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Mejora el control de caja chica y evita fugas de dinero

Los gastos de la caja chica deben ser tratados con la misma importancia que los pagos mayores de la empresa, ya que, sin un control de caja chica, tus fondos pueden salirse fácilmente de control y afectar a la rentabilidad de tu organización.

Sin embargo, antes de continuar, definamos qué es una caja chica:

La caja chica es esa pequeña cantidad de dinero en efectivo que se debe tener a la mano para gastos moderados e imprevistos.

Es decir, contar con un fondo para pagar algún producto de papelería o limpieza, gastos de transporte o estacionamiento, café o galletas para la oficina o trámites menores, pero igual de importantes que no se deben mezclar entre el dinero personal y los gastos de la empresa.

Además, de que no se incurre en malas prácticas contables, es más fácil llevar un control de dichos gastos cuando se asigna una cantidad fija mensual a este rubro y se lleva un registro de los desembolsos y de sus comprobantes para un mejor control de gastos.

Requisitos indispensables

  • Designar a una persona honrada para llevarla.
  • Establecer una política de gastos.
  • Justificar, registrar y comprobar todas las salidas de dinero.

De entrada, según las disposiciones fiscales, todos los gastos mayores a 2 mil pesos deben hacerse con cheque nominativo, tarjeta de crédito o de débito de una cuenta a nombre del contribuyente o por medio de una tarjeta de servicios, por lo que la caja chica solo se puede utilizar en gastos menores a ese monto.

¿Cómo llevar un adecuado control de caja chica?

Establece sistemas de control de gastos como los siguientes:

  1. Pon a cargo una persona de total confianza y que sea ordenada, pues todos los desembolsos tienen que estar debidamente comprobados con la documentación fiscal adecuada.
  1. Establece una política de gastos que garantice que solo se use para imprevistos y planea las adquisiciones de insumos necesarios para las actividades administrativas y productivas.
  1. Lleva un control de la caja chica mediante métodos de pago que indiquen quién solicitó el dinero y con qué motivo para que luego se justifique claramente el gasto.
  1. Mantén un registro y reportes de los gastos realizados para tener un control de caja chica que te ayude a determinar si hay algún insumo recurrente que deba ser considerado como parte de las adquisiciones al mayoreo o detectar las compras que son inútiles y están representando un gasto innecesario.
  1. Agrupa los comprobantes fiscales y realiza el trámite de deducción de los gastos generales de la empresa.
  1. Reintegra el dinero gastado para tenerlo disponible para los próximos gastos.

La clave: registrar los gastos

Una de las acciones vitales para el control de gastos de caja chica es el registro de los mismos, es decir, hacer un seguimiento de todos los desembolsos y recopilar los recibos y facturas.

Cada recibo debe tener la fecha de compra, el nombre de la empresa o proveedor, una lista de los artículos o servicios adquiridos, el precio de cada artículo, y el costo total.

Un registro preciso de este tipo de gastos es más complicado cuando los fondos de caja chica se guardan en efectivo, y es prácticamente imposible si no se cuenta con un sistema de gestión documental que sea fácil de usar.

En la actualidad existen varias soluciones como Empresarial Edenred que facilitan el registro y comprobación de los desembolsos, además de simplificar la generación de comprobantes para deducir los gastos.

Una de las principales ventajas de la solución empresarial de Edenred, es que desde su plataforma se pueden generar reportes para monitorear los movimientos de los empleados. Asimismo, gracias al buzón inteligente, se agregan las facturas de los gastos que se hayan realizado, con lo que también se agiliza la deducción de impuestos.

Cómo reducir tus gastos operativos

Hacer un uso racional de los recursos de la empresa permite maximizar su rentabilidad, pero no debes centrarte solamente en los gastos de producción.

Los gastos operativos, aquellos correspondientes a la administración de la empresa y que no son precisamente productivos, pueden salirse fácilmente de control y afectar al estado financiero de la organización.

En general, están contemplados como gastos fijos: nómina, mobiliario, servicios, etc. Pero un área donde se pueden presentar fugas, las cuales, aunque pequeñas pueden sumar fuertes cantidades, es en el manejo de la caja chica.

Entre los consejos para reducir los gastos menores están:

  • Analiza por departamentos cuáles son verdaderamente indispensables para el objetivo productivo de tu negocio.
  • Engloba los gastos y haz compras al mayoreo de productos de papelería y limpieza.
  • Busca alianzas con proveedores en las que puedas intercambiar bienes o servicios, sin necesidad de usar efectivo.
  • Adquiere o arrienda un equipo de impresión o de fotocopias.
  • Otorga tarjetas de servicio, como Empresarial Edenred al personal que habitualmente tiene que hacer pagos de servicios o productos a nombre de la empresa. 

Monitorea las políticas de gastos

Saber cómo controlar los gastos de una empresa no es tan complicado, pero si nadie sabe cuáles son las regulaciones, la capacidad de abusar del fondo de caja chica será más fácil. Por ello es importante que todos los colaboradores estén al día y verificar que están respetando las políticas de la empresa.

En Edenred sabemos la importancia de ser precisos en el registro y control de gastos, y lo fundamental que es agilizar sus procesos. Para ello contamos con una solución a la medida de tus necesidades. Contáctanos para asesorarte cómo con Empresarial Edenred te puede facilitar tu control de gastos. 

 

 

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