Seleccionar el método de pago empresarial tiene un impacto importante porque afecta el flujo de efectivo, la relación con los proveedores y la efectividad administrativa.
Contar con un sistema de pagos estructurado te permite optimizar tiempos, reducir costos y minimizar los riesgos financieros, garantizando que se cumplan con las obligaciones en tiempo y forma.
En este artículo, vamos a ver los principales métodos de pago para empresas, sus ventajas y desventajas y cómo elegir el mejor según tus necesidades.
Existen algunos elementos que se deben tener en cuenta al momento de elegir el método de pago empresarial. Entre los más destacados, están:
El método de pago depende, en gran medida, del tamaño de la empresa y la organización que se tiene internamente.
Por ejemplo, si se trata de un negocio pequeño o emprendimiento inicial se suele optar por opciones simples y más accesibles, como transferencias o pagos con tarjeta.
En cambio, para medianas y grandes empresas, que tienen un mayor volumen de pagos, es mucho más efectivo optar por herramientas más avanzadas, como domiciliaciones, pagos automatizados y otras plataformas financieras.
Por ejemplo, a través de Empresarial Edenred, puedes tener un control adecuado de todas las finanzas empresariales, tanto pagos como comprobación y deducción de gastos, facilitando los procesos burocráticos en una plataforma intuitiva y completa.
Cuando la organización realiza pagos recurrentes, incluidos conceptos como nómina, proveedores y servicios, lo mejor es emplear las domiciliaciones o transferencias programadas, así se evitan retrasos.
Por otro lado, cuando los pagos son esporádicos, puede ser una buena opción algo más simple, como las transferencias electrónicas, que brindan rapidez y seguridad.
Los proveedores manejan diferentes términos en cuanto a pagos, y suelen ofrecer beneficios a clientes, como descuentos por saldar cuentas anticipadamente, acceso a financiamiento, etc.
En este sentido, es importante que elijas un método de pago empresarial que se ajuste a lo que los principales proveedores piden, para que puedas tener acceso a beneficios y ambas partes mantengan una buena relación.
Así es más sencillo negociar condiciones favorables que permitan mejorar la gestión del flujo de efectivo.
Los pagos empresariales deben hacerse de manera cuidadosa y adecuada para evitar fraudes y tener un control estricto sobre los movimientos.
Dentro de las opciones de métodos de pago, existen algunos que brindan mayor seguridad que otros.
Por ejemplo:
En este sentido, se tiene que analizar qué es lo mejor para cada negocio de acuerdo con el tipo de pagos que realiza para poder tener seguridad y evitar riesgos financieros por el método de pago elegido.
Los métodos de pago pueden implicar algunos costos adicionales, como: comisiones por transferencias, costos de mantenimiento o intereses cuando se opta por tarjetas de crédito o financiamiento.
Es importante analizar estas cifras adicionales y evaluar si se justifican en función de la eficiencia y beneficios que ofrecen.
Al tomar en cuenta estos factores, las empresas pueden optimizar su estrategia de pagos, asegurando que cada transacción se realice de forma eficiente, segura y con el menor impacto financiero posible.
Teniendo en cuenta lo anterior, veamos las opciones más elegidas por empresas con sus ventajas y desventajas para que tomes la mejor decisión y elijas el método de pago adecuado según tus necesidades.
Las tarjetas empresariales representan una opción flexible para cubrir diferentes conceptos, como gastos operativos, viáticos, insumos, servicios, proveedores, y más.
Lo mejor es que, al existir la opción de débito, se elimina el riesgo de tener que pagar intereses por retrasos o un mal uso de las herramientas financieras.
Además, permiten tener un mejor control de gastos al asignar montos específicos a empleados o áreas, obtener reportes detallados de las transacciones, y facilitan la comprobación y deducción de gastos ante el SAT, logrando ahorros importantes.
Lo único a tener en cuenta es que se tienen que aplicar los filtros correctos y se debe conocer la plataforma en detalle para sacarle el máximo provecho, pero la curva de aprendizaje no es alta.
Las transferencias electrónicas son muy empleadas por las organizaciones, debido a que se pueden llevar a cabo tanto a nivel nacional como internacional por medio de diferentes sistemas, como SPEI (México), SWIFT (internacionales) o ACH (Estados Unidos y otros países).
Además, son rápidas (en muchos casos, inmediatas) y permite que los movimientos queden registrados para un mayor control.
Solo se debe tener cuidado porque puede haber comisiones por transacciones y algunos bancos establecen límites en cuanto a los montos diarios permitidos.
La domiciliación de pagos te ayuda a automatizar cargos recurrentes, incluidos servicios, suscripciones o pagos a proveedores, evitando retrasos u omisiones.
Esto es funcional para las empresas porque los cargos se realizan en fechas específicas y se puede tener una mejor administración del flujo de efectivo, reduciendo la carga operativa al eliminar acciones manuales.
Lo único que hay que cuidar es que no haya fraudes o cargos no autorizados. Para ello, debe haber monitoreo constante y establecer candados o límites según las necesidades de la organización.
Si bien hay una reducción del uso de efectivo a nivel empresarial, aún se emplea en determinadas situaciones, como gastos menores o pago a proveedores informales.
Es una buena opción para empresas pequeñas, pero se debe tener preocupación, ya que es más sencillo que haya fraudes o desvíos de dinero porque es más complicado controlar los movimientos o las transacciones.
Tener una buena gestión financiera va a depender, en gran medida, del método de pago que se elija dentro de una empresa.
Por ello, es importante implementar las mejores estrategias y herramientas para optimizar el proceso. Vamos a ver algunas acciones clave para ello y por qué Empresarial Edenred es la mejor opción.
Uno de los mayores desafíos en la gestión de pagos es la falta de organización y control sobre las transacciones. En este sentido, el uso de herramientas digitales pueden simplificar este proceso.
Con Edenred, puedes establecer reglas de uso para todas las tarjetas, como tipo de comercio, fecha, horario y montos de compra permitidos, para tener un estricto control sobre los movimientos y evitar malversación de fondos.
Gestionar los pagos a través de múltiples cuentas o métodos dispersos puede generar confusión y aumentar el riesgo de errores.
Para mejorar la eficiencia, es recomendable consolidar las operaciones en una plataforma única, como la que ofrecemos en Edenred.
De esta manera, es más sencillo acceder a reportes especializados, ver todos los movimientos, elegir centros de costos y cuentas contables y mucho más.
Además, la dispersión de recursos se puede hacer en cualquier momento y a cualquier tarjeta siempre que lo necesites.
Con Empresarial Edenred, tu correo electrónico de negocios está ligado a la tarjeta empresarial, por lo que las facturas se validan automáticamente ante el SAT.
Esto simplifica los procesos fiscales y burocráticos y ayuda a que sea más sencillo cumplir con tus obligaciones, pues se tiene un control total sobre los movimientos.
Para las empresas que desean una solución integral y eficiente para la gestión de pagos, Empresarial Edenred es la mejor opción, pues se trata de un método de pago seguro, que optimiza el control de gastos y mejora la liquidez de la organización.
A través de esta herramienta, las compañías pueden centralizar sus pagos, reducir la carga operativa y tener un mejor control sobre el flujo de efectivo.
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