Gastos deducibles en empresas

Entender los gastos deducibles para empresas es muy importante para poder administrar los recursos y crecer saludablemente, al tiempo que se cumple con las obligaciones fiscales sin pagar de más.Sin embargo, no todos los gastos califican como deducibles y es común que las organizaciones pierdan oportunidades valiosas por desconocimiento o errores en la gestión contable.

Por ello, en este artículo te explicamos qué son los gastos deducibles en empresa, cuáles son y cómo es el proceso para llevar a cabo el proceso. 

¿Qué son los gastos deducibles de impuestos?

Los gastos deducibles son aquellos egresos que las empresas realizan para poder operar y que pueden ser restados de sus ingresos acumulables al calcular el Impuesto Sobre la Renta (ISR).

Es decir, se trata de gastos indispensables para que el negocio funcione y que, al cumplir con ciertos requisitos, permiten reducir la cantidad de impuestos que se deben pagar ante el SAT. 

Por ejemplo, si tu compañía factura $200,000 y tiene $80,000 en gastos deducibles válidos, solo pagará impuestos sobre $120,000. 

Gastos deducibles para empresas 

La gestión de gastos deducibles es una herramienta clave para la eficiencia fiscal, ya que permite que las empresas optimicen su carga tributaria a través de diferentes deducciones, que van desde costos operativos hasta inversiones.

Vamos a ver algunos de los más importantes para que los consideres:

1. Sueldos y salarios

Es la cantidad que se paga a un tercero por una relación laboral: sueldos, pagas extraordinarias, dietas, pagos en especie, etc.

Sin embargo, solo se puede deducir si:

• Es un trabajo habitual y continuo.
• Existe un contrato laboral.
• Existe afiliación a la Seguridad Social.
• La retribución fijada en el contrato no es superior a la de mercado.

2. Seguridad Social

Son todos los pagos de la Seguridad Social y Mutualidades de los trabajadores y tu propia cuota de autónomo. 

3. Renta de oficinas o locales

Los pagos que se hacen por uso de espacios físicos también pueden ser gastos deducibles en empresas, siempre que:

• Se relacionen con la operación organizacional
• Se cuente con contrato de arrendamiento.
• Se emitan CFDIs cada mes.

Lo mismo aplica para espacios de coworking o renta temporal para salas de juntas. 

4. Servicios profesionales o externos

Todos los importes hechos a profesionales, como abogados, procuradores, economistas, auditores, asesores, etc., se pueden deducir. Solo debes asegurarte de:

• Tener la factura correspondiente.
• Hacer las retenciones de ISR e IVA siempre que apliquen.
• Pagar a través de métodos autorizados. 

5. Gastos financieros

Hacen referencia a los gastos que cobra el banco, por ejemplo, descuento de Letras o recibos, cargos o intereses por aplazamiento, fracciones de deuda, entre otros.

6. Reparaciones y conservación

Aquí entran todos los gastos de mantenimiento y reparación. 

Solo no se consideran aquellas que tengan como fin una ampliación o una mejora, pues esas se deducen fiscalmente a través de la amortización. 

7. Transporte o viáticos

Entre los gastos de viáticos que se facturan, se incluyen diferentes conceptos, como: 

• Transporte terrestre o aéreo.
• Hospedaje.
• Alimentos y bebidas en viajes laborales.
• Renta de autos o pagos de caseta y gasolina durante los desplazamientos por trabajo.

Estos tienen límites y ciertas condiciones, por lo que lo mejor es llevar evidencia de la relación del viaje con la empresa, por ejemplo, agenda, correos, constancias de eventos, y más.

Otros gastos deducibles en empresas

Además de lo anterior, existen otros conceptos que se pueden considerar como deducibles de impuestos, incluidos los siguientes:

• Gastos médicos, incluidas consultas, tratamiento y medicamentos. Solo se debe tomar en cuenta que estos cumplan con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales.
• Educación, que va desde colegiaturas hasta materiales didácticos.
• Vivienda, pues pueden deducirse intereses hipotecarios o determinados gastos relacionados con la vivienda, siempre entendiendo las restricciones específicas. 
• Servicios, como luz o teléfono.
• Papelería y artículos de escritorio.
• Mercancía, materias primas o productos terminados o semiterminados, que se utilicen para producir bienes o servicios. 
• Donativos.

Requisitos generales para que un gasto sea deducible

Saber los gastos deducibles en empresas es solo un paso dentro del camino. Es también muy importante cumplir con los requisitos fiscales establecidos por el SAT para que todos estos conceptos sean válidos y aceptados.

Te compartimos los requisitos que deben cumplir los gastos para ser reconocidos oficialmente por la autoridad fiscal:

1. Tener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)

Todo gasto deducible de empresa tiene que estar respaldado por una factura electrónica con validez.

El comprobante tiene que:

• Ser emitido con el RFC de tu empresa.
• Incluir todos los datos fiscales requeridos.
• Especificar con claridad el concepto del gasto.
• Ser expedido en el mismo ejercicio fiscal en que quiere deducirse.

Si no se cuenta con la factura electrónica, el gasto no será deducible.

2. Que el gasto sea indispensable para la actividad empresarial

Este punto es uno de los más importantes. El SAT determina que un gasto es deducible solo si es indispensable para fines operativos del contribuyente.

Por ejemplo, si se cuenta con una empresa de logística, el concepto de combustible es indispensable; en cambio, si es de marketing, y se facturan conceptos como cursos de cocina, se podría considerar como no relacionado. 

3. Hacer el pago mediante medios fiscales autorizados

Para que un gasto sea deducible tiene que pagarse mediante algunos de los siguientes métodos:

• Transferencia bancaria
• Cheque nominativo
• Tarjeta de débito, crédito o servicio
• Monederos electrónicos autorizados por el SAT.

Ten en cuenta que los pagos en efectivo no son deducibles si el monto excede los $2,000 pesos, excepto en casos específicos, como algunos viáticos. 

4. Registro contable adecuado

Cualquier gasto deducible tiene que estar registrado en la contabilidad de la empresa y reflejarse dentro de las declaraciones fiscales correspondientes.

Todos ellos tienen que incluir el periodo fiscal en que se realizaron, contar con la póliza contable y la asociación correcta al CFDI y, de preferencia, se debe anexar evidencia extra, como contratos u órdenes de compra. 

5. Retención de impuestos si aplica (IVA, ISR)

Si el gasto supone contratación de servicios o pago a terceros, probablemente también será necesario hacer retenciones de impuestos, sobre todo en servicios profesionales u honorarios.

Para ello, el proceso es simple: retener el IVA e ISR correspondientes, darlos a conocer al SAT en tiempo y forma y que se reflejen correctamente en las declaraciones mensuales. 

Si las retenciones no se realizan adecuadamente, se puede invalidar la deducción y hasta recibir sanciones o multas. 

6. No pertenecer a la lista negra del SAT

Ni tú ni los proveedores deben estar en las listas del SAT por operaciones inexistentes o por emitir facturas sin respaldo. 

En caso de que tus proveedores estén en esa situación, podrías perder la deducción aunque se cumplan los demás requisitos. 

El estatus de todos ellos se pueden verificar en el portal del SAT.

Gastos no deducibles para empresas

Hay algunos conceptos que no son gastos deducibles para las compañías. Entre estos, destacan los siguientes:

• Las multas y sanciones.
• Gastos personales no relacionados con las operaciones comerciales.
• Pagos en efectivo que superan determinados límites establecidos.

Debido a esto, las empresas que buscan reducir su carga tributaria tienen que cuidar la planificación fiscal.

Asimismo, es clave estar al día sobre las regulaciones fiscales cambiantes y buscar asesoramiento profesional para poder llevar los procesos de manera adecuada.  

Errores comunes al deducir gastos

Aunque se tengan buenas intenciones y se lleve un buen control de los egresos, se pueden cometer errores que pueden costar asesorías o pérdida de beneficios fiscales. 

Algunos de los fallos más recientes son los siguientes:

1. No contar con un comprobante fiscal válido (CFDI)

Uno de los errores más comunes es intentar deducir un gasto sin contar con una factura electrónica válida. 

El SAT exige que cualquier gasto que se vaya a deducir esté amparado por el CFDI, con todos los datos fiscales y emitido por un proveedor registrado.

En ocasiones, las empresas caen en el error de solicitar facturas después del cierre de mes, pero esto puede provocar errores de timbrado o facturas con fechas que no corresponden. 

Para evitarlo, asegúrate de solicitar la factura en el momento de llevar a cabo el gasto, checa que los datos estén correctos y lleva el control de todas las transacciones.

Si lo prefieres, puedes optar por herramientas tecnológicas que automaticen estos procesos. Este es el caso de Empresarial Edenred, que te permite controlar, gestionar y comprobar tus gastos de manera muy simple, a partir de una plataforma web, en la que todos los movimientos se registran automáticamente. 

De esta manera, se tiene un mejor manejo de los egresos, no es necesario guardar facturas y todo se gestiona correctamente. 

2. Mezclar gastos personales y empresariales

Esto suele pasar cuando se trata de una persona física con actividad empresarial o pymes que están en crecimiento. 

Emplear una misma cuenta bancaria para todo puede poner en riesgo los gastos deducibles y hasta provocar problemas fiscales, ya que se pueden interpretar como gastos no relacionados con la actividad del negocio. 

Además, esto dificulta llevar una contabilidad clara y confiable, haciendo más difícil la toma de decisiones financieras internas.

La clave aquí es tener divididas las finanzas personales de las empresariales y establecer políticas de gastos internas para saber cuáles son válidos y cuáles no. 

3. No pagar con medios autorizados

Otro error es emplear efectivo en montos que superan lo establecido por la ley. En México, para que un gasto sea deducible, tiene que pagarse por medio de transferencia, tarjeta de crédito o débito o monederos electrónicos autorizados por el SAT.

En caso de ser en efectivo, no tiene que superar la cantidad de $2,000 pesos.

Muchas empresas desconocen esta restricción o no la aplican, pero es importante porque el SAT puede rechazar estas deducciones al momento de una revisión, afectando el cálculo final de impuestos.

Para evitar este problema, la mejor opción es profesionalizar los procesos de pago, es decir, emplear métodos autorizados, conservar los comprobantes y vincular las compras a las cuentas de empresa. 

4. No llevar un control ordenado y actualizado de la contabilidad

Uno de los retos para un manejo adecuado de los gastos deducibles es cómo se registran y organizan. 

Llevar una contabilidad atrasada o desactualizada puede provocar que no se aprovechen todas las deducciones posibles o que se declaren montos incorrectos, generando multas o auditorías.

Para esto, es recomendable emplear un sistema contable confiable que registre los egresos de la compañía, permita establecer reglas de uso o bloqueo, como horarios, días y montos, para que se tenga un mejor control de todo lo que se gasta y los conceptos.

Beneficios de llevar un buen control de gastos deducibles 

Tener un manejo preciso y adecuado de los gastos deducibles, además de permitir cumplir las obligaciones, permite optimizar las finanzas de las empresas y reducir cargas tributarias. 

Te explicamos las principales ventajas:

1. Mejora el flujo de efectivo

Cuando una organización hace la deducción correctamente, se reduce la base gravable sobre la que se calculan los impuestos, es decir, se paga menos ISR, liberando liquidez que se puede destinar a otros objetivos, como crecimiento, ahorro, inversiones, etc. 

Muchas veces por desconocimiento o descontrol, las compañías no aprovechan todas sus deducciones y tienen que realizar pagos innecesarios. 

Tener claridad en los gastos deducibles permite hacer una planeación tributaria más inteligente. Con el tiempo, esto impacta de forma directa en la salud financiera de la empresa, ya que se evitan sorpresas al cierre del ejercicio fiscal y se pueden programar pagos con base en la capacidad real de la organización.

2. Da solidez y transparencia a tu contabilidad

Cuando los gastos deducibles se registran adecuadamente y se documentan, la contabilidad es más sólida, facilitando las declaraciones ante el SAT y permitiendo que los socios tengan mayor confianza sobre la gestión financiera de la empresa. 

Una contabilidad ordenada demuestra compromiso y fortalece la reputación, ayudando en escenarios en los que se busca financiamiento o licitaciones. Además, si se cuenta con los estados financieros se genera mayor credibilidad. 

Por otro lado, tener claridad en los egresos deducibles ayuda a detectar errores contables o fugas de dinero que pueden pasar desapercibidas. 

3. Reduce el riesgo de sanciones fiscales

Cuando no se tiene control de estos gastos se puede caer en errores en las declaraciones anuales o deducciones improcedentes. Estos, si son detectados por el SAT, puede ocasionar multas, auditorías o recargos, incluso, la suspensión temporal del RFC. 

Por el contrario, tener un sistema de comprobación y justificación de cada gasto reduce el riesgo ante revisiones fiscales.

De esta manera, se cumple y se tiene la tranquilidad de operar adecuadamente, pudiendo enfocarte en lo importante sin preocupaciones innecesarias. 

4. Impulsa decisiones basadas en datos

El control de los gastos deducibles no solo ofrece beneficios fiscales, también de estrategia. 

Cuando se tiene claridad sobre en qué se está gastando, puedes detectar patrones, áreas de oportunidad o egresos que no generan retorno, lo cual es importante para la toma de decisiones inteligentes.

Por ejemplo, se puede detectar si un proveedor no es eficiente o si hay categorías de gastos que pueden reducirse. 

Edenred, la solución integral para un buen manejo de los gastos deducibles

Después de conocer todo sobre los gastos deducibles, es importante saber cómo implementar todo lo abordado de manera sencilla dentro de la operación diaria de tu empresa. Es aquí donde en Edenred nos podemos convertir en tus aliados.

Ofrecemos soluciones empresariales diseñadas para facilitar la gestión financiera y fiscal de las organizaciones. A través de herramientas como las tarjetas empresariales, tu empresa puede registrar automáticamente los egresos, separar los gastos y generar reportes listos para el área contable o fiscal.

Con esto se reduce el margen de error humano y mejora el orden administrativo desde el día uno.

Además, otorga un correo electrónico que se liga a las tarjetas empresariales y valida automáticamente las facturas ante el SAT, facilitando el proceso. Y permite establecer reglas de uso para cada tarjeta sea por tipo de comercio, fecha, horario o monto de compra. 

Con todo esto, es más sencillo tener un control de los gastos deducibles, cumplir en tiempo y forma con los requisitos del SAT y obtener los máximos beneficios fiscales. 

¿Quieres obtener más información al respecto? ¡Ponte en contacto con nosotros!