Los últimos meses del año son clave para las empresas porque es el momento en que deben hacer un balance general, cumplir con las obligaciones tributarias y planificar el presupuesto anual. Para ello, existen herramientas financieras y consejos que se deben considerar.
Esto te permitirá tomar el control de tus finanzas empresariales y estar preparado para los obstáculos que puedan presentarse en el siguiente año.
Para ayudarte, en este artículo explicaremos qué es un presupuesto anual, por qué es fundamental para alcanzar objetivos financieros y te brindaremos consejos prácticos para que puedas elaborarlo de forma sencilla y precisa, asegurando el éxito durante todo el año.
El presupuesto anual es una herramienta financiera que proyecta los ingresos y gastos de una empresa a lo largo de un año.
Su objetivo principal es permitir una planificación adecuada, asegurando que los recursos estén alineados con las metas financieras y operativas.
Al ser un plan detallado, ayuda a controlar el flujo de efectivo, gestionar inversiones y prepararse para imprevistos.
Para ello, se tienen que considerar elementos como: operaciones, estrategias, pago a proveedores y herramientas.
Un presupuesto anual bien diseñado va más allá de cuánto se planea gastar; incluye cómo y cuándo se harán los movimientos.
Se trata de un documento que tiene que adaptarse a cambios, pero a partir de elementos que permiten una visión completa y estratégica.
Vamos a ver algunos elementos clave que no pueden faltar en el presupuesto anual:
Aquí tiene que incluirse todo lo que se espera percibir durante el año, sea de manera mensual, trimestral o por proyecto.
Estos ingresos pueden venir de ventas, servicios, rentas, inversiones, etc.
Lo importante es que las estimaciones sean conservadoras para no sobrevalorar la capacidad financiera de tu organización.
Se trata de aquellos que se repiten mes a mes sin importar el volumen de ventas o trabajo que exista.
Su característica principal es que son constantes y previsibles, por lo que es más sencillo calcularlos.
Algunos ejemplos son: nómina, renta de oficinas o locales, servicios básicos, costos de mantenimiento, etc.
Son los gastos que pueden variar a lo largo del año, dependiendo de la temporada, las necesidades o el comportamiento del mercado.
Si bien no son fáciles de prever, es muy importante contemplarlos en el presupuesto anual para que no haya afectaciones en la liquidez financiera.
Algunos ejemplos son: campañas de publicidad, mantenimiento especializado, contratación temporal de personal, aumentos de precios estacionales, etc.
Un buen presupuesto anual tiene que reservar un porcentaje para las inversiones y el ahorro, tanto en escenarios conservadores como optimistas.
Esto es clave porque se trata de recursos que ayudan a enfrentar emergencias o aprovechar oportunidades y crecer; por ejemplo: fondos de emergencia, capacitación del talento humano, aportaciones a cuentas de inversión, etc.
Este documento no es solo un registro de ingresos y egresos; tiene que tener un objetivo o propósito:
Estas metas tienen que estar claras desde el inicio para poder alinear las decisiones y alcanzarlas de manera eficiente.
El presupuesto anual debe funcionar como una brújula que te oriente y te mantenga enfocado en lo realmente importante.
Muchas veces, se le da poca importancia al presupuesto anual de una empresa, pero es un grave error empezar el año sin una planificación económica consensuada y aprobada.
Planificar el presupuesto anual en buen tiempo ayuda a tomar mejores decisiones estratégicas a nivel de producción, inversiones, infraestructura y contratación de personal.
Vamos a ver las razones principales de su relevancia:
Uno de los principales beneficios del presupuesto anual es que te ayuda a prever el comportamiento de tu flujo de efectivo a lo largo del tiempo.
Gracias a esto, puedes planificar los meses más cargados de egresos y tener clara también la temporada alta de ingresos, para prepararte con estrategias, campañas o promociones.
Por ejemplo, si sabes que en abril debes pagar impuestos y en mayo tienes una baja de ventas, puedes hacer ajustes desde enero para evitar desequilibrios.
Cuando se tiene información actual y precisa sobre ingresos, gastos y márgenes, es más sencillo tomar decisiones estratégicas. Se tiene facilidad para responder preguntas como:
Además, el presupuesto anual te ayuda a priorizar: saber en qué momento es mejor frenar o acelerar iniciativas, mover recursos o enfocar esfuerzos en lo que realmente genera valor.
Al revisar todos los gastos a lo largo de 12 meses, es más evidente en qué áreas se gasta más de lo necesario, pudiendo distribuir de manera diferente el presupuesto hacia áreas más productividad.
Lo ideal es que se haga una revisión cada tres meses para detectar estas oportunidades o fugas antes de que se acumulen y representen un problema para tu empresa.
El presupuesto anual da un marco realista y de control para evitar gastos impulsivos y fortalecer la estabilidad financiera de tu organización.
Además, contar con un historial presupuestal te ayuda si necesitas financiamiento, pues demuestra organización y compromiso con tus finanzas.
Esta herramienta va más allá de los números; te permite tomar conciencia de las decisiones que se toman y evitar un mal uso de los recursos, desarrollando el hábito de planeación.
Cuando esto se incorpora en tus equipos de trabajo, se fortalece la cultura del control financiero, la eficiencia y el uso estratégico de los recursos.
Por ejemplo, un departamento que conoce el presupuesto disponible no se excederá, sino que buscará opciones más rentables para optimizar recursos desde el inicio.
Por más que haya anticipación y planeación, siempre habrá imprevistos o elementos que salen de nuestro control: caída en ventas, reparaciones, cambios en el mercado, etc.
Por ello, el presupuesto anual tiene que incluir un fondo para emergencias y ser flexible, para que se puedan enfrentar estas situaciones sin comprometer la estabilidad general.
Lo ideal es destinar al menos el 5-10% de tus ingresos anuales al fondo de emergencia de tu empresa.
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Aspecto |
Antes de un presupuesto anual |
Después de implementar un presupuesto anual |
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Control financiero |
Se toman decisiones al momento, sin un panorama claro. Gastos imprevistos desbalancean las finanzas fácilmente. |
Se cuenta con un plan que permite prever, controlar y anticiparse a desviaciones. Hay un mayor orden en la gestión financiera. |
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Toma de decisiones |
Predomina la intuición o las urgencias. Las decisiones suelen ser reactivas, no estratégicas. |
Se toman decisiones basadas en datos, proyecciones y prioridades establecidas. Se maximiza cada peso invertido. |
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Distribución de recursos |
Algunos departamentos reciben más recursos que otros sin justificación. Hay desperdicio o duplicidad de gastos. |
Los recursos se asignan según objetivos claros, maximizando la eficiencia operativa y reduciendo gastos innecesarios. |
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Visión a largo plazo |
No se tienen metas claras para el año. Se navega “al día”, sin planeación estratégica. |
Se trabaja con metas anuales bien definidas, lo que permite orientar esfuerzos hacia el crecimiento y sostenibilidad del negocio. |
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Gestión de imprevistos |
Cualquier gasto inesperado genera caos o deudas. No hay un plan de contingencia ni fondo de emergencia. |
Se contemplan reservas y márgenes de maniobra. La empresa puede responder mejor ante crisis, emergencias o cambios en el mercado. |
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Medición de resultados |
Es difícil saber si se están cumpliendo los objetivos financieros. No se tienen comparativos claros mes a mes. |
Se pueden evaluar resultados con base en lo proyectado, detectar desviaciones y ajustar en tiempo real. Esto mejora el rendimiento del negocio. |
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Capacidad de crecimiento |
El crecimiento depende de factores externos o de oportunidades esporádicas. |
Se pueden planear inversiones, expansión o contrataciones con base en datos financieros sólidos. |
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Relación con inversionistas |
Difícil obtener financiamiento al no contar con cifras claras. Puede parecer que hay poca planificación o control. |
Mayor confianza por parte de instituciones financieras e inversionistas, gracias a proyecciones claras, metas medibles y control de flujos. |
A continuación, te vamos a dar algunos consejos para que puedas realizar el presupuesto anual de tu empresa de manera estratégica y con mayores resultados:
Lo primero es identificar tus objetivos durante el año: ¿qué quieres lograr financieramente en este periodo? ¿y cómo piensas conseguirlo?
Los objetivos tienen que ser cuantificables y medibles, siempre sustentados en la realidad, tomando en cuenta tu situación financiera actual.
Para ello, es importante contar con herramientas que te den un control más preciso de tus finanzas, y así puedas tener una visión detallada de los gastos realizados en diferentes áreas.
Por ejemplo, contar con reportes especializados de tus consumos te permite analizar patrones de gasto y alinearlos con tus metas anuales, mejorando la planificación de tu presupuesto.
Analizar los gastos e ingresos del año anterior es clave para realizar el presupuesto anual, ya que podrás tener un panorama más realista de cómo se han comportado las finanzas de la empresa, con el fin de no subestimar o sobreestimar las proyecciones.
Comienza revisando dos elementos: los ingresos y los tipos de gastos de tu empresa.
Al analizar los ingresos totales, podrás detectar tendencias y conocer cuáles fueron los meses con ingresos altos y en cuáles fueron bajos para saber qué factores influyeron.
Los gastos fijos y variables te ayudarán a entender qué porcentaje de tus ingresos se va en las necesidades de tu empresa.
Para este ejercicio es muy valioso tener los procesos de ingresos y gastos automatizados a través de herramientas financieras, como las plataformas de gestión de gastos empresariales, pues te permiten tener reportes históricos de cada movimiento para que no pases nada por alto.
Dividir los gastos en categorías te ayudará a tener un control más eficiente sobre tus finanzas. La clasificación principal es entre gastos fijos y variables, pero puede ser incluso más precisa, dependiendo de las herramientas que emplees.
Hay algunas, como las tarjetas empresariales, que te permiten una clasificación automática de los gastos por tipo de uso, facilitando la identificación de gastos operativos frente a los gastos variables.
Además, su capacidad para gestionar diferentes cuentas o límites por usuario te ayuda a clasificar y gestionar los recursos de forma eficiente, sin perder de vista en qué se está invirtiendo cada centavo.
Con los datos anteriores, lleva a cabo proyecciones de ingresos realistas. Tener una herramienta con reportes detallados te facilita el trabajo, pero también es necesario tomar en cuenta factores externos que podrían impactar en el rendimiento, como cambios en el mercado, la economía o nueva competencia.
Lo más recomendable es hacer tres proyecciones: una optimista, una conservadora y una pesimista.
Por otro lado, considera todos los tipos de gastos. Calcula los fijos, pero deja margen de error dentro de los gastos variables, tomando en cuenta aumentos en precios de insumos, cambios en tarifas, incrementos de nómina, etc.
Un presupuesto realista es clave para evitar desbalances financieros durante el año.
El presupuesto anual no es algo estático, sino que tiene que revisarse periódicamente para asegurarte de que estás en el camino correcto. Es recomendable hacer un seguimiento mensual o trimestral de tus finanzas, comparando los resultados reales con las proyecciones presupuestadas.
Así, en caso de detectar desviaciones importantes, ya sea por ingresos menores a los previstos o por gastos mayores de lo esperado, puedes realizar ajustes, como reducir ciertas categorías de gastos, aumentar precios o renegociar contratos.
Para facilitar este proceso, opta por opciones que ofrecen un control avanzado, permitiendo supervisar los gastos en todo momento para actuar rápidamente.
Hay muchas herramientas tecnológicas que son ideales para crear y gestionar presupuestos. Entre ellas, destacan las soluciones integrales con plataformas web y tarjetas empresariales, que te permiten realizar un seguimiento detallado de tus finanzas en tiempo real, dispersar saldos para cubrir lo que se necesita y detectar desviaciones, permitiendo ajustes inmediatos.
Con estas plataformas podrás mantener un control minucioso de las finanzas, evitando errores humanos y mejorando la precisión de tus proyecciones.
Hay determinados errores que suelen cometerse al hacer el presupuesto anual de una empresa, y para no caer en ello, la clave está en la previsión, la flexibilidad y la participación de todo el equipo.
De esta manera, tu compañía estará mejor preparada para lograr sus metas financieras y enfrentar los desafíos que se presenten.
Vamos a ver algunos de los más comunes y cómo evitarlos:
Crear y dar seguimiento al presupuesto anual es un proceso clave para el éxito de tu organización, por lo que se debe tomar en serio y ser meticuloso.
Para esto, considera todos los consejos que te hemos dado y si quieres contar con la mejor herramienta para realizar tu presupuesto empresarial, contáctanos.
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