
La plataforma Empresarial Edenred es ideal para cualquier empresa, pues puedes controlar todos los gastos en un solo lugar y visualizar todas las transacciones, así como validar las facturas automáticamente ante el SAT.
Toma en cuenta que ningún proceso es fijo ni definitivo. Tienes que revisar los procesos de gestión de gastos menores cada determinado tiempo para garantizar que haya un control adecuado y se logren los resultados esperados.
Revisa si:
Puedes llevar a cabo encuestas o revisar indicadores clave para identificar posibles problemas o fugas y emprender acciones para rectificar el camino y tener un buen manejo de las finanzas de tu compañía.
Para que la gestión de gastos menores sea más eficiente, toma en cuenta los siguientes tips dentro de tu pyme:
Se debe exigir la presentación de comprobantes y documentos que respalden los gastos realizados sin importar qué tan pequeños sean.
De esta manera, se mantiene la transparencia y veracidad de las transacciones y es más sencilla la conciliación de los registros.
Se debe brindar capacitación al personal encargado de administrar los gastos menores y las políticas para su uso y gestión.
A través de esto, será más fácil garantizar que se sigan los procesos adecuados y se mantenga un buen manejo de los recursos dentro de la pyme.
No todos los gastos menores son iguales. Algunos se relacionan con las necesidades operativas y otros con imprevistos o urgencias, por lo que no pueden tomarse como similares.
Clasificarlos desde el momento en que se generan ayuda a:
Lo ideal es que se empleen categorías claras y uniformes y se mantengan estandarizadas en todos los reportes para un mejor control.
El efectivo es difícil de rastrear y su manejo trae más riesgos de errores o extravío. Por ello, si es posible, es mejor que gestiones los gastos menores por medio de pago electrónico.
Una de las mejores opciones es a través de tarjetas empresariales, como es el caso de Edenred, las cuales te permiten tener acceso a todos los movimientos en tiempo real y hasta recopilar y validar las facturas de manera automática ante el SAT.
Al automatizar procesos, se vuelve más sencillo tener las finanzas bajo control y evitar desvíos o robos.
Conseguir un control eficiente de los gastos menores es clave para tener finanzas saludables dentro de tu pyme. Esto es posible con Edenred, ya que nuestra solución te permite optimizar los procesos a través de plataformas que ofrecen transparencia, facilidad de uso y monitoreo en tiempo real.
Además, Edenred simplifica la administración al automatizar el registro de cada gasto. Cada transacción se captura de manera instantánea y se categoriza en el sistema, generando reportes detallados que te permiten hacer un seguimiento más eficiente. Esto elimina la necesidad de registros manuales y reduce el riesgo de errores.
Con estas herramientas, tu pyme puede tener una visión clara de los gastos menores, identificar áreas de mejora y tomar decisiones más informadas. Usar Edenred no solo facilita el control de los gastos, sino que también contribuye a un proceso más eficiente y transparente, garantizando una correcta asignación de los recursos disponibles. ¡Contáctanos para obtener estos y más beneficios!