Las finanzas de cualquier empresa son piedra angular en el desarrollo y crecimiento de la misma ya que, si no se cuidan, la compañía puede fracasar. Por ello, es fundamental para una el negocio un control empresarial eficiente.
Es importante conocer todo lo relacionado con el control presupuestal, en este artículo abordaremos qué es, las ventajas que tiene comenzar a implementarlo en una empresa, cómo se puede eficientar y algunas herramientas laborales, como Empresariales Edenred, que ayudan a resolver de forma sencilla este problema.
El control presupuestal se trata de un mecanismo cuyo fin es comparar las cifras presupuestadas de una empresa: las que se obtuvieron y las que se anticiparon, con la finalidad de calcular desviaciones o variaciones
De esta forma, se pueden analizar y establecer acciones que permitan un mejor desarrollo de las finanzas del negocio.
El control presupuestal permite realizar un seguimiento de los presupuestos de una empresa, y ofrece algunas ventajas, entre las que destacan:
Esto es necesario para optimizar el control de las cuentas de ingresos y gastos, mantener en equilibrio la contabilidad y tomar mejores decisiones para cumplir con los objetivos financieros.
Esta herramienta ayuda a administrar los bienes del negocio de forma eficaz, además empresas como Edenred, simplifican esta tarea al llevar un registro completo de los gastos generados a través de opciones como Empresarial Edenred.
Es importante entender que el control presupuestal es una estrategia que permite mayor control, eficiencia y visibilidad de los gastos realizados a lo largo del tiempo y encamina al negocio para tener finanzas saludables.
El control presupuestal también ayuda a conocer el balance entre los ingresos y los gastos, a fin de evitar que una empresa presente problemas financieros y llegue hasta la quiebra.
Podemos hablar de tres grandes objetivos del control presupuestario.
Uno de los objetivos principales es llevar a cabo una verificación de las metas contables, a fin de determinar si todo lo planeado se está cumpliendo en el periodo que se ha establecido para ello.
De esta forma, si existen problemas con los objetivos establecidos, se puede desarrollar una estrategia que permita corregir el problema principal, para continuar eficientando los procesos contables de un negocio.
El segundo objetivo del control presupuestal es llevar a cabo un seguimiento en tiempo real de todos los movimientos financieros y del dinero que se encuentran dentro de la empresa.
Esto permite establecer medidas de prevención para mantener el camino hacia el éxito.
Finalmente, como el propio nombre da la pista, el control presupuestal tiene la importante tarea de comprobar que todos los números se están apegando a los presupuestos establecidos en cada una de las áreas.
Este presupuesto inicial se desarrolla para diferentes momentos de la empresa, y una vez que se llega a la meta establecida, se debe revisar si todo lo que se planteó se realizó en tiempo y forma de lo contrario se elaboran estrategias que permitan corregir el rumbo hacía el objetivo principal.
Es fundamental para la salud financiera de la empresa saber cómo elaborar un presupuesto que permita conocer con qué recursos cuenta el negocio y así poder armar los presupuestos.
Entre las recomendaciones para elaborar un presupuesto tenemos las siguientes.
Uno de los primeros pasos es revisar con detenimiento toda la información de los ejercicios financieros anteriores.
Esto, para conocer a detalle la situación actual de la empresa para determinar que se ha gastado del presupuesto y cuáles son las fuentes de financiamiento e ingresos.
Es recomendable establecer objetivos a corto plazo, que sean medibles y realistas, para dar seguimiento a los gastos realizados para el cumplimiento de las metas establecidas.
Establecer un límite de gastos al momento de elaborar un presupuesto ayuda a no salirse de lo establecido, además de otorgar facilidad al momento de tomar decisiones si ocurre algún incidente que involucre un escenario poco favorable para el negocio.
Asimismo, dentro de este límite de gastos, debe existir un respaldo financiero que pueda responder a estos imprevistos evitando poner en riesgo a la empresa.
Finalmente, se debe establecer desde el inicio la estructura que tendrá el presupuesto para responder a las necesidades de las diferentes áreas de la empresa.
Al contar con todo lo anterior, el control presupuestal reunirá la información necesaria para verificar y vigilar que se cumpla con las metas establecidas para cada área de la empresa.
El control presupuestal conjunta todos los presupuestos que existen dentro de un negocio, para tener claridad sobre las estrategias planteadas para cada área.
Estos son los 8 principales tipos de presupuesto.
El más importante, es el maestro, ya que integra la información de los presupuestos de todas las áreas en uno solo. Incluye los datos económicos destinados al flujo de los activos financieros de la empresa.
Asimismo, este tipo de presupuesto tiene el objetivo de lograr un equilibrio entre las distintas áreas de un negocio, y fungir como documento principal que guía la planificación financiera.
Este presupuesto tiene en su registro todo lo relacionado con las actividades de producción, ventas o la administración de un negocio.
El presupuesto de operación se enfoca principalmente en la recolección y análisis de los gastos relacionados con la operación de un negocio y está conformado por el estado real de ganancias o de pérdidas.
Un tercer tipo de presupuesto es el destinado al área de ventas.
Tiene la importante tarea de reunir los números que se esperan alcanzar dentro del mercado, con la característica de que se ajusta a la demanda que existe.
Este presupuesto tiene un enfoque hacia las metas a futuro, para desarrollar la estrategia que mejor convenga al negocio para optimizar los activos financieros de la organización.
Como el nombre lo indica, este presupuesto está enfocado en los activos financieros destinados a la producción de recursos en la empresa, ya que aquí se contemplan las metas que se comparan al final de un ciclo para conocer si los resultados fueron favorables.
Este presupuesto es la columna vertebral para administrar un negocio y pieza importante para el buen funcionamiento de la empresa.
El presupuesto de compras, también es conocido como aquel que conjunta los gastos necesarios para la adquisición de materia prima , además de los costos de producción y venta de los insumos.
Este presupuesto permite determinar de forma sencilla cada uno de los gastos y facilita la elaboración de un control más eficiente de las cantidades de producto que se necesitan y el tiempo que pueden tener en existencia.
Conocido también como flujo de efectivo, tiene la función de determinar la cantidad de dinero que un negocio tiene para un tiempo específico, lo que lo convierte en un pilar para tomar decisiones eficientes en cuanto a la estimación de efectivo.
El presupuesto de flujo de caja permite a una empresa conocer a detalle si cuenta con el efectivo necesario para mantener sus funciones laborales y la forma en que se manejan los recursos del propio negocio.
Es importante para el crecimiento de un negocio, ya que conjunta los valores financieros de la empresa, con la finalidad de responder de forma eficiente al futuro de las finanzas de la empresa, como el caso de cobros, pagos y gastos.
De forma sencilla se puede entender que este tipo de presupuesto convierte en información monetaria todos los datos de entrada y salida económica de una empresa.
Finalmente, dentro del presupuesto empresarial se encuentra el de marketing, que reúne el dinero destinado a implementar estrategias para apoyar a la promoción y conocimiento de un producto o servicio.
Aquí se contempla todo lo relacionado con publicidad, creación de contenidos, diseño, entre otros, con la finalidad de ampliar el alcance que tiene un negocio para que más personas acudan a adquirir sus productos o servicios.
Ya que se han establecido los diferentes presupuestos que habrá para las áreas de una empresa, es importante implementar acciones que permitan la eficiencia del control presupuestal.
Tenemos algunos consejos para optimizar este control.
Una de las primeras cosas para eficientar el control presupuestal es realizar un análisis a detalle de todos los datos del periodo anterior, sin que se escape nada, para determinar si la estrategia anterior ha funcionado o si existen áreas de mejora que se deban considerar.
De esta forma, se pueden planear de mejor manera los objetivos y las acciones que se deben llevar a cabo en el manejo del dinero, además de la inversión y los gastos específicos para el buen funcionamiento del negocio.
Una vez que se ha pensado la mejor estrategia, es importante definir los tiempos en que se deben cumplir los objetivos. Esto es importante para llevar un control más eficiente, ya que se puede medir el impacto que tiene la nueva metodología de presupuesto.
Además, debe ser conocido por todos los equipos que conforman el grupo de trabajo, en sus niveles de administración contabilidad y la gerencia, para que sea claro el camino que deberá recorrerse.
Es importante que, en el transcurso se realice un monitoreo constante de la evolución que tienen los movimientos financieros en virtud del dinero que se ha destinado para cada uno de los proyectos.
Conocer los ingresos y egresos ayuda a tomar mejores decisiones que repercutan positivamente en las finanzas de un negocio.
Algunas empresas como Edenred permiten centralizar todo en una plataforma web que simplifica los procesos administrativos y te da visibilidad de cada uno de los gastos realizados con la tarjeta Empresarial Edenred para responder a esta problemática.
En cuarto lugar, es necesario establecer tiempos para evaluar.medir y comparar los resultados, que puede ser mensual, trimestral, semestral o anual.
De esta forma, se puede revisar el comportamiento que está teniendo el presupuesto y si este se encuentra alineado con los objetivos establecidos desde los primeros pasos de esta metodología.
Una vez que se realiza la revisión se pueden hacer ajustes en las metas presupuestarias en caso de que no se estén alcanzando los objetivos como se esperaba, y tomar decisiones sobre los los movimientos financieros.
Finalmente, existen soluciones que permiten mejorar el control del presupuesto de forma eficiente, a través de plataformas digitales que simplifican la operación de la empresa y generan ahorros en tiempo y recursos, además de que te permiten tener un seguimiento de cada gasto realizado.
Un ejemplo de ello es Empresarial Edenred, que no solo facilita el control de los gastos y ayuda en los presupuestos, sino simplifica el pago a proveedores, caja chica, entre otros movimientos financieros.
El control presupuestal es necesario para el óptimo funcionamiento financiero de una empresa, ya que tener una visión clara y precisa sobre cada uno de los ingresos y gastos, así como los recursos determinados para las acciones de cada área, marca una diferencia importante en el éxito empresarial.
Si no se tiene en cuenta este factor, surgen una serie de problemas dentro de la empresa, que pueden afectar económicamente a la organización, y disminuir la productividad de los colaboradores.
Entre las principales desventajas de no tener un control presupuestal están las siguientes.
Uno de los principales problemas de no tener un buen control presupuestal es que no se sabe en que se está utilizando el dinero de la empresa. Lo que ocasiona que no se conozca en que se está gastando el dinero y con cuanto capital se cuenta para cumplir con los diferentes objetivos de la empresa.
Al no tener un control claro sobre el dinero de la empresa, se pierden oportunidades de inversión , ya que se camina sin rumbo determinado y esto puede afectar seriamente el futuro de cualquier negocio.
Un tercer problema es el estrés financiero que surge ante la angustia o presión frente a situaciones económicas imprevistas que puede enfrentar la empresa al tener claridad respecto a las finanzas.
Un cuarto problema importante, es que los recursos financieros de la empresa carecen de un registro, por lo que las decisiones se pueden ver afectadas por la falta de visibilidad de los gastos.
Al no elaborar un presupuesto que contemple los gastos necesarios para asegurar el funcionamiento de un negocio, existe la posibilidad de que el dinero sea mucho mayor a lo estimado, ya que no se tiene registro o control de los recursos.
Sin una proyección a futuro, o un registro de todas las entradas y salidas, poder asumir y solventar deudas es una tarea muy complicada, y existe la posibilidad de que no sea posible pagarlas, lo que sería un fuerte problema financiero para una empresa.
Finalmente, no tener un control presupuestal puede influir en dificultades al momento de realizar el pago de impuestos requeridos por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), lo que puede terminar con multas y problemas fiscales que ningún negocio debería tener.
El control presupuestal es una forma eficiente y óptima de dar seguimiento a los movimientos financieros dentro de una empresa, y Empresarial Edenred entra como respuesta definitiva para facilitar el proceso.
Gracias Empresarial Edenred se pueden realizar todos los pagos relacionados con la operación diaria de una empresa.
Además, esta solución cuenta con una plataforma web segura e intuitiva con la que tendrás claridad de cada uno de los gastos realizados.
De esta forma, todos los equipos podrán controlar fácilmente los presupuestos del área ahorrando tiempo y recursos en la gestión y comprobación de los gastos.
Con Empresarial Edenred, se puede realizar compras en miles de establecimientos físicos y en línea a nivel internacional, pero también la puedes usar para todos los gastos relacionados con:
Empresarial Edenred ayuda a controlar el presupuesto de la empresa de forma sencilla , al tener visibilidad en todo momento de los gastos realizados, por lo que puedes saber quién, cuándo, dónde y cómo se utilizan los recursos de la empresa
Empresarial Edenred ayuda a simplificar los procesos de comprobación, deducción y contabilidad para el control de gastos de cualquier tipo de negocio, lo que permite crear presupuestos más eficientes y alineados con la operación del negocio.
Lleva un seguimiento en tiempo real de los gastos realizados por los colaboradores a través de la plataforma en línea o mediante la aplicación móvil, lo que facilita generar reportes detallados de cada uno de los movimientos financieros para la toma de decisiones sobre los objetivos de la empresa .
Finalmente, Empresarial Edenred ayuda a ahorrar tiempo y recursos, ya que recopila y valida de forma automática las facturas ante el SAT, lo que permite destinar ese tiempo y energía a otros proyectos o actividades.
Con Empresarial Edenred podrás llevar un control presupuestal más preciso, lo que significa finanzas más sanas y un camino hacia el éxito más asegurado. Así que no tengas más dudas acerca de este servicio.
En Edenred conocemos lo importante que es tener un control y seguimiento claro de las cuentas, por ello brindamos opciones que faciliten esta tarea, de manera que puedas mejorar tu operación diaria y logres incrementar las ganancias del negocio.